HR Officer

Functie :

Als HR Officer sta je onder meer in voor het opvolgen en uitvoeren van het wervings- en selectieproces van a tot z van allerlei bediendeprofielen binnen onze organisatie, zowel voor onze operaties in onze 6 distributie-sites (te Mollem, Lokeren, Wommelgem, Charleroi, Roeselare en Paal-Beringen), alsook voor onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek.

Hiernaast bied je een brede expertise, organisatorische en administratieve ondersteuning voor de verschillende HR domeinen binnen onze HR-dienst (zoals learning & development, personeelsadministratie, opvolging uitzendkrachten, HR projecten, etc.).

Je hebt een uitgebreid en gevarieerd takenpakket en draagt in belangrijke mate bij tot de realisatie van onze HR-doelstellingen. Je rapporteert in het HR team aan de HR Business Partner.

Verantwoordelijkheden:         

Je voert het wervings- en selectieproces uit van A tot Z, voor zowel bedienden als kaderfuncties:

• Je plant intakes en overlegmeetings met de hiring managers en werkt functiebeschrijvingen en vacature teksten uit.
• Je identificeert en contacteert selectiekantoren, bespreekt samenwerkingscontracten en bouwt een goede samenwerkingsrelatie uit voor vacatures.
• Je neemt de nodige initiatieven om de vacatures intern en extern te communiceren en publiceren op allerlei jobkanalen, inclusief campagnes in social media.
• Je screent CV’s, neemt telefonische screenings af, plant interviews in met kandidaten, organiseert assessments, maakt contracten op etc.
• Je documenteert elk selectiedossier in het ATS (Applicant Tracking Systeem) en houdt alle status updates hierin nauwgezet bij.
• Je staat mee in voor onthaal en onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief de administratieve voorbereiding en opvolging die hiervoor nodig is.
• Je voert opvolggesprekken met nieuwe medewerkers na enkele maanden in dienst, en volgt de eventuele actieplannen en opleidingsnoden op die hieruit voortvloeien.
• Je staat mee in voor de ad hoc en recurrente rapporteringen inzake recruitment.

Je ondersteunt het Learning en Development gebeuren:

• Je draagt bij tot de opmaak van het jaarlijks strategisch opleidingsplan van de organisatie en neemt hierbij vervolgens autonoom verschillende type opleidingen voor jouw rekening van a tot z voor verdere uitvoering en organisatie.
• Je organiseert van a tot z bepaalde opleidingen voor individuele medewerkers of voor groepen van medewerkers, zoals bijvoorbeeld : leadership opleidingen voor de operationele teamleaders in onze sites, EHBO opleidingen, soft skills opleidingen, Excel opleidingen, etc.
• Je identificeert opleidingsorganisaties indien nodig om bepaalde opleidingsbehoeften te kunnen invullen, volgt offertes en facturen op.
• Je volgt nauwgezet de registratie op van alle formele en informele opleidingen voor de oplevering van de jaarlijkse sociale balans op nationaal niveau, je sensibiliseert medewerkers systematisch om hiervoor administratief het nodige te doen.
• Je volgt tijdig de subsidieaanvragen op voor opleidingen die hebben plaatsgevonden.
• Je volgt dossiers educatief verlof op en dient de jaarlijkse aangiften in.
• Je beheert de training mailbox waarop allerlei vragen binnenkomen inzake training van managers en medewerkers.
• Je ondersteunt de ad hoc en recurrente rapporteringen inzake training.
• Je bent ‘super user’ binnen het HR team voor onze LMS (Learning Management Systeem) en ondersteunt de verdere implementatie van dit systeem ook mee projectmatig mee op.

Je volgt op overkoepelend niveau mee de uitzendkrachten op, dit zowel op onze hoofdzetel, alsook voor onze verschillende sites met onze verschillende interim partners.

• Je bent bijvoorbeeld mee betrokken in regelmatige meetings en afstemmingen met de interimkantoren en het management in de sites, dit kan zowel tijdens de dag- als nachturen plaatsvinden.
• Je voert gedetailleerde controles uit van de facturatie van interimkantoren, en volgt de vragen en actiepunten nauwgezet en gestructureerd op die hieruit voortvloeien. De interim mailbox volg je ook systematisch goed op.
• Je maakt verschillende rapporteringen op naar finance en de businesss inzake uitzendkrachten.
• Je volgt mee issues en eventuele klachten op indien nodig die vanuit de business of vanuit het interimkantoor eventueel escaleren naar HR.
• Je houdt de interimkantoren up-to-date van eventueel wijzigingen interne procedures of regelgeving, etc.
• Je volgt de prestaties van de interims wekelijks op die werkzaam zijn op onze hoofdzetel.

Je verzorgt de personeelsadministratie volgens vastgelegde procedures en in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, zoals bijvoorbeeld:

• Opmaken en opvolgen van contracten, opmaak personeelsaanvragen, onthaaldocumenten, brieven, opmaak vertalingen, opvolgen van uurroosters, telefoonabonnementen, addendums aan arbeidscontracten, educatief verlof opvolgen, documenten archiveren, procedures opmaken en up to date houden, …

Je biedt ondersteuning bij de implementatie en opvolging van uiteenlopende HR-projecten.

Je neemt de nodige initiatieven om jouw eigen expertise en know-how permanent up to date te houden inzake HR materie, zoals bijvoorbeeld opleiding volgen of nieuwsbrieven volgen inzake AI mogelijkheden in HR, inzake nieuwe regelgevingen, etc … 

Profiel :

• Je beschikt over een Bachelorsdiploma in Human Resources of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans.
• Integriteit en confidentialiteit staan voor u op de eerste plaats en zijn een absolute must.
• Je hebt sterke communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan zeer nauwkeurig werken en hebt aandacht voor details.
• Je hebt zin voor initiatief en ‘ziet werk’, je bent dynamisch en enthousiast, hands-on, proactief, leergierig, en een echte teamplayer.
• Je bent sterk klant- en oplossingsgericht, met een sterk begrip van de operationele behoeften en prioriteiten van de business.
• Je hebt affiniteit met IT en HR systemen, en MS Office (Word, PowerPoint en Excel). Ervaring met een ATS systeem, een LMS systeem, met applicaties van interimkantoren, met een applicatie van een sociaal secretariaat, etc zijn sterke troeven.
• Kennis van de sociale wetgeving is een sterk pluspunt.
• Je werkplek bevindt zich te Neder-Over-Heembeek (Vilvoordsesteenweg 233) op onze hoofdzetel. Anderzijds ben je ook wel typisch minimum één dag per week actief in onze site te Mollem (Asse). Je bent flexibel ingesteld om je te verplaatsen naar onze andere distributie-sites te Lokeren, Paal-Beringen, Jumet, Wommelgem en Roeselare naargelang de noden, en dit zowel tijdens de kantooruren, alsook af en toe tijdens de nachturen.

Aanbod :

• Je komt terecht in een dynamisch HR team dat nauw samenwerkt en betrokken is met de business.
• Voltijds kadercontract van onbepaalde duur (38u/week).
• Je beoefent een kaderfunctie binnen onze organisatie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen, zoals een bedrijfswagen met tankkaart, laptop, gsm, hospitalisatie- en groepsverzekering, ambulante zorgverzekering, een jaarlijkse target bonus, maaltijdcheques van 10€ per dag, sectorpremie. Telewerk is occasioneel mogelijk indien de agenda het toelaat. Naast de 20 wettelijke verlofdagen geniet je tevens van 10 extra-legale kaderverlofdagen.