Office Manager

Desmosia est un cabinet spécialisé en recrutement de profils qualifiés, experts et cadres, principalement pour les environnements techniques, industriels et technologiques.

Pour l’un de nos clients, cabinet actif dans le secteur de la construction et basé à Bruxelles, nous recrutons un(e) Office Manager - Support Administratif et Financier H/F/X.

Votre mission :

Au cœur du fonctionnement administratif de la structure, vous assurez la fiabilité et la fluidité du suivi des dossiers, depuis l’encodage et le contrôle des prestations jusqu’à la préparation des éléments nécessaires à la facturation et à la comptabilité.

Vous travaillez en lien étroit avec la direction, les chefs de projets et le partenaire comptable externe. Votre rôle consiste à centraliser l’information, contrôler sa cohérence, anticiper les éléments manquants et assurer un suivi administratif et financier rigoureux de l’activité.

Polyvalent(e) et organisé(e), vous intervenez également dans la préparation administrative des appels d’offres et contribuez à produire les informations de reporting nécessaires au pilotage de l’entreprise.

Vos tâches

• Assurer le suivi administratif des prestations des collaborateurs et des projets : collecte, encodage, contrôle et identification des éventuelles incohérences

• Préparer les éléments nécessaires à la facturation clients et assurer le suivi des factures émises

• Effectuer les contrôles et recoupements nécessaires avant transmission des documents et informations au partenaire comptable

• Assurer le suivi des échéances clients, identifier les retards de paiement et gérer les rappels et relances des impayés avec professionnalisme

• Participer au suivi des factures fournisseurs et veiller à la bonne circulation des documents administratifs et comptables

• Préparer et mettre à jour les reportings de gestion et de comptabilité analytique, notamment par projet, client ou activité

• Apporter le support administratif nécessaire à la préparation et au dépôt des appels d’offres, en veillant au respect des documents requis et des échéances

• Assurer la gestion, le classement et l’archivage structuré des dossiers administratifs, contractuels et financiers

• Suivre les échéances administratives et effectuer les rappels nécessaires auprès des différents interlocuteurs internes et externes

• Apporter un support polyvalent à la direction et aux équipes dans la gestion administrative quotidienne du cabinet

Votre profil :

Vous êtes une personne structurée, fiable et attentive aux détails, qui apprécie occuper une fonction centrale et polyvalente au sein d’une organisation à taille humaine.

• Vous disposez d’une formation en secrétariat, administration, gestion, comptabilité ou d’une expérience équivalente vous permettant d’être rapidement autonome

• Vous justifiez d’une expérience dans une fonction de support administratif comprenant idéalement une dimension de facturation, suivi financier ou pré-comptabilité

• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et capable de contrôler, croiser et analyser des informations provenant de différentes sources

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et utilisez facilement des logiciels de gestion ou de suivi de prestations

• Méthodique et organisé(e), vous savez gérer plusieurs échéances simultanément et relancer vos interlocuteurs lorsque cela est nécessaire

• Vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et de rigueur dans le traitement d’informations administratives et financières

• Vous communiquez avec professionnalisme et savez collaborer aussi bien avec la direction et les équipes internes qu’avec les clients, fournisseurs et partenaires externes

Offre :

Cette fonction vous permet d’intégrer une structure bruxelloise active dans un environnement technique et concret, avec une réelle proximité avec les projets et les équipes.

Nous vous proposons :

• Une fonction polyvalente avec un véritable rôle de référence administrative au sein de l’organisation

• Un périmètre qui dépasse l’administration classique et vous permet de contribuer au suivi financier et au pilotage de l’activité

• Une collaboration directe avec la direction, les chefs de projets et les partenaires externes

• Une autonomie importante dans l’organisation et le suivi de vos responsabilités

• Un environnement à taille humaine favorisant les échanges directs et la prise d’initiative

• La possibilité de structurer et d’améliorer progressivement les outils, processus et méthodes de suivi

• Une fonction stable à Bruxelles, au sein d’un secteur dynamique et porté par des projets variés

• Des conditions attractives en adéquation avec votre expérience et vos responsabilités