Assistant(E) (Contrats, Privilèges Et Immunités)

**Sous réserve d'approbation par les autorités budgétaires**

**1. RÉSUMÉ**

La Direction Ressources humaines (RH) du Secrétariat international (SI) de l’OTAN s’appuie sur quatre piliers : Gestion des talents et intégration RH (acquisition de talents, valorisation des talents et développement organisationnel, conseil RH), Services Personnel, Coordination de la stratégie et de la politique RH (politique RH du SI et de l’ensemble de l’OTAN) et Service médical.

Au sein des Services Personnel, la subdivision est la suivante : Traitements et indemnités, Pensions, Dossiers et congés, et Privilèges et immunités. Les Services Personnel apportent par ailleurs un soutien administratif aux bureaux satellites de l’OTAN. Ils travaillent non seulement pour le SI mais aussi pour d’autres organismes OTAN dans le cadre de la mutualisation des services.
- La/Le titulaire du poste participe aux tâches relevant de deux domaines de compétence étroitement liés, à savoir les contrats et les privilèges et immunités. D’une part, elle/il contribue au bon déroulement des procédures relatives aux contrats du personnel civil international, des agents temporaires, des stagiaires et des consultants employés par le SI ou par des organismes OTAN administrés par le SI. D’autre part, elle/il veille à ce que les procédures liées aux privilèges et immunités (admissibilité à certains droits, permis de séjour, déménagements, formalités fiscales, etc.) soient mises en œuvre correctement, dans le respect de la réglementation du pays hôte et des accords bilatéraux, et en coordination avec les responsables des ministères fédéraux compétents et avec le personnel de l’OTAN à tous les niveaux. En tant qu’assistant(e) au sein des Services Personnel, elle/il fournit un soutien pour toute une série de questions relatives à la gestion du personnel et elle/il contribue à la constitution et à la tenue des bases de données ainsi qu’à l’adaptation des procédures, selon les besoins. Elle/Il peut par ailleurs être appelé(e) à effectuer de temps en temps des tâches dans d’autres domaines relevant des Services Personnel.**2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE**

**ACQUIS ESSENTIELS**
- La/Le titulaire du poste doit:

- être diplômé(e) de l’enseignement secondaire supérieur ;
- avoir au moins quatre années d’expérience dans des fonctions similaires ;
- avoir une bonne connaissance des pratiques et procédures administratives générales et de leur exécution ;
- avoir d’excellentes aptitudes pour la communication et les relations publiques ;
- être doté(e) d’un sens aigu du service au client ;
- savoir faire preuve de discrétion et avoir la capacité avérée de traiter avec la confidentialité nécessaire des informations personnelles sensibles ;
- maîtriser les outils informatiques, et avoir notamment une bonne connaissance pratique des bases de données Windows (SharePoint et Excel, par exemple) ;
- avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l’autre.

**ACQUIS SOUHAITABLES**
- Seraient considérés comme autant d’atouts:

- un diplôme ou une qualification en gestion des ressources humaines ou dans une discipline apparentée (gestion, psychologie, sciences sociales ou communication) ;
- le niveau de compétence « avancé » dans l’autre langue officielle de l’OTAN ;
- une expérience des questions en lien avec le règlement du personnel au sein d’une organisation internationale ;
- la connaissance des procédures et règles administratives en vigueur dans le pays hôte ;
- la connaissance du néerlandais.

**3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

**Gestion de l’information**
- Contribue à la bonne administration des contrats, sous tous ses aspects, à savoir notamment la préparation des contrats, le suivi des renouvellements de contrat, la confirmation des périodes probatoires, l’élaboration des recommandations relatives aux contrats et le suivi du statut des habilitations de sécurité. Traite les demandes de recrutement concernant les agents temporaires, les consultants et les étudiants. Aide le personnel dans l’exécution des formalités de départ. Prend des notes en réunion, selon les besoins. Applique un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les tâches à exécuter dans le Service. Rédige des courriers dans les deux langues officielles de l’OTAN sur tout une gamme de questions liées au personnel.

**Planification et exécution**
- Contribue au quotidien à la gestion administrative du Service, notamment en organisant des réunions et en en réglant tous les détails. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches qui lui incombent soient exécutées correctement et dans les temps. Aide le personnel civil international du SI, de l’État-major militaire international (EMI)