Administratief Medewerker

**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
**Vacature 'administratief medewerker' met mogelijkheid tot opsplitsing in 2 deeltijdse functies.**

Het departement **Mens&Organisatie** (M&O) van de Vrije Universiteit Brussel is op zoek naar een** administratief medewerker met een gevarieerd takenpakket**. Zo zal je ingeschakeld worden binnen het **onthaalteam**, waar je een **cruciale rol zal spelen bij het professioneel ontvangen van alle bezoekers**. Daarnaast zal je ook instaan voor de** financiële administratie** van M&O. In deze functie rapporteer je aan de teamcoördinator.

Als **onthaalmedewerker **zien jouw taken eruit als volgt:

- Verzorgen van een **vlotte doorstroming van mensen en informatie**, inclusief het onthaal van bezoekers, medewerkers en studenten van de VUB.
- Uitvoeren van **diverse administratieve en logistieke taken** (beheren van personeelskaarten, plaatsen van cateringbestellingen, reservatie van vergaderzalen, beheer van kantoormateriaal, opvolging bestellingen abonnementen openbaar vervoer, verwerking van interne en externe post).
- Daarnaast heb je veel contact met medewerkers binnen en buiten M&O, **verwerk je dagelijks binnenkomende vragen** via het ticketingsysteem en **volg je de onthaalmailboxen** op.
- Bij afwezigheden ben je** back-up en ondersteun je de andere collega’s** bij de organisatie van het onthaal van nieuwe medewerkers Als centraal aanspreekpunt (binnen een poolsysteem) voor het Braem-gebouw, ben jij verantwoordelijk voor het onthaal tijdens de werkuren (8u30 - 16u). Je bent permanent beschikbaar via het centrale nummer van het onthaal van M&O.

Een greep uit jouw taken als **financieel medewerker**:

- **Opvolging van betalingen** in ons financieel administratiesysteem: proactief beheren van openstaande facturen en betalingsregelingen treffen indien nodig.
- **Tijdige en correcte verwerking** van onkosten voor het departement.
- **Efficiënt beheer van bestellingen** voor M&O en opvolging van leveringen.
- **Rapportering** aan Directeur M&O en de Finance-afdeling: verstrekken van relevante financiële gegevens en opstellen van rapporten.
- Indien nodig kan je ook ingeschakeld worden in andere administratieve taken binnen het team onthaal.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk. Heb je interesse om deze functie deeltijds uit te oefenen, dan willen we deze mogelijkheid ook zeker bekijken.

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs.
- Idealiter heb je ervaring binnen een administratieve (HR-)werkomgeving of als onthaalmedewerker, maar is zeker geen must.
- Bekendheid met financiële administratiesystemen is een pluspunt.
- Je hebt een klantgerichte houding en je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels.
- Sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail en het vermogen om te werken met deadlines.
- Als stressbestendige en flexibele werknemer ben je in staat om vlot om te gaan met drukke situaties en snel te schakelen tussen verschillende taken. Je bent veerkrachtig en behoudt een positieve instelling, zelfs in uitdagende omstandigheden.

VUB wil een** weerspiegeling zijn van de maatschappij** waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

**4 - Aanbod**:
Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een (deeltijds of voltijds) contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan** graad 3 of graad 4.**

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een **open, betrokken en diverse** werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

- **Thuiswerkmogelijkheden,** een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
- Een open informele werkomgeving met aandacht voor je **work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling **met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;