Description de l’entreprise

Bepharbel Manufacturing est une société belge CDMO (Contract Development and Manufacturing Organisation) qui fournit des solutions complètes et intégrées pour le développement et la production de produits pharmaceutiques pour ses clients internationaux. Notre société produit plus de 40 produits finis dans 10 formes galéniques différentes, tant stériles que non stériles. Nos activités de développement et de production sont regroupées sur notre site de Courcelles.

Nous recherchons un(e) HR & Admin Officer à 80 % afin de garantir une gestion efficace et qualitative de la paie, de l’administration du personnel et d’un ensemble de supports administratifs essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.

Rejoindre Bepharbel Manufacturing, c’est intégrer une équipe dynamique où vivent des valeurs telles que l’évolution, l’engagement, la collaboration et la convivialité.

Description du poste

En tant que HR & Admin Officer à 80 %, vous assurez la gestion opérationnelle de la paie et de l’administration du personnel tout au long du cycle de vie des collaborateurs. Vous apportez également un support administratif à la Direction et participez au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

La fonction est résolument polyvalente, avec une répartition indicative de 75 % de votre temps de travail consacré aux activités RH et 25 % aux activités administratives.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la HR & Office Manager, la Direction, les managers et l’ensemble des équipes.

Dans notre PME, les journées ne se ressemblent pas toujours. Vous appréciez de passer d’un sujet à l’autre, de répondre à une demande imprévue tout en gardant le cap sur vos priorités, et de trouver rapidement des solutions concrètes. Cette agilité fait partie intégrante de notre manière de travailler, dans un cadre collaboratif et respectueux.

Vos responsabilités

Support RH – ± 75 % de la fonction

Gestion de la paie et administration du personnel

· Collecter, contrôler et préparer les informations nécessaires au traitement correct et ponctuel de la paie des ouvriers et employés.

· Vérifier les calculs du secrétariat social, valider les paiements et répondre aux demandes de la comptabilité et des collaborateurs relatives aux salaires.

· Être le point de contact du personnel pour toutes les questions RH.

· Préparer les contrats, avenants et conventions ; suivre les congés, avantages, assurances, formations et données des collaborateurs.

· Gérer le suivi des absences pour maladie et des accidents du travail : certificats médicaux, demandes de contrôle médical, déclarations à l’assureur, suivi des reprises, …

· Gérer les dossiers liés notamment aux aides à l’emploi, interruptions de carrière, … dans le respect de la législation sociale.

· Mettre à jour les bases de données RH, produire les reportings utiles et veiller à l’application des procédures internes.

Recrutement et intégration

· Soutenir le processus de recrutement : publication des annonces, tri des candidatures, organisation des entretiens et retours aux candidats.

· Accompagner les collaborateurs tout au long de leur parcours, de l’accueil jusqu’au départ : intégration des nouveaux arrivants, suivi via des entretiens réguliers, formalités de sortie, …

· Gérer les intérimaires et étudiants en collaboration avec les managers et nos partenaires externes : demandes de personnel, prolongations, suivi des prestations, …

· Participer activement au comité évènements.

Support administratif – ± 25 % de la fonction

Support administratif à la Direction et à l’organisation

· Accueillir certains visiteurs de la Direction et assurer leur prise en charge : préparation des salles de réunion et service lors des réunions et visites (boissons, lunch, …).

· Gérer les réservations pour la Direction et les visiteurs : lunchs, restaurants, vols, hôtels, déplacements, …

· Organiser la logistique de certaines réunions et visites importantes : salles, matériel, catering, …

· Gérer la boîte mail générale et contribuer au suivi de l’agenda du CEO.

· Assurer le suivi des documents officiels : circulation pour validation et signature, classement, archivage et gestion documentaire.

· Assurer la réception et le dispatch du courrier entrant.

· Diffuser certaines communications internes et apporter un support administratif transversal selon les besoins de l’entreprise.

La liste des responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus est non exhaustive. En fonction des besoins de l’entreprise et de l’évolution de la fonction, vous pourrez être amené(e) à prendre en charge d’autres missions en lien avec votre rôle et vos compétences.

Votre profil

• Vous disposez d’un bachelier en gestion des ressources humaines, droit social, secrétariat de direction ou d’une expérience équivalente.

• Vous avez au minimum 5 ans d’expérience en payroll, administration du personnel, ressources humaines ou secrétariat de direction.

• Vous maîtrisez la législation sociale belge et les principes de gestion de la paie. Une connaissance de SAM, Level 5, Expert Salary, ESS de Partena ou d’outils similaires est un atout.

• Vous avez une réelle affinité avec les chiffres et maîtrisez Excel ; vous êtes également à l’aise avec le Pack Office et les outils de communication, de planification et de gestion documentaire.

• Vous communiquez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et faites preuve de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles.

• Vous êtes à l’aise avec un régime de travail à 80 % et appréciez une fonction dans laquelle les activités RH constituent le cœur de votre quotidien tout en conservant une dimension administrative variée.

  
  

Ce qui fera la différence

Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personnalité qui se reconnaît dans un environnement PME :

• Vous aimez les fonctions variées, le concret et le contact humain, avec des interlocuteurs aussi bien sur le terrain qu’à la Direction.

• Vous êtes organisé(e), fiable et attentif(ve) aux détails, tout en restant pragmatique lorsque les priorités évoluent.

• Vous savez vous adapter rapidement, gérer plusieurs demandes simultanément et reprendre facilement un dossier après une interruption.

• Vous travaillez avec réactivité et sang-froid, sans perdre le sens du service ni la qualité de votre suivi.

• Vous êtes débrouillard(e) et autonome : vous aimez gérer vos dossiers de A à Z et savez avancer sans attendre qu’on vous indique chaque étape.

• Vous avez l’esprit d’équipe, prenez des initiatives et recherchez naturellement des solutions.

Pourquoi nous rejoindre

• Un contrat à 80 %, avec une répartition du temps de travail à convenir ensemble, au sein d’une entreprise pharmaceutique belge à taille humaine.

• Un environnement de travail collaboratif, inclusif et convivial.

• Une fonction centrale, variée et utile au quotidien de l’entreprise.

• Une fonction majoritairement orientée RH, avec une dimension administrative permettant de conserver une grande polyvalence.

• La possibilité de contribuer à des projets RH concrets et à l’amélioration continue de nos pratiques.

• Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.