Assistant Administratif

**Société**:
La Commune de Forest recherche un assistant administratif (M/F/X) pour une école communale forestoise
Temps plein - CDI - niveau C

**Fonction**:
**mission du service de l’instruction publique**:
Le service de l’instruction publique a pour mission d’assurer la gestion des écoles communales, de l’académie de musique, de danse et des arts parlés et du service de promotion de la santé à l’école. Il gère l’ensemble du personnel enseignant, assure la coordination et le soutien pédagogique, la gestion des bâtiments et les relations entre le Pouvoir Organisateur, les écoles, les parents et les élèves. Le service a aussi pour mission de mettre en œuvre et gérer des projets relatifs au domaine de l'enseignement.

**mission de l'assistant administratif**:
En tant qu’assistant administratif (M/F/X) d’une école communale forestoise, je suis chargé.e de soutenir la direction dans l’organisation du bon fonctionnement de l’école.

J’assure les tâches administratives quotidiennes ; je suis chargé.e de l’accueil et de l’orientation des visiteur.euse.s ; je gère l’accueil téléphonique et réponds aux demandes d’informations générales venant du PO, de la direction, des membres de l’équipe éducative, des parents, des enfants et autres.

Je filtre avec discernement les sollicitations à destination de la direction. J’assure la diffusion correcte des informations.

J’ai le sens des priorités ; j’organise mon travail de façon rigoureuse et professionnelle.

Je fais preuve de polyvalence, de proactivité, de respect et de bienveillance.

**activités**:
La liste ci-dessous est non exhaustive et susceptible d’être complétée ou modifiée à l’initiative de la direction ou du service de l’Instruction publique.

**De manière générale**:

- Répondre professionnellement au téléphone et transmettre les messages
- Accueillir professionnellement et aimablement les visiteurs
- Assurer la transmission correcte des informations entre les différents partenaires
- Répondre aux demandes d’informations générales en fonction de ses attributions
- Faire régulièrement des copies de sécurité des documents et des programmes utilisés
- Concevoir et/ou utiliser des outils informatiques facilitateurs de gestion (Word, Excell, Outlook, WinPage, Ecogest, e-RH, )
- Suivre des formations en fonction des besoins rencontrés
- Superviser les stagiaires secrétaires éventuel.le.s
- Vérifier le bon fonctionnement de imprimantes/photocopieuses et tout autre matériel

**Liaison avec le PO**:

- Respecter les procédures administratives et les délais prévus par le règlement de travail et les règles éditées par le PO
- Répondre dans la mesure de ses attributions aux demandes du PO
- Gérer les commandes de matériel (commande, suivi, réception, gestion de stock)
- Transmettre en fin de mois les informations comptables à destination du PO
- Transmettre en fin de mois les informations relatives au personnel nécessaires au PO

**Collaboration avec la direction**:

- Réceptionner, enregistrer, classer et archiver divers documents
- Rédiger et/ou dactylographier des avis, des communications, des courriers sur base des instructions données
- Gérer la comptabilité de l’école via le programme Ecogest
- Gérer les dossiers des enseignants (version papier et via le programme WinPage)
- Gérer les dossiers des élèves (version papier et via le programme WinPage)
- Déclarer les accidents scolaires via le programme informatique d’Ethias
- Distribuer et photocopier les avis
- Gérer les chèques ALE
- Imprimer les attestations pour les élèves (fréquentation scolaire, classes de dépaysement, attestation de frais de garderie, réussite, CEB, langue moderne, )
- Préparer, imprimer et diffuser les différents listings (présences, repas, piscine, )

**Liaison avec les enseignants**:

- Relayer les informations entre les enseignants et les autres intervenants

**Liaison avec les enfants et leurs parents**:

- Assurer les premiers soins des élèves malades ou blessés
- Prévenir les parents ou personnes responsables en cas de maladie ou d’accident
- Transmettre les messages
- Accueillir les enfants en retard
- Réaliser et gérer les dossiers administratifs des élèves en collaboration avec les parents

**Liaison avec les visiteurs extérieurs**:

- Accueillir, orienter, informer, dans la mesure de ses attributions, tous les visiteurs extérieurs
- Filtrer avec discernement les sollicitations vers la direction

**Profil**:
**Formation**:

- CESS (Certificat d’étude Secondaire Supérieur).

**Expérience**:

- Expérience de 2 ans dans un poste administratif indispensable ou diplôme orientation administrative.
- Connaissance des services communaux

**Compétences techniques**:

- Règles et consignes de sécurité
- Règles déontologiques
- Respect de la Nouvelle Loi Communale
- Respect du Décret Neutralité du 31 mars 1994 auquel le PO a adhéré en date du 24 janvier 2012
- Technique de comptabilité
- Techniques d’accueil
- Techniques d’expression orale (maîtrise impeccable de la langue française)
- Techniqu