Office Manager

**Wij zijn LeadFabric**

**Onze missie is om B2B-bedrijven te helpen bij het innoveren van hun verkoop en marketing in een digitale wereld. Dit door visionaire marketingtrends te delen en hen te helpen zich aan te passen aan het voortdurend veranderende gedrag en de verwachtingen van kopers.**

**We bereiken dit omdat we leven in de ruimte waar Business Consultancy,**
**Systeemintegratie en Creatief Ontwerp samenkomen.**

**Onze activiteiten zijn sterk internationaal georiënteerd. We hebben een professioneel team van consultants verspreid over UK, Nederland, Singapore,**
**Taiwan, Roemenië en België. Toch onderscheiden we ons door onze persoonlijke aanpak. We werken qua team op kleine schaal, met grote impact.**

**Om onze verdere groei te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Office**
**Manager gevestigd in regio Mechelen, die zal rapporteren aan de**
**Finance/Admin Director. De functie kan worden aangeboden als een fulltime of parttime overeenkomst, afhankelijk van uw voorkeur.**

**Maar genoeg over ons, laten we eens kijken waar de open positie over gaat**:
**Verantwoordelijkheden**
- Office Management splinternieuw kantoor Mechelen_
- Voorraad op peil houden, ontvangst van post en bezoek, telefonie, coördinatie met aannemers voor het inrichten van het kantoor, opvragen offertes voor inrichting, etc
- Boekhoudkundige taken (kan aangeleerd worden)_
- Facturen maken en verzenden, betalingen opvolgen, inkoopfacturen boeken, toezicht houden op klantenrekeningen, visumafschriften boeken, loondocumenten, betalingen van facturen voorbereiden, gegevens voor rapporten verzamelen en beoordelen, etc.
- Administratieve en organisatorische ondersteuning_
- Assisteren van HR bij het maken van afspraken over onboarding van nieuwe collega's, bestellen van apparatuur, invullen van formulieren, contact opnemen met derden, etc.
- Assisteren management team & collega's
- Organiseren van dienstreizen & meetings.
- Mede-beheer van de office locaties & organisatie.
- Effectief & efficiënt samenwerken met interne en externe partijen
- Op opdracht basis operationele templates/tools ontwikkelen en onderhouden
- Records maken en bijwerken om de juistheid en validiteit van informatie te waarborgen
- Coördineren met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat het vastgestelde beleid & policies worden nageleefd
- Onderhouden van vertrouwensrelaties met leveranciers, klanten en collega's
- Gegevens verzamelen en nagaan voor rapportages

**Wat voor persoon zoeken we?**
- Analytische en strategische denker die betekenisvolle verbanden kan leggen en aanbevelingen kan doen
- Georganiseerd met een groot probleemoplossend vermogen
- Zeer gemotiveerd en in staat om zelfstandig te werken
- In staat om bedrijfsprocessen te herzien en waar nodig opnieuw te ontwerpen en te verbeteren

**Gewenste ervaring**
- MS Excel skills (spreadsheets maken & financiële functies kunnen interpreteren / toepassen voor de berekeningen
- Kennis boekhouding of grote interesse om zich hierin te verdiepen
- Ervaring in office management

**Talenkennis**
- Nederlands
- Engels noodzakelijk
- Andere talen zijn een plus

**Aanbod**
- Boeiend & afwisselend werk bij een internationaal en snelgroeiend bedrijf dat samenwerkt met 's werelds meest elite MarTech
- en SalesTech-technologieën.
- Persoonlijke aanpak en open communicatie.
- Tal van professionele groeimogelijkheden (zakenreizen, netwerkevenementen, cursussen, certificatie, internationale zakelijke klanten)
- Directe impact maken binnen een internationale scale-up
- Leuke incentives/events (in het verleden bv: Tomorrowland, Rock Werchter, Ibiza outing, boat party,...)
- Parttime of fulltime contract voor onbepaalde tijd (uren zijn bespreekbaar)
- Extra legale voordelen (Maaltijdcheques, Laptop, Telefoonabonnement, DKV verzekering, Hospitalisatieverzekering,...)
- 2 additionele verlofdagen obv full-time tewerkstelling.
- 1 senioriteitsdag extra per gewerkt dienstjaar (met max 5 extra dagen verlof).

Dienstverband: Voltijds, Deeltijds, Vaste Jobs

Loon: Vanaf €15,00 per uur

Verwachte uren: Niet minder dan 20 per week

Extralegale voordelen:

- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsopleidingen
- Ecocheques
- Elektronische maaltijdcheques
- Extra vakantiedagen
- Fietsvergoeding
- GSM-vergoeding
- Hospitalisatieverzekering
- Internetvergoeding
- Openbaar vervoer vergoeding
- Thuiswerkopties
- Vergoeding onkosten zakenreis

Flexible Language Requirement:

- Frans niet vereist

Rooster:

- Dagdienst
- ma-vr

Soorten aanvullende vergoedingen:

- 13e maand
- Vakantiegeld

Taal:

- Engels (Vereist)

Werklocatie: Fysiek