Assistent Lid Van de Directie Van de

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- SPN - ANTWERPEN
- Blauwhoefstraat 11, 2040 Antwerpen- Uiterste inschrijvingsdatum- 23.02.24- Max. aantal inschrijvingen- 25- Referentienummer- 108569/S6N**Jobomschrijving**:
**BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE**

Uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken teneinde optimaal bij te dragen tot de prestaties van de dienst.

**FUNCTIEBESCHRIJVING**

**Als logistiek ondersteuning**, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking
worden gesteld optimaal te beheren.
- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
- Opvolging van het materiaal toevertrouwd aan het personeel en er zich van vergewissen dat het materiaal steeds aanwezig is en in goede staat. Opvolgen van het terugbrengen van het materiaal in geval van vertrek van het personeelslid (mobiliteit, pensioen,...)

**Als ondersteuning HRM**, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om alzo het optimale beheer van het ter beschikking gestelde personeel aan de eenheid te verzekeren.
- Opvolgen van de prestaties en van de onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de eenheid
- Bijhouden van de opvolgingstabellen betreffende verschillende acties te ondernemen op HR gebied (evaluatie, tabel van de effectieven,...) Bijhouden van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit (klassering, inventaris, verspreiding, opstelling van de nodige documenten in dit kader)

**Als administratieve ondersteuning**, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale
verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
- Klasseren van informatie en documenten (fysiek of elektronisch)
- Coördineren van de agenda van een persoon of een dienst Vatten van gegevens

**Als contactpersoon**, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven
om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten
- Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke

**Als dossierbeheerder**, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken
op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Ontvangen en nalezen van de dossierstukken en het dossier vervolledigen met de stukken die worden voorgeschreven door de reglementering/procedure (vraag om bijkomende informatie, vraag om verduidelijking van bepaalde gegevens, vraag om welbepaalde documenten te bezorgen,.
- Dispatchen van de dossiers tussen de verschillende actoren en toezien op de termijnen door rappels te sturen aan de betrokken gesprekspartners Archiveren van het dossier wanneer deze afgehandeld is

**Positionering van de functie**:
De functie hangt hiërarchisch af van: Diensthoofd

De medewerker HRM & Logistiek is actief in de netwerken betreffende zijn/haar expertisedomeinen.

De medewerker HRM & Logistiek staat in voor de nuttige contacten met de adequate partners in diens actiedomeinen. Hij/zij verzekert de deelname of het
verkrijgen van informatie gelinkt aan diens werkdomein.