Organisational Change Manager

DOEL

Het voor projecten begeleiden van de menselijke kant van een verandering begeleiden teneinde bij te dragen tot een succesvolle implementatie van het project en een stevige verankering van de verandering bij de stakeholders. Het uitvoeren, beheren en enablen van communicatie (inclusief organisatie evenementen en community management) binnen de organisatie.

HOOFDACTIVITEITEN

Change Management

• Analyseert de nood aan Change Management i.f.v. het intakeproces (Quickscan) en beoordeelt de change impact en het veranderingsklimaat (project track records, best practices):
  

- voert impact analyses uit (proces, governance, organisatie, cultuur, technologie)

- identificeert de key stakeholders

- identificeert en analyseert risico’s

- identificeert weerstand

• Leidt Change Management Activiteiten
  

- fungeert als aanspreekpunt m.b.t. Change & Communication voor de diverse projecten en initiatieven binnen het programma

- zorgt dat Change & Communication van bij aanvang van een project/change request betrokken wordt

- werkt de Change Management strategie uit (high level en in detail) in lijn met de gedefinieerde change methodologie; definieert acties op basis van de impact analyse en stakeholder analyse en verdedigt deze bij de project managers

- stelt Change Managementplannen op (communicatie, coaching, learning) in lijn met de gedefinieerde change methodologie

- coördineert dat de Change Managementstrategie en -plannen geïntegreerd worden in de aanpak en plannen van Program Manager

- fungeert als eindverantwoordelijke voor het uitvoeren van communicatieplan (projecten t.e.m size L) en stuurt bij waar nodig

Communicatie

• Verzorgt het beheer van communicatiegovernance en communicatiekanalen:
  

- zorgt voor het opstellen/bijsturen/uitvoeren van communicatiegovernance

- waakt over correcte toepassing communicatiegovernance

- zorgt voor het opstellen/bijsturen/verwijderen van communicatiekanalen

- waakt over correct gebruik van communicatiekanalen

• Zorgt voor het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen van kleinere initiatieven/communicatieprojecten in overleg met PM's/teams:
  

- analyseert communicatiebehoeften en -opportuniteiten

- identificeert betrokken stakeholders- stelt communicatieplan om

- zorgt voor uitwerking en uitvoering van de opgelijste communicatieacties

- evalueert de impact van de communicaties en stuurt bij waar nodig

• Enabled de communicatie binnen de organisatie:
  

- bevordert de communicatiematuriteit van diverse stakeholders in het programma

- biedt advies en ondersteuning rond communicatie-initiatieven

- verzorgt de overdracht van communicatie zodat teams zelfstandig communicaties kunnen opnemen/versturen

- waakt over uniformiteit en kwaliteit van communicatie binnen het bedrijf en de klant

Kwaliteitsverbetering domeinen communicatie en Change Management

- draagt bij tot de verdere professionalisering door middel van advies omtrent kennisdeling, leren en communicatie binnen de eigen organisatie en de gehele klant- organisatie via best-practices

- werkt verbeteringsinitiatieven uit en brengt ze ten uitvoer voor documentatie, rollenbeheer, communicatie en Change Management

CRITERIA

Verantwoordelijkheidsbereik

• Beoordelen van de change impact en op basis daarvan de Change Management deliverables in een project bepalen en opleveren
  
• Community Management
  
• Enabling van communicatie binnen de organisatie
  
• Beheer communicatiegovernance en communicatiekanalen
  
• Opstellen van Change Managementplannen (communicatie, coaching, learning)
  
• Communicatie-initiatieven op maat
  
• Gecoördineerde Change Management-activiteiten
  
• Opgestelde en uitgestuurde communicaties
  

Mogelijke gevolgen van onjuiste beslissingen en/of onjuist uitgevoerde activiteiten:

- Het in gevaar brengen van on-time en on-budget realisatie van projecten

- Weinig tot geen draagvlak bij interne en externe medewerkers

- Geen verandering in organisatie na oplevering project

- Ontevreden interne en externe medewerkers

- Lage tot geen adoptie van verandering bij medewerkers

- Missie en visie van de organisatie die niet begrepen of geaccepteerd wordt

- Negatief imago van de organisatie t.o.v. de klant

Requirements

Kennis en complexiteit

• Kennisniveau Master of gelijkwaardig door ervaring zonder werkervaring/Bachelor met werkervaring
  
• Relevante werkervaring van 5 -10 jaar
  
• Grondige kennis van het specifieke vakgebied/de specifieke dienstverlening
  
• Grondige kennis van specifieke ICT-programma’s• Kennis van coachingsvaardigheden
  
• Grondige kennis van communicatievaardigheden
  
• Basiskennis PM² (projectmethodologie)
  
• Kennis van Prosci change methodologie
  
• Kennis van de structuur en van de interne (werk)procedures en de reglementering van de organisatie
  
• Kennis van de courante en bedrijfsspecifieke software
  

Probleemoplossing

• Het kunnen inspireren van anderen op vlak van Change en Community Management en meekrijgen in verhaal teneinde een bedrijfscultuur te installeren en te versterken
  
• Het kunnen identificeren en beheren van de juiste stakeholders/doelgroepen
  
• Het kunnen verkrijgen van detailinformatie van personen binnen en buiten de organisatie en het op een constructief-kritische manier challengen van verkregen Change Management- en communicatiedeliverables vanuit didactisch en kwalitatief oogpunt
  
• Het gestructureerd kunnen opstellen van de verschillende Change Management- plannen en kunnen organiseren van evenementen
  
• Het op een verbindende manier kunnen communiceren (respectvol, empathisch) teneinde op een effectieve manier te communiceren over gevoelens en behoeften
  
• Het kunnen opstellen van Change Managementplannen (communicatie, coaching, learning)
  
• Is zelfstandig in het bepalen en het uitvoeren van de change- en communicatiestrategie binnen het voor het project toegewezen budget
  
• Is gebonden aan budget, processen, governance en Change Management methodologie
  
• Doet beroep op de leidinggevende in geval van conflicten (budget, resources, …)
  

Communicatie

Interne contacten

• Gerichte contacten met stakeholders betreffende de begeleiding rond Change Management-activiteiten en resistance management en de dagdagelijkse werking
  
• Gerichte contacten met Teamleads en Management (Head of’s en CEO) betreffende communicatie (bv. community management) en Change Management-activiteiten
  
• Gerichte contacten met de Learning Officer betreffende het opstellen van rollen en voor classificatie/publicatie van materiaal
  
• Gerichte contacten met de Projectmanagers, projectteams, Change & Release Manages, Service Desk, HR, etc. betreffende het definiëren van de strategie en het uitvoeren van activiteiten op vlak van Change Management, communicatie en learning
  

Externe contacten

• Gerichte contacten met de klant betreffende Change Management- en communicatieactiviteiten
  
• TalenKennis van Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk)