Diensthoofd Secretariaat Mens

Studieniveau- Master (universitair of hoger onderwijs van het lange type)
- Graad- Adviseur - A1- Plaats van tewerkstelling- 5440 PZ AALST
- Beekveldstraat 29, 9300 Aalst- Uiterste inschrijvingsdatum- 13.04.23- Arbeidsregeling- Arbeidsovereenkomst van bepaalde duur
- 12 maanden
- Voltijds- Referentienummer- G 4074 N 23 05**Jobomschrijving**:
**FUNCTIEBESCHRIJVING**
- Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het secretariaat van de directie Mens & Organisatie.
- Het diensthoofd legt rechtstreeks verantwoording af aan een rechtstreekse medewerker van de korpschef, de directeur Mens & Organisatie.
- Aan deze functie zijn volgende kerntaken verbonden:

- Is verantwoordelijk voor het beleid, de goede werking en het beheer van het secretariaat en staat onder leiding van de directeur van de directie Mens & Organisatie.
- Geeft leiding aan de medewerkers van het secretariaat (superviseren, motiveren en coachen van de medewerkers).
- Superviseert de algemene werking van het secretariaat en ziet toe op een correcte afwerking van de administratie.
- Integreert de korpsvisie binnen de eigen dienst en denkt strategisch mee op beleidsniveau.
- Treedt op als evaluator van de toegekende medewerkers.
- Ziet er op toe dat de nodige back-up voorzien wordt voor de uit te voeren taken op de dienst.
- Participeert aan interne en externe overlegstructuren in het kader van de dienstnoden (organiseren, bijwonen en leiden van vergaderingen).
- Neemt deel aan de ontwikkeling, de uitvoering en de opvolging van het takenpakket van de dienst.
- Staat in voor de voorbereiding, de presentatie, begeleiding en opvolging van de taken en projecten gekoppeld aan de dienst.
- Regelt de permanenties.
- Staat in voor de coördinatie van het secretariaat.

**TAKEN**
- Het secretariaat staat in voor het persoonlijk secretariaat van de korpschef. Dit houdt onder meer in:?
- Voorbereiding en bijhouden van de agenda;?
- Notuleren bij vergaderingen (o.a. POLSO, hoorzittingen, intern/extern overleg);
- Opvang van bezoekers en telefoon;?
- Dossierbeheer;?
- Beheer mailbox;
- Briefwisseling.
- Het zonesecretariaat:

- Lokale werking:
De administratieve, technische voorbereiding en opvolging van de agendapunten die aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad voorgelegd worden;?
Het secretariaat van de Zonale Veiligheidsraad;?
Het secretariaat van het?Basisoverlegcomité (BOC) en het?Comité voor?Preventie en?Bescherming op het?Werk (CPBW);?
Het secretariaat van het POLSO-overleg;
Het secretariaat van de gemeenteraadscommissie Veiligheid;
- Bovenlokale werking:
Het secretariaat van het Regionaal KorpsOverleg (RKO);
De administratieve voorbereiding en opvolging van bovenlokale dossiers (GAS5, DPO, verhuur van schietstand en doorgangscellen, ):
Opmaak, aanpassen en opvolgen van protocollen
Verwerking verzekerings
- en klachtendossiers
- Het secretariaat verzekert ook de administratieve ondersteuning voor de directie Mens en organisatie:?
- Briefwisseling voor de directie:

- Verwerking, registratie en verdelen van de inkomende briefwisseling;
- Opvolging van opdrachten n.a.v. bepaalde briefwisseling;
- Juiste afhandeling en versturen van de uitgaande stukken.
- Beheer van de groepsagenda van de directie;
- Coördineren van het gebruik van de vergaderzalen;
- Voeden en onderhoud van de communicatiesite voor de directie M&O
- Notuleren bij korpsbrede?vergaderingen (o.a. S5440);?
- Het secretariaat beheert eveneens de vakliteratuur en de documentatie van de zone (bronbeheer).