Medewerker Facility Management

Studieniveau
- Hoger secundair
- Graad
- Assistent
- Plaats van tewerkstelling
- COORD EN STEUNDIRECTIE
- ARR WEST-VLAANDEREN Zandstraat, 8200 Brugge
- Uiterste inschrijvingsdatum
- 16.03.26
- Max. aantal inschrijvingen
- 30
- Referentienummer
- 129558/S6N Jobomschrijving Als administratieve ondersteuning Administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen. Voorbeelden van taken:
- Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en documenten
- Beheren van de administratieve dossier van de directie en bijhouden van het klassement
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
- Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden
- Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data
- en cijfermateriaal
- Uitvoeren van administratieve onderzoeken
- Inhoudelijk opvolgen van lopende werven en aanwezigheid bij uitvoering van projecten door externen. Als logistieke ondersteuning Logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren. Voorbeelden van taken:
- Beheer van het materiaal: individueel en collectief materiaal, verbruiksproducten, relatiegeschenken,
- Ontvangen van leveringen, deze controleren en instaan voor de distributie/de opslag ervan
- Opvolgen van de instroom, doorstroom en uitstroom van de uitrusting in de daarvoor voorziene bestanden
- Ondersteuning bieden in het beheer van het wagenpark, het individueel en collectief materiaal, infrastructuur,
- De inventarissen van het meubilair bijhouden
- Logistieke steun bij grote operaties, vergaderingen en opleidingsmomenten
- Beheer van toegangsbadges, parkeerbadges, dienstkaarten, treinkaarten,
- Up-to-date houden van de gegevensbanken nodig voor de logistiek Als budgettair/financiële ondersteuning Budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren. Voorbeelden van taken:
- Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften
- Opmaken van ontvangstbewijzen bij het ontvangen van goederen in de daarvoor voorziene programma's
- De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
- Opmaken van bestelbonnen voor uitrustingsstukken en materiaal in de keten
- Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën
- Prospectie
- voor aankopen Als contactpersoon Antwoorden op vragen van interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag. Voorbeelden van taken:
- Beantwoorden van mondelinge en/of schriftelijke vragen of doorverwijzen indien nodig
- Optreden als eerste contactpunt van de dienst
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
- Instaan voor het onthaal van bezoekers (interne en externe klanten, partners,)
- Uitvoeren van opzoekingen voor interne en externe klanten/partners Administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de dienst in het algemeen en instaan voor het beheer en de verwerking van logistieke en financiële dossiers in het bijzonder ten einde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.