Assistant Administratif

Pour compléter notre joyeuse équipe, nous recherchons un·e chargé·e d'assistance administrative pour effectuer un contrat à temps plein (à durée déterminée 1 an, renouvelable en CDI). Votre rôle : apporter votre oeil aiguisé et votre énergie pour que tout roule dans notre incubateur pour jeunes entrepreneurs Intéressé·e ? On n'attend que vous Nous sommes le VentureLab, un incubateur de soutien à l'entrepreneuriat pour jeunes entrepreneurs. Notre mission ? Accompagner cette jeunesse pleine d'ambition afin d'aider ces étudiants et jeunes diplômés âgés de 18 à 30 ans à concrétiser leur projet entrepreneurial, dans un monde en changement.Actif depuis 2014, le VentureLab n'a cessé de grandir : il a accompagné plus de 1400 jeunes entrepreneurs, a favorisé la création de plus de 180 entreprises, et compte sur une équipe de 9 membres permanents ainsi que 14 entrepreneurs·euses en résidence (coachs). Il possède un écosystème très riche et dynamique, où il fait bon travailler Votre mission Votre mission consiste à être un véritable pilier administratif et organisationnel du VentureLab. En étant au cœur du parcours d'accompagnement, vous venez en support au bon fonctionnement administratif, logistique et financier de la structure, tout en soutenant l'équipe, les jeunes entrepreneurs et les événements clés.Grâce à votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre aisance relationnelle, vous contribuez directement à la qualité de l'accompagnement proposé et au bon déroulement de la vie du VentureLab.Vos 4 rôles principaux 1. Bien faire notre métier d'accompagnement :Sous la supervision de la Coordinatrice du Parcours d'incubation, vous :Veillez à la bonne organisation et réalisation des « comités et jurys » des jeunes entrepreneurs accompagnés tout au long de l'année (il s'agit des grandes étapes clés dans leur parcours, qui permettent de faire des points de suivi sur leurs projets).Invitez et mobilisez les parties prenantes à participer à ces comités et jurys (membres de l'équipe, entrepreneurs en résidence, partenaires académiques, membre du réseau du VentureLab).Organisez les entrées et les sorties des jeunes entrepreneurs dans l'incubateur :Vous analysez la complétude des nouvelles candidatures reçues ;Vous accueillez les nouveaux jeunes entrepreneurs dans la structure en leur assurant un accueil de qualité : présentation du fonctionnement du VentureLab, des procédures, des outils et de l'équipe.Vous récoltez et classez tous les documents nécessaires pour chaque jeune entrepreneur·euse inscrit·e (documents importants dans le cadre de nos financements) et veillez à avoir des dossiers administrativement complets pour chacun·e.Vous assurez leur sortie (récolte des documents de sortie et du feedback, planification d'un RDV de sortie avec la direction, clôture de l'accompagnement)Assurez le suivi des créations d'entreprise par les jeunes entrepreneurs durant leur parcours (récolte et encodage des coordonnées d'entreprise) et les communiquez régulièrement au reste de l'équipe;Maîtrisez parfaitement et assurez le suivi de la plateforme « Wikiflow », CRM qui reprend toutes les données des jeunes entrepreneurs que le VentureLab accompagne.Vous gérez les groupes internes WhatsApp destinés aux jeunes entrepreneurs·euses (les faire vivre, publier des annonces, des infos pertinentes, répondre à leurs questions)2. Assurer la bonne gestion administrative et financière de la structure :En lien avec le responsable administratif/financier et la directrice, vous :Rédigez les factures et aidez à l'encodage comptable ;Organisez les réunions mensuelles d'équipes (réservation de salles, commande de catering, rédaction des PV de réunion) ;Gérez toutes les communications entrantes : courriers, mails, appels et demandes de renseignement sur place. Vous êtes le contact de première ligne Assurez le suivi des contreparties solidaires [1] des jeunes entrepreneurs ayant créé leur entreprise : envoi de la facture, suivi des échéances, rappels à mi-année ...Gérez les domiciliations et les factures des sponsors alumniEncodez régulièrement les nouveaux contacts dans la base de données du VentureLab3. Prendre soin des équipes (staff et entrepreneurs·euses en résidence) :Vous soulagez la directrice dans la gestion de ses mails, de son agenda et de son planning durant les périodes de congés ou les périodes plus chargées ;Vous organisez logistiquement les mises au vert et teambuildings de l'équipe : réservation du lieu et du catering, préparation du matériel, mails de rappels aux équipes, etc.Vous organisez et planifiez l'agenda annuel du VentureLab, qui reprend les grandes dates/ événements clés et le communiquez aux membres de l'équipeVous assurez un bon suivi avec le secrétariat social du VentureLab : encodage des prestations mensuelles des membres de l'équipe, suivi des congés, suivi des demandes RH de l'équipe.4. Être en soutien à l'organisation des évènements phares du VentureLab :3 à 4 fois par an, le VentureLab vise à mettre à l'honneur les étudiants entrepreneurs belges et internationaux, à accélérer leur envie d'entreprendre et à booster leurs projets au travers d'évènements clés comme la Cérémonie des Alumni ou le Sommet des Entrepreneurs.En lien avec les coordinateurs de ces événements, vous :Aidez à la gestion :des inscriptions des jeunes entrepreneurs et du grand publicdes différents sous-traitantsdes partenaires de l'événement (Aide à la rédaction et au suivi des signatures des conventions des partenaires et de leur facture)Venez en support des chargés d'activité pour attirer du monde de qualité à leurs activités ;Mobilisez les jeunes entrepreneurs (contacts téléphoniques, mails, affiches) pour les faire participer en masse à chaque évènement ;Assurez une présence et une aide au bon déroulement le jour J.Vous vous reconnaissez ? Votre profil On dit de vous que :Vous êtes fiable et structuré·e, et que l'on peut compter sur vous pour que les choses soient faites correctement et dans les délais ;Vous avez le sens du service et aimez aider, faciliter, anticiper les besoins des autres ;Vous êtes proactif·ve et n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire pour agir ;Vous êtes organisé·e, méthodique, et à l'aise avec la gestion simultanée de plusieurs dossiers ;Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité ;Vous appréciez travailler dans un environnement humain, jeune, collaboratif et en mouvement ;Vous gardez votre calme et votre efficacité même quand le rythme s'accélère.Vos atouts déterminants :Excellente maîtrise des outils informatiques de la suite office :Excel,Word,Outlook,Teams.Excellente orthographe et grammaire ;Utilisation fluide et créative de Canva pour créer des documents et slides ;Bonnes capacités d'expression orale lors des contacts avec l'extérieur, vous savez adapter votre ton et discours en fonction de votre interlocuteur ;Aisance relationnelle avec les jeunes entrepreneurs accompagnés.Ca vous ressemble à 100% ? Au moins 1 an d'expérience dans une fonction similaire est un atout certain, mais nous sommes ouverts à des juniors ayant fait des stages et jobs étudiants pertinents pour la fonction.Diplôme en Bachelier Assistance de Direction souhaité.Notre proposition Un contrat en CDD 1 an à temps plein, à démarrer début mars (au plus vite), renouvelable en CDI.Un cadre de travail jeune, créatif et dynamique ;Un mode de management basé sur la confiance et la prise de responsabilitésUn environnement de travail incroyable en plein centre-ville, dans notre nouveau QG : Rue des Carmes 24, 4000 LiègeLa connexion à notre réseau et l'intégration à un écosystème plein d'opportunités professionnelles ;Un package salarial comprenant : une prime de télétravail, des chèques repas, un abonnement GSM. Salaire mensuel brut entre 2250 euros et 2650 euros en fonction de l'expérience.Un contrat en CDD à temps plein pendant 1 an, renouvelable en CDI.Prêt·e ? Postulez Envoyez-nous votre CV ainsi que votre plus belle lettre de motivation (ou vidéo de motivation) par e-mail avec l'objet "Poste d'Assistance Administrative" à l'adresse candidature@venturelab.be avant le 1er février 2026 à 23h59.Merci de déjà pré-bloquer dans votre agenda les dates suivantes pour les différentes étapes du processus de recrutement :1er tour : mercredi 11 février 2026 entre 9h et 17h2ème tour (non sélectif) : 45 min d'entretien entre le 16 et 19 février via Teams3ème tour : 24 février 2026, entre 9h30 et 13hPrise de poste souhaitée dès le 2 mars 2026 si possible.