Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Elsene, Belgique Unique Temps plein

**Description**:
The Administrative Assistant works under the direct supervision of the Director of Administration and Finance, the Director of Programmes and the Head of Training, and in close collaboration with other team members.

The main activities are listed below and are centred around 2 main areas. This list is not exhaustive and may be adapted according to the overall work in the framework of the implementation of the current programmes, the workload of the team members and the annual programming, for the realisation of the tasks and activities that fall within the scope of its competences.

**Administrative and logístical assistance - Transversal support to the Training Department [80%].**
- Administrative support for the accounting and financial management of operational expenditure incurred by the Training component.
- Support for the operational management (control, monitoring and signature circuit) of commitments and invoices for activities organised by the Training component.
- Participation in the preparation of expenditure/audit checks for ongoing programmes.
- Ensuring compliance with internal procedures on service/supply contracts
- Administrative support for the updating of the databases of the ongoing programmes, and more particularly of MFF SPS and MFF Plus (reception of documents, encoding in the management system (participants, etc.), paper filing, ensuring the follow-up and updating of the statuses in the management system and in the follow-up sheets, etc.)
- Logistical support, including the organisation of conferences/meetings abroad and the sending of training material to sites/professional associations
- Support for the creation and encoding of action plans/budgets in the management system, creation and updating of templates, layout of documents.
- Ad hoc transversal support according to the needs identified with the Training Department.

**Administrative and logístical assistance - Transversal support to the Admin & Finance department [20%].**
- Administrative support for updating the databases of ongoing programmes (receipt of documents, encoding in the management system, filing, monitoring and updating of statuses in the management system and in the follow-up sheets, etc.).
- Ad hoc transversal support according to the needs identified with the Administration and Finance Department

**Profil**
- Higher secondary education diploma (CESS). Degree in administrative management (Bachelor's degree or higher) is an asset.
- Good (active) knowledge of the usual office software (Office Suite Word, Excel, Power Point, etc.)
- Fluency in English and French, both spoken and written. Fluency in Spanish and/or Portuguese is a plus
- Excellent organisational and communication skills
- Autonomy, proactivity and sense of responsibility
- Team spirit, dynamism and flexibility
- Strong organisational and time management skills
- Experience in grant contract/service contract management/public procurement procedures will be considered an advantage

**Offre**
- Working hours: full time (37h30 per week)
- Estimated duration: minimum 3 months
- Gross monthly salary (employee, excluding coefficient): Maximum 2.400€.
- Workplace: Ixelles + Telecommuting

**Entreprise**
- _______

  • Assistant Administratif Fnb

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique BELREST Temps plein

    BELREST Belrest, une société de management horeca en pleine expansion, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre son département FNB (Food & Beverage) et apporter un soutien essentiel au FNB Manager. Profil Recherché: - Compétences Administratives : Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), avec une excellente...

  • Assistant Administratif

    il y a 21 heures

    Elsene, Belgique Hôpitaux Iris Sud Temps plein

    Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2000 collaborateurs œuvrent à assurer à l’ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Pour une société spécialisée dans le nettoyage hôtelier, nous sommes à la recherche d’un Assistant Administratif H/F avec entrée immédiate. Diverses tâches administratives: - Préparation de la facturation - Gestion agenda, client, Manager - Gestion des demandes clients - Vérification, validation et suivi des...

  • Assistant Administratif

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique FIDAL Temps plein

    **Description de l’entreprise **Description du cabinet** Le cabinet FIDAL, émanation à Bruxelles du plus grand cabinet français d'avocats, est implanté en Belgique depuis plusieurs années avec une offre en droit européen (droit de la concurrence, regulatory, marché intérieur) et en droit belge des affaires (droit des sociétés, droit de la...

  • Management Assistant

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique Robert Half Temps plein

    **For one of its clients, Robert Half is looking for a Management Assistant (M/F/X) for a permanent contract.** Our client is an international private equity investment company located in the city center of Brussels. **Your responsibilities as a Management Assistant (M/F/X) include the following**: - Preparing and editing correspondence, communications,...

  • Legal Assistant

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Location** - ELSENE **Office** - Bright Plus Brussels **Phone number** - +32 (0)2 289 06 90 **E-mail** **Description** As an Legal Assistant you provide consistent high-quality administrative support to the Professionals in the office. Essential Duties and Responsibilities: - Perform secretarial duties utilizing legal terminology and procedures;...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: - Préparation et envoi des factures : Élaboration des factures en fonction des prestations fournies par les avocats et envoi aux clients. Cette gestion s'effectue via un système interne. - Vérification et collecte des données : S'assurer que toutes les informations des factures sont correctes, y compris les informations client, la...

  • Secrétaire Médical Et Assistante Dentaire

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique BALI BEN Temps plein

    **Description de l’entreprise **THE CLINIC, Clinique de chirurgie esthétique et Dentaire Consultations dentaires générales Consultations de chirurgie esthétique **Description de la fonction **Secrétariat: - traitement dossier médical - la gestion du cabinet (gestion des stocks, commande de matériels, classement des dossiers) - Accueil des...

  • Rh Assistant Recrutement

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Resources Humaines- - référence DUOTT-1243797 offre d'emploi Nous recherchons d'urgence un(e) nouvel(le) Assistant(e) Ressources Humaines. Vous aussi vous aimez les tâches administratives, avez un talent d'organisation et êtes communicatif(ve) ? Alors vous êtes le/la collègue que nous recherchons ! À quoi ressemble votre...

  • Executive Secretary/personal Assistant

    il y a 22 heures

    Elsene, Belgique Robert Half Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (M/V/X) met uitstekende kennis van het Frans, Nederlands en Engels voor een bedrijf gespecialiseerd in de juridische sector. Dit bedrijf is gevestigd in het centrum van Brussel. **Voor deze functie als Executive Assistant (m/v/x) heb je het volgende takenpakket**: - Agenda management, planning...