Management Assistent 20 U/week

Functieomschrijving

Functieomschrijving - je zorgt voor
- de correspondentie en administratieve taken van de algemeen directeur
- de elektronische verwerking van de inkomende facturen
- de distributie van de inkomende mails van patiënten via het contactformulier van de website
- het inplannen van vergaderingen van interne diensten en externe partners in de verschillende vergaderruimten
- de coördinatie met het onderhoudspersoneel voor het klaarzetten van de zalen en de plaatsing van tafels, stoelen, koffie, water,
- het bestellen van catering
- bestellingen van verbruiksmateriaal, kantoormateriaal en medisch materiaal
- de levering van medisch materiaal aan de huisartsen: leveringen maken, webshop beheren, facturen en rappels maken, prijzen nakijken en contacten met de leveranciers leggen.
- de correspondentie van de dokterskring: betalen van lidgelden, verzenden van uitnodigingen voor bijscholingen en evenementen, accreditering aanvragen..enz

Profiel

Profiel
- Je hebt een bachelor diploma (bij voorkeur in office management).
- Je bezit een zeer goede kennis van MS Office en bent bereid om jouw softwarekennis op peil te houden.
- Je bent flexibel en draagt bij aan een vlotte collegiale samenwerking.
- Je werkt klantgericht en bent assertief met voldoende aandacht voor diplomatie en integriteit.
- Je bent in staat om opdrachten maximaal zelfstandig uit te voeren en werkt met grote nauwkeurigheid.
- Je hebt een goed organisatievermogen en je durft initiatieven nemen.
- Je bent stressbestendig en weet prioriteiten te leggen.

Jobgerelateerde competenties
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Diversiteit
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Aanbod

In ruil voor jouw talenten, zorgen wij voor:

- een contract van onbepaalde duur voor 20u/per week
- een uitdagende en veelzijdige job
- leuke collega's, waarmee het fijn samenwerken is
- een inspirerende omgeving, waarin je alle kansen krijgt om jouw talenten te ontwikkelen
- een fijne werkplek waar plaats is voor plezier op en naast het werk.

Qua verloning volgen we de barema's van de sector. Daarnaast bieden we tal van andere voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, fietsvergoeding,..

Waag de sprongwij verwelkomen je van harte in ons team

Plaats tewerkstelling

SOMEDI
Liersesteenweg 267 2220 HEIST-OP-DEN-BERG
- Toon op kaart

Bijlage: functieomschrijving Management Assistent.pdf
PDF

Vereiste studies
- Prof. bach. Office management: Management assistant

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 20 uren per week, te presteren in 5 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Liersesteenweg 267 2220 HEIST-OP-DEN-BERG