Secrétaire de Recherche

**Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, électronique et mathématiques appliquées (ICTEAM), du Secteur des sciences et technologies (SST)**
**Site principal : Louvain-la-Neuve**
**Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée**
**Entrée en fonction : dès que possible, à partir du 01/10/2025**

**Fonction**

Le/la secrétaire assure un **support administratif et logistique de proximité** à plusieurs académiques et chercheurs-euses du **Pôle en ingénierie informatique**(INGI), en collaboration avec les autres membres de l’équipe administrative de l’institut ICTEAM, et assure le support administratif d’une ou plusieurs commissions de programme de l’EPL.

Le/la titulaire assurera la mission de secrétaire de recherche et de commission de programme:
1. En tant que secrétaire de recherche:

- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant, classement et archivage ;
- Support administratif aux académiques et chercheurs-euses : photocopies, rédaction de courriers, avis d'absence;
- Gestion des stocks de consommables, des locaux, du matériel, des incidents techniques ;
- Organisation de réunions (réservation de locaux, préparation de pauses-café...) ;
- Organisation de voyages (réservation de titres de transport, de logements) ;
- Participation à l'organisation d'événements et de conférences scientifiques ;
- Prise en charge des démarches administratives et logistiques liées à l’engagement et accueil des chercheurs-euses/visiteurs-euses/stagiaires ;
- Support à l’enseignement : organisation des surveillances d’examens, photocopies et scans ;
- Gestion des publications scientifiques (collecte des données et encodage) ;
- Contribution à la gestion de la communication au sein de l’institut, au sein d’une équipe de contributeurs-trices.

2. En tant que secrétaire d’une ou plusieurs commissions de programme:

- Suivi administratif des programmes des étudiant-es et du portefeuille de cours de la commission ;
- Réunions de la commission de programme et des comités de cycles : convocations, prise de notes, rédaction de PV ;
- Organisation des défenses de mémoires ;
- Accueil téléphonique et aide de première ligne aux étudiant-es ;
- Support à la communication de la commission (pages web, brochures,...) ;
- Archivage et classement.
- Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité._

**Qualifications et aptitudes requises**
- Diplôme de niveau **bachelier** (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (suite Office + Outlook)
- Connaissance ou disposition à se former aux outils informatiques en usage à l'UCLouvain et au sein d’ICTEAM en particulier
- Bonnes capacités rédactionnelles en français (prise de notes, textes courts), excellente orthographe
- Capacités de communication en anglais (oral et écrit, niveau B1 minimum)
- Sens de l'accueil et du service
- Capacité à travailler en équipe, facilité de contact avec différent-es interlocuteurs-trices
- Rigueur, fiabilité, discrétion
- Capacité à s’organiser de manière autonome et à établir des priorités, sens des responsabilités
- Flexibilité
- Disposition à se former, proactivité pour aller chercher l’information, attrait pour la nouveauté
- Esprit de synthèse et capacité d’analyse, curiosité

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien:
Politique du personnel | UCLouvain

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques

Horaires:

- Disponible le week-end
- Lun-Ven
- Travail de jour

Rémunération supplémentaire:

- 13ème mois
- Pécule de vacances
- Primes

Lieu du poste : En présentiel