Dossierbeheerder (M/v/x) Voor de Dienst

Met zo’n 3900 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnet kan de **Stad Brussel** beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest.

Het **Departement Stedenbouw** heeft als algemene missie een visie van de ontwikkeling van het grondgebied van de Stad Brussel te bepalen en uit te dragen, die o. a. doelstellingen opneemt met betrekking tot een verstandig beheer van middelen, koolstofneutraliteit, klimaatbestendigheid en polycentrisme; het ontwikkelt eveneens uitvoeringsstrategieën van deze visie door middel van plannen en reglementen (waaronder mobiliteit en parkeren), van stedelijke vernieuwingsprogramma’s, herinrichting van openbare en groene ruimten, en milieuprojecten.

De Dienst **Stadsvernieuwing** coördineert en verzekert de administratieve, budgettaire en operationele opvolging van de stadsvernieuwingsprogramma’s (wijkcontracten, stadsvernieuwingscontracten, scholen, stripparcours, EFRO.

**MISSIE**

Je bent verantwoordelijk voor de lopende dossiers en de administratieve coördinatie van de dienst.

***

**VOORNAAMSTE TAKEN**
- Je behandelt de administratieve dossiers op tijd. Je stelt de dossiers op voor op vergaderingen met het Gewest met de projectleiders. Je volgt de dossiers op die aan het College van Burgemeester en Schepenen werden voorgelegd. Je volgt de overeenkomsten op
- Je controleert de financiële beschikbaarheid per project, de boekhouding van de satellietverenigingen van de dienst (rekening houdend met de overeenkomsten), de boekhouding van de dienst. Je stelt de gewone en buitengewone begroting op. Je stelt betalingen voor facturen
- Je zorgt voor de logistiek en organiseert de externe vergaderingen. Je zorgt voor de verspreiding van flyers voor via de PWA’s
- Je assisteert de communicatieverantwoordelijke bij de voorbereiding van het communicatiemateriaal. Je biedt ondersteuning aan projectmanagers
- Je schrijft brieven en verslagen aan het College en de Gemeenteraad
- Je codeert facturen en houdt de tabel van gesubsidieerde projecten bij. Je voert adressen in Access
- Je zorgt voor de administratieve opvolging van de projecten van de dienst in samenwerking met de projectleiders en de antenneverantwoordelijken
- Je volgt de dossiers op om subsidies te verkrijgen
- Je controleert en vertaalt brochures, bestekken, adviesrapporten, uitnodigingen en flyers van de dienst in het Frans en het Nederlands, in samenwerking met de communicatieverantwoordelijke van het team
- Je controleert de activiteitenverslagen van de projectleiders en de rekeningen van de vzw’s
- Je verstrekt informatie aan mensen die inlichtingen wensen over de activiteiten van de dienst (algemene en niet-technische informatie)
- Je deelt de nodige informatie mee aan de adjunct-directrice (stand van de dossiers, projecten, planningstabel) en stelt verslagen op

Je werkt in een team van ongeveer vijftien personen, in een open space, onder leiding van de adjunct-directrice. Je werkt samen met de projectleiders en antenneverantwoordelijken van de vzw BRAVVO, het Gewest, Financiën en de vzw's die meewerken aan de wijkcontracten.

Je werkt in een zeer vriendelijke sfeer, met voortdurende interactie en samenwerking tussen collega's.
- Je bent in het bezit van een bachelordiploma

Of je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit voor een functie in de graad van secretaris.
- Je houdt van afwisselend werk en kunt gemakkelijk omgaan met het onverwachte. Je staat open voor feedback en bent bereid om voortdurend bij te leren. Je houdt het hoofd koel bij een grote hoeveelheid werk en gaat gestructureerd te werk.
- Je bent strikt en ordelijk.
- Je werkt graag met cijfers en beschikt over een vlotte pen.
- Je spreekt vloeiend Frans en Nederlands en kunt in beide talen schrijven.
- Ervaring met het administratief beheer van facturen, budgetten en subsidies is een pluspunt
- Je hebt een goede beheersing van het Office-pakket en kan vlot overweg met nieuwe computerprogramma’s/software.
- Voltijds contract van onbepaalde duur (afhankelijk van de toegekende gewestelijke subsidie)
- Maandelijks brutosalaris: minimum **2538,53** euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator.
- Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering, pensioenplan voor contractuele medewerkers ten belope van 3% van het maandelijks brutosalaris
- Mogelijkheid om te telewerken
- Regelmatige bijscholing
- Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

**INLICHTINGEN**
- Bij het Departement HR - Dienst Werving
Administratief Centrum
Anspachlaa