Assistant Plif Fm Arlon

Niveau d'études- Secondaire supérieur - Degré- Assistant- Lieu d'embauche- DCA LUXEMBOURG - GESTION DES RESSOURCES - Rue de Neufchâteau, 6700 Arlon- Date limite d'inscription- 23.02.24- Nombre maximum d'inscriptions- 15- Numéro de référence- 108580/S6F**Description d'emploi**: Offrir un appui efficace et efficient en matière de facility management aux dirigeants de la DCA et de la PJF, ainsi qu'aux entités de la police fédérale présentes sur l'arrondissement afin de garantir la correcte mise en œuvre de la politique déterminée par le DirCo.? - 1.1 Soutien administratif - réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires- Rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service. - Rédiger des mémos dans le cadre de l'utilisation du RIO unique. - Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif. - Assurer les liens entre les différentes pièces d'un dossier - Assurer l'appui du coordinateur du site pour la gestion du site dans ses aspects safety, environnement et sécurity (gestion des accès au site, octroi et l'enregistrement des cartes d'accès au quartier,) 1.2 Gestionnaire de dossiers - établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.- Assurer les tâches de base liées à la gestion du personnel au profit de tous les chefs fonctionnels et hiérarchiques (chef Sv, Coord) et membres du personnel présents au sein de l'antenne (gestion GALOP, accueil des nouveaux arrivés, formation, stages, mobilité, avancement, droits pécuniaires, maladie, évaluation, promotion, mise à la pension, dossiers personnels, mise à disposition de cartes de train, bien-être, - Assurer la gestion de l'infrastructure e.a la gestion, mise à disposition, réservation des salles communes telles que les salles de réunion, bureau satellite, la gestion des places de parking et veiller au respect des places spécifiques - Coordonner les travaux exécutés par des firmes extérieures en collaboration avec la Régie des bâtiments - Constituer le dossier initial en matière de contentieux, récolter les témoignages, dossier photos, - Gérer et organiser le cleffier central - Préparer et accompagner les visites des lieux de travail et assurer le suivi des demandes de travail y découlant - Assurer la gestion des véhicules et l'entretien du charroi mis en commun en assurant une mise à disposition prioritaire pour les opérations - Assurer la gestion des cartes de transport - Assurer la gestion des pompes à carburants - Assurer la gestion du dossier incendie et organiser les exercices annuels - Gérer des événements particuliers (ex. : Fastes, gouverneur, ministre, ) - Assurer la bonne mise en œuvre du plan neige (salage), plan canicule, - Tenir à jour le ROI 1.3 Personne de contact (Voir aussi "helpdesk") - répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'entité (= point de contact). La fonctionnalité «accueil» peut comprendre le screening et l'accompagnement de personnes extérieures au service, la réception de colis, l'appui à la gestion des détenus comme notamment la commande de repas, l'octroi et l'enregistrement des cartes d'accès au quartier - Répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés. - Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents. - Orienter / diriger les clients (visiteurs externes/internes) vers les personnes/services compétents. - Réceptionner et transmettre des messages. - Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes. - Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes. - Donner des explications aux collaborateurs concernant la procédure liée aux aspects de logistique/infrastructure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles - Assurer la fonction-relais entre les membres du personnel de l'antenne, le management DCA/PJF voire un service spécialisé en matière d'appui non opérationnel 1.4 Helpdesk (Voir aussi "personne de contact") - fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.- Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur. - Appliquer les procédures de résolution de problè