Administratief Bediende

**Jobomschrijving**:
Als administratief bediende verzorg je de administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning. Je werkt voor de Speciale Studiedienst (Iris Tower - Noordstation) en je rapporteert aan de Management Assistant. Je werkt rechtstreeks samen met de secretariaten en chefs van de verschillende afdelingen van de Speciale Studiedienst/DIOV en de andere diensten van de MIVB.

Concreet zijn je taken de volgende:

- Je behandelt de uitgaande post: je zorgt dagelijks voor de registratie, de nummering, de archivering en de verzending van de digitale uitgaande post via een platform.
- Je behandelt de binnenkomende post: je neemt deze in ontvangst via SharePoint, zorgt voor de registratie en de archivering en stelt deze ter beschikking.
- Je staat in voor de planning van de wachtdiensten van de leidend ambtenaren op de werven.
- Je beheert de klachten/storingen vanwege buurtbewoners die binnenkomen via het platform PREGO / JIRA en zorgt voor de interne opvolging zodat er oplossingen gevonden worden.
- Je werkt mee aan de opstelling van documenten, procedures,... met betrekking tot de behandeling en de opvolging van de dossiers inzake overheidsopdrachten.
- Je houdt opvolgingstabellen bij (nummering van de technische pv’s, opvolging van de overheidsopdrachten Gewest, lijst van het personeel dat verbonden is aan de SSD/DIOV,...)
- Je centraliseert de informatie en verzamelt de documenten die nodig zijn voor de behandeling van de dossiers. Je stelt de documenten op en stuurt deze door (brieven, besluiten, verslagen, technische pv’s,). Je verzamelt de nodige handtekeningen via een applicatie voor het beheer van de elektronische handtekeningen
- Je reserveert vergaderzalen
- Je biedt logistieke ondersteuning aan de medewerkers van de verschillende departementen.

**Gevraagd profiel**:

- Je beschikt over een bachelordiploma of een diploma van het hoger secundair onderwijs (administratie, secretariaat,...) en een aantal jaar relevante ervaring met administratief beheer.
- Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten is een troef. Heb je dat niet, dan dien je wel belangstelling te hebben voor overheidsopdrachten.
- Je bent Franstalig of Nederlandstalig en hebt een basis kennis van de tweede landstaal
- Je bent in staat om aantekeningen en teksten op een nauwkeurige (uitstekende zinsbouw en spelling) en gestructureerde (lay-out) manier te schrijven.
- Je beheerst de computertools (Word, Excel, Outlook, Pdfsam (pro), enz.) en bent in staat om oplossingen te vinden wanneer deze tools niet naar behoren werken.
- Persoonlijke kwaliteiten: beroepsethiek, openheid voor verandering, polyvalentie en multitasking, doorzettingsvermogen, oplossingsgerichtheid, procesgerichtheid, structuur, zin voor organisatie, autonomie, flexibiliteit en stressbestendigheid.

**Ons aanbod**:

- Een gevarieerde en boeiende job in een dynamische en aangename sfeer.
- Een aanbod interne en externe opleidingen ontwikkeld op maat voor onze medewerkers.
- Een loon in verhouding tot uw verantwoordelijkheden en echte doorgroeimogelijkheden.
- Competitieve extralegale voordelen: maaltijdcheques, groeps
- en hospitalisatieverzekering (toegekend na 1 jaar dienst), 35 dagen betaald verlof per jaar, gratis abonnement voor de netwerken van de MIVB, TEC en De Lijn (ook voor echtgenoot en kinderen), 70% korting op woon-werkverkeer per trein, enz.

**Onderneming**:
Met meer dan 10.000 medewerkers is de Maatschappij voor Intercommunaal Vervoer (MIVB) één van de grootste werkgevers van Brussel en speelt een cruciale rol in de mobiliteit van de hoofdstad.
De modernisering van de metro, de uitbreiding van het tramnet of de bouw van nieuwe stelplaatsen zijn maar een paar voorbeelden van de boeiende projecten waarvoor de MIVB op zoek is naar enthousiaste medewerkers.
Een gevarieerde carrière, een continue vorming, boeiende en unieke projecten, werkstabiliteit en een verrijkende diversiteit, dat is wat de MIVB kan bieden aan al wie nieuwsgierig genoeg is om haar 300 unieke beroepen te komen ontdekken.