Administratief Medewerker Klantenwerken M/v/x

**Situering van de functie**
In deze functie maak je deel uit van de afdeling Klantenwerken die instaat voor het plaatsen van drinkwateraftakkingen en rioolaansluitingen, het keuren van de binneninstallaties, het verzamelen van meteropnames en het plaatsen of vervangen van watermeters. Samen met 12 administratieve en drie technische collega's, beheer je alle klantgestuurde opdrachten, specifiek voor drinkwater en riolering, van A tot Z binnen de zone Gent, en spring je soms in voor de andere Zones. Daarnaast ondersteun je de driekoppige Staf.

**Functie**
Als Administratief Medewerker binnen het team Aftakkingen en Aansluitingen, sta je mee in voor een optimale werking van het administratieve proces bij het aanleggen, aanpassen en herstellen van drinkwateraftakkingen en rioolaansluitingen. Dit gaat over de voorstudie, de planning en de naverwerking van de werken. Je fungeert tevens als aanspreekpunt voor klanten, collega¿s en onderaannemers bij vragen of problemen. Na een eerste inwerkperiode word je meer en meer ingezet ter ondersteuning van de Staf van de dienst Klantenwerken met diverse overkoepelende administratieve taken.

**Uitvoeren van diverse administratieve taken ter ondersteuning van de werking van de dienst.**:

- Je verwerkt gegevens in SAP, MS Sharepoint en MS Office.
- Als schakel in de administratieve ketting van Aftakkingen en Aansluitingen, behandel je diverse lopende dossiers in verschillende stadia. Je controleert de ingediende aanvragen op hun volledigheid en vraagt ontbrekende gegevens op. Op basis van deze informatie breng je de nodige technische verplichtingen in orde: inplannen technisch bezoek, aanvraag vergunningen, onderboringen,
- Je vertaalt deze stappen in een offerte naar de klant en volgt deze actief op tot de afronding van de werken.
- Ter ondersteuning van de Staf, sta je o.a. in voor het trekken van wekelijkse en maandelijkse standaardrapporteringen, het controleren van lijsten van bestellingen en administratieve onregelmatigheden, en het voorbereiden van het dienstoverleg. In deze nieuw gecreëerde rol zal het takenpakket verder evolueren samen met de noden van dienst.

**Gericht beantwoorden van vragen van (interne of externe) klanten om een optimale dienstverlening te garanderen.**:

- Je zorgt voor een klantvriendelijke registratie en behandeling van alle vragen over dossiers omtrent drinkwateraftakkingen en rioolaansluitingen, alsook deze van de collega¿s van Staf.
- Je analyseert de vraag door middel van actief luisteren, opzoekingswerk en overleg.
- Je beantwoordt deze vragen en gaat samen met de klanten; collega¿s en onderaannemers op zoek naar een praktische en haalbare oplossing.

**Rapporteren aan en overleggen met de dienstchef.**:

- Je wordt ondersteund door je collega¿s en leidinggevende.
- Je signaleert verbeteringsmogelijkheden in procedures en werkprocessen en werkt mee aan projecten.

**Profil**:

- Je bezit een diploma Hoger Secundair Onderwijs (vroegere A2).
- Via een eerste succesvolle werkervaring heb je de nodige administratieve vaardigheden opgebouwd.
- Ervaring binnen een technische klantendienst is een pluspunt. Belangrijker is de leergierigheid om je de technische materie eigen te maken.
- Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.
- Als vlotte prater met de nodige luisterbereidheid weet je professioneel te communiceren met zowel collega¿s als klanten.
- Binnen een sterk procedurematig kader weet je werken nauwkeurig te plannen, in overleg met de betrokken collega¿s en/of externe partijen.
- Bij onverwachte situaties neem je initiatief om op een positieve en rustige manier naar gepaste oplossingen toe te werken.
- Vanuit een sterke collegialiteit en met een frisse blik, denk je mee aan manieren om de werking van de dienst te verbeteren.

**Connaissances linguistiques**:Nederlands : Goed