Assistent It-projecten

**Situering van de functie**

Standplaats Gent

Weddeschaal A1a - A1b - A2a

Loopbaanpad Projecten
- **Doel**

Vanuit de eigen expertise verantwoordelijkheid opnemen voor het beheer en coördinatie van opdrachten en projecten in het kader van de optimalisatie van de (interne) dienstverlening.
- **Resultaatgebieden**
- **Projecten beheren en coördineren**

Voorbeelden van activiteiten:

- instaan voor het projectbeheer van de toegewezen (deel-)projecten
- opnemen van de trekkersrol binnen een projectteam
- projectplanning opmaken en de uitvoering ervan coördineren
- verzorgen van de projectgebonden communicatie
- plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van medewerkers en externen binnen een projectteam
- verantwoordelijk voor timing, kwaliteit en budget
- **Vanuit de eigen expertise bijdragen aan optimalisaties in werkprocessen, procedures en (IT) systemen**

Voorbeelden van activiteiten:

- optreden als proceseigenaar en/of key-user
- detecteren van verbeteringsmogelijkheden in functie van de efficiëntie van de dienstverlening
- als business analist vragen en behoeften van de dienst uitdiepen en analyseren op vlak van complexiteit, efficiëntie en (economische) haalbaarheid
- als functioneel analist gebruikersverwachtingen en functionele specificaties in kaart brengen en vertalen naar technische (IT-) vereisten
- zorgen voor een goede overdracht van de functionele vereisten naar ontwikkeling en bijstaan tijdens de ontwikkelingsfase
- definiëren van het testplan, de testscenario’s en ondersteunen in het uitvoeren van de testen
- vanuit inzicht in het expertisegebied conceptuele inbreng leveren en haalbare oplossingen formuleren
- specifieke kennis en expertise inbrengen om opdrachten kwaliteitsvol af te werken
- **Veranderingstrajecten faciliteren via het ondersteunen van medewerkers, overleggen en rapporteren aan de dienstchef**

Voorbeelden van activiteiten:

- coördineren van de nodige initiatieven in het kader van veranderingsmanagement: informeren over de impact op bestaande processen, opmaken van handleidingen en functionele documentatie, organiseren van opleiding voor eindgebruikers
- rapporteren over de stand van zaken en realisaties van opdrachten en (deel)projecten
- planning en prioriteiten bespreken rekening houdend met het doel van het project en/of de entiteit
- de evolutie in het vakgebied opvolgen met oog op voortdurende verbetering van de dienstverlening
- **Instaan voor het correct opleveren van opdrachten en projecten door samen te werken met collega’s, belanghebbenden en andere entiteiten**

Voorbeelden van activiteiten:

- loyaal samenwerken met andere entiteiten
- regelmatig uitwisselen van ervaring en informatie
- deelnemen aan overleg en coördinatievergaderingen
- onze organisatie op adequate wijze vertegenwoordigen bij externe instanties - deelnemers, klanten, leveranciers
- **Competentieprofiel**
- **Kerncompetenties**
- Betrokkenheid

Zich trots en ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten en het gevoel ‘samen de schouders er onder’ nastreven.
- Klantgerichtheid

Klanten - zowel intern als extern - op een hartelijke manier ontvangen, gericht beluisteren en actief problemen of opportuniteiten detecteren. Vanuit eigen expertise adviseren, gericht doorverwijzen en steeds respectvol en constructief verder helpen. Daarbij de belangen van de organisatie niet uit het oog verliezen.
- Betrouwbaarheid

Te werk gaan in overeenstemming met eigen principes en verwachtingen van de organisatie, iedereen fair behandelen, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
- Assertieve bescheidenheid

Zich bewust zijn van zijn eigen kwaliteiten en werkpunten, zonder in arrogantie te vervallen. Steeds op een constructieve manier in dialoog gaan, daarbij voldoende ruimte latend voor de ander en zijn eigen grenzen en die van de organisatie bewakend.
- **Familiecompetenties**
- Integreren

Diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel door het leggen van relevante verbanden. Alternatieven naar voor brengen. De synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
- Plannen en organiseren

Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.
- Aansturen

Geven van duidelijke instructies, opvolgen, feedback geven en bijsturen van resultaten van medewerkers opdat de doelstellingen bereikt worden.
- Vertrouwensrelatie opbouwen

Gericht advies geven aan anderen binnen en buiten de organisatie en een vertrouwensrelatie met hen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise.
- Aanpassingsvermogen

Resultaatgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking door kalm te blijven, de eigen emoties te controleren en constructief te reageren op kritiek.
- **Fu