Assistant Logistique Et Vnementiel

Expertise France is the public agency of French international technical cooperation. The agency operates around four priorities: - democratic, economic and financial governance; - security and stability of countries in crisis/post-crisis situations; - sustainable development; - strengthening health systems, social protection and employment. In these areas, Expertise France carries out engineering and implementation missions for capacity building projects, mobilizes technical expertise and acts as an aggregator of projects involving public expertise and private know-how. With an activity volume of 233 million euros, more than 400 projects in portfolio in 80 countries, and 63,000 days of expertise, **Expertise France** focuses its action towards France’s solidarity policy, influence and economic diplomacy. **Objectif général du poste** L’assistant(e) logistique et évènementiel travaillera sous la supervision du chef de projet mais en lien permanent avec le reste de l’équipe. Il/elle sera amené(e) à organiser des activités principalement dans les pays du Golfe de Guinée, ou en Europe. Les langues de travail sont l'anglais et le français. **Tâches** Organisation logistique des activités du projet ENMAR: - Participer à la définition, avec l’équipe du projet et les bénéficiaires locaux, des aspects logistiques des activités à organiser sur le terrain - Anticiper les démarches nécessaires à tout déplacement international (demandes de visa, modalités en vigueur vs. contexte COVID, processus Sureté...) - Identification, négociations et suivi des prestations locales sur le lieu de mission : traiteur, achat équipements, interprète, hôtel, transport (multiplicité des interlocuteurs pour les préparatifs : prestataires privés et autorités nationales) - Elaborer des contrats simples en concertation avec le chef de projet - Accompagner les missionnaires durant la préparation et le déroulé de leur mission - Préparer et suivre les demandes de notes de frais des missionnaires - Collecter les pièces justificatives pour archivage et audit (factures / cartes d’embarquement / listes de présence signées.) - Achat de produits de visibilité d’après les besoins exprimés par la responsable communication (brochures, papeterie, goodies...) - Gestion du bureau projet : gérer l'approvisionnement des fournitures de bureau, remonter les difficultés au siège. Gestion administrative et budgétaire: - Mise en paiement des prestations contractualisées via logiciel interne - Mise en signature de certains documents - Coordination avec l’assistant administratif et financier pour le suivi comptable / trésorerie - Tableau de suivi du budget par formation / séminaire **Caractéristiques du poste** - Volumétrie des activités à organiser / simultanéité des missions terrain - Organisation à distance d’activités terrain - Spécificités du contexte (peu de prestataires dans certains pays, accessibilité, manque d’infrastructure) - Interlocuteurs institutionnels et politiques nationaux - Importance et délais des processus internes (agence publique) ENMAR "Enhanced maritime action in the Gulf of Guinea" est un projet de coopération financé par l'Union Européenne (UE) et mis en œuvre par Expertise France, dont l'objectif global est d'améliorer la sécurité maritime et la prospérité économique dans le Golfe de Guinée, en renforçant la cohésion des efforts de l'UE dans ce domaine. Plus précisément, ENMAR visera les objectifs suivants: - Appuyer l'engagement politique de l'UE avec ses partenaires en matière de sécurité maritime - Favoriser les synergies et la cohérence entre toutes les actions de soutien à la sécurité maritime dans le Golfe de Guinée - Fournir une assistance technique et un renforcement de leurs capacités aux pays prioritaires du projet - Contribuer à accroître la connaissance des acteurs de la région des actions et initiatives de l'UE en faveur de la sûreté maritime Une équipe dédiée sera recrutée pour mettre en œuvre le projet, sous la direction d'un chef de projet. Une équipe d’appui composée d’un assistant logistique et évènementiel, un assistant administratif et financier et d’un expert en suivi-évaluation appuieront le chef de projet dans la mise en œuvre opérationnelle du projet. Cette équipe d’appui sera basée à Bruxelles (Belgique). Un conseiller stratégique sera recruté pour définir et coordonner la stratégie globale et le plan d'action du projet. Il/elle sera secondé(e) par deux chefs de composante : l'un dédié à la diplomatie publique et à la visibilité et l'autre au renforcement des capacités et au soutien. Un pool d'experts ad-hoc à court terme complétera l'équipe technique. **Formation et expérience**: Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac + 3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires **Compétences et qualités recher