Groups Operations Success Executive

Le DoubleTree by Hilton Brussels City est un hôtel moderne et chaleureux situé au cœur de Bruxelles, reconnu pour la qualité de son accueil et l’excellence de ses événements.
Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un.e Groups Operations Success Executive.

En tant que Groups Operations Success Executive, tu es le point de contact principal pour nos clients groupes et meetings. De la signature du contrat jusqu’à la facturation finale, tu assures une coordination fluide, professionnelle et orientée satisfaction, en lien étroit avec l’ensemble des départements de l’hôtel.

Tes missions ?

Coordination & Organisation

• Assurer le relais opérationnel après le handover de l’équipe commerciale et te présenter comme contact principal du client.

• Suivre les deadlines clés : deposits, rooming lists, annulations, informations pratiques.

• Encoder et mettre à jour toutes les informations liées aux groupes et événements dans Delphi.

• Conseiller les clients dans l’organisation de leurs événements et proposer des solutions adaptées.

• Réaliser les plans de salles selon les besoins et contraintes.

• Préparer le weekly report et participer aux meetings opérationnels (events & chambres).

• Communiquer les consignes de sécurité aux organisateurs et responsables de groupes.

• Collaborer étroitement avec la cuisine pour l’élaboration des menus (allergies, régimes spécifiques, demandes particulières).

• Coordonner l’ensemble des départements afin de garantir une exécution impeccable.

• Gérer les upgrades et attentions VIP.

Opérations terrain

• Accueillir les clients le jour de l’événement et assurer leur accompagnement.

• Superviser la mise en place des salles, du matériel et du service.

• Vérifier que les prestations commandées sont livrées en temps, en quantité et en qualité.

• Briefer les équipes banquets et fournisseurs externes sur le déroulement de la journée.

• Être disponible pour le client en cas de besoin (technique, organisationnel, last-minute).

• Participer activement aux opérations de service lorsque nécessaire.

• Vérifier le bon fonctionnement du matériel (AV, son, projection).

• Assurer le respect des consignes de sécurité durant les événements.

• Gérer l’inventaire du matériel et communiquer les besoins de commande.

• Préparer les affichages, menus, labels de buffets et signalétique des salles.

Finances & Upselling

• Effectuer les postings des événements dans Micros.

• Assurer le suivi des deposits et préparer les rapports correspondants.

• Préparer, adapter et clôturer les factures (pro-forma et finales).

• Gérer les demandes d’offres pour les prestataires externes (AV, hôtesses, décoration, sécurité…).

• Calculer les commissions et éventuels frais d’annulation.

• Identifier et renforcer les opportunités d’upselling.

• Communiquer les perspectives d’upselling au F&B Service Manager et au Groups & Events Sales Director afin d’assurer un forecast précis.

Satisfaction client

• Veiller à la satisfaction du client avant, pendant et après l’événement.

• Envoyer les formulaires de satisfaction et assurer le suivi des feedbacks.

• Gérer les questions, demandes et éventuels problèmes avec professionnalisme.

• Assurer une clôture qualitative de l’événement et maintenir une relation client positive.

Notre recherche

• Esprit de terrain & Polyvalence : Pour toi, le succès est collectif. Tu n'hésites pas à "retrousser tes manches" et à prêter main-forte aux opérations ou aux autres services (banquet, salle, accueil) quand le rythme s'accélère.

• Orientation Solution : Face à un imprévu, tu ne stagnes pas sur le "pourquoi", mais tu te concentres sur le "comment". Tu es proactif, réactif et capable de proposer des alternatives immédiates pour garantir le succès de l'événement.

• Langues : Tu jongles entre l'anglais et le français pour t’adresser avec aisance à notre clientèle internationale. Si tu parles néerlandais ou toute autre langue, c'est un plus

• Expérience dans la gestion de groupes, meetings ou événements, idéalement en hôtellerie.

• Excellent sens de l’organisation et grande rigueur.

• Orientation client très développée, avec un réel sens du service.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à faire face aux imprévus.

• Aisance relationnelle et esprit d’équipe.

• Disponible dès maintenant.

 A quoi s’attendre en travaillant au DoubleTree by Hilton Brussels City ?

• Contrat CDI (prise de poste immédiate).

• Horaires et contexte professionnel : horaires du lundi au dimanche (horaires variables avec possibilité de commencer à 7h)

• Environnement collaboratif : intégrer une équipe dynamique qui encourage l’échange et la créativité.

• Développement professionnel : opportunités de formation continue et perfectionnement des compétences.

• Rémunération compétitive : salaire annuel brut d'environ 45k(incluant une prime de fin d'année), CCT90 (bonus collectif), assurance groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas et éco-chèques.

• Culture axée sur le bien-être : programmes santé mentale et activités de bien-être.

• Réductions sur les hôtels du groupe Pandox : DoubleTree by Hilton, The Hotel Brussels, Hilton Brussels Grand Place, Holiday Inn Brussels Airport, Indigo Brussels City.

• Programme de fidélité Hilton : tu bénéficieras de réductions sur les chambres et restaurants dans les établissements Hilton dans le monde

• Initiatives responsables : participation à des projets RSE et environnementaux.

 Quelles sont les étapes du processus de recrutement ?

Si tu es motivé.e à relever ce défi stimulant et à contribuer à notre équipe exceptionnelle, envoie-nous ton CV. Nous commencerons par un premier entretien téléphonique afin de mieux comprendre tes attentes et objectifs. Ensuite, tu seras invité.e pour une entrevue en présentiel ou via Teams

Nous avons une culture d'entreprise qui prône la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances. Tu es en situation d’handicap et tu as besoin d’ajustements dans le cadre de ton stage ? N'hésite pas à nous le faire savoir.

Nous avons hâte de t'accueillir à DoubleTree by Hilton Brussels City