Administrative Assistant

Stel je een rol voor waarin jij de onmisbare schakel bent tussen twee innovatieve bedrijven op één locatie in Genk. Bij Cityscreens, een gevestigde waarde in digitale schermen, en Wolfish, een creatief social media agency, krijg je de vrijheid om de administratieve fundamenten te bewaken en te versterken. In deze veelzijdige positie fungeer je als de rechterhand van het management. De ene middag beheer je het wagenpark en de facturatie voor Cityscreens, terwijl je op de andere dag het Odoo-systeem bij Wolfish beheert en optimaliseert. Je komt terecht in een omgeving waar eigen initiatief en een proactieve houding de standaard zijn. Hier bouw je mee aan de interne efficiëntie en zorg je dat de ondernemingen klaar zijn voor de volgende groeifase, terwijl jij de administratieve koers bewaakt.Erkenningsnummer: VG599/BUOSAPVerantwoordelijkhedenFinancieel beheer: Je verzorgt de volledige facturatie voor Cityscreens inclusief de opvolging van de mailbox en het controleren van domiciliëringen.Beheer en optimalisatie: Je neemt ownership over de administratie binnen Odoo en zorgt dat het systeem de snelle groei van het bedrijf optimaal blijft ondersteunen.Wagenparkbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de sales-wagens waarbij je zorgt dat alles administratief en operationeel op rolletjes loopt.Agendabeheer: Je coördineert de agenda's van diverse teamleden, zoals de videografen, om een efficiënte planning te garanderen.Management support: Je ontzorgt de zaakvoerders door diverse administratieve taken proactief op te pakken en de structuur te bewaken.KwalificatieJe beschikt over aantoonbare ervaring met CRM-systemen en hebt een sterke affiniteit met digitale tools.Ervaring met het programma Odoo wordt beschouwd als een groot pluspunt; je durft de verantwoordelijkheid te nemen om dit systeem volledig te beheren en mee te laten groeien met de noden van de organisatie.Kennis van Teamleader is een troef voor de vlotte verwerking van de facturatie.Je werkt uiterst gestructureerd en vindt het een uitdaging om rust en orde te brengen in een dynamische omgeving.Je hebt een matuur profiel en een positieve ingesteldheid; je denkt in oplossingen en neemt de volledige regie over je takenpakket.Een commerciële ingesteldheid is belangrijk: je begrijpt de belangen van de business en handelt hiernaar in je administratieve ondersteuning.