Functietitel Coördinator Financien en Administratie
Organisatie ViaDonBosco
Activiteitendomein VIA Don Bosco is een Belgische NGO die zich inzet voor het recht op onderwijs. Om jongeren en jongvolwassenen te ondersteunen in hun zoektocht naar een waardig bestaan, werken we samen met technische en beroepsscholen in Afrika en Latijns-Amerika. Deze scholen focussen op het versterken van de professionele en sociale vaardigheden van jongeren en begeleiden hen naar de arbeidsmarkt. Ook in België blijven we niet stilzitten: via wereldburgerschapseducatie begeleiden we jongeren wereldwijd in hun groei tot kritische en solidaire burgers.
www.viadonbosco.org
Functiebeschrijving
Hebt u zin voor administratief en financieel beheer en werkt u graag in een internationale omgeving?
Spreekt het idee u aan om te werken in een waardengedreven organisatie, samen met een team van geëngageerde collega’s? Dan is de functie van Financieel & Administratief Coördinator bij een NGO voor internationale samenwerking iets voor u
De coördinator speelt een centrale rol in het sturen, begeleiden en verbinden binnen de organisatie. Hij/zij zorgt voor strategische coherentie, een vlotte organisatie en een collaboratieve dynamiek binnen zijn/haar departement, in nauwe samenwerking met de andere teams en de directie.
Als klankbord – luisterend, verduidelijkend en versterkend – en als stimulerende sparringpartner met een kritische blik, wekt de coördinator vertrouwen, geeft duidelijke richting, mobiliseert de krachten van het team rond een gedeelde visie, anticipeert op noden, volgt de werklast op en bevordert een cultuur van feedback en ontwikkeling.
Hij/zij zorgt voor een vlotte informatiecirculatie, vertegenwoordigt de organisatie intern en extern, en draagt actief bij aan het voorkomen van spanningen, het beheren van prioriteiten en de globale kwaliteit van de activiteiten.
Als financieel en administratief coördinator rapporteert u rechtstreeks aan de directrice en neemt u deel aan het dagelijks beheer. U bent verantwoordelijk voor het behalen van meerjaren-doelstellingen op basis van een duidelijke begroting. Hiervoor leidt u een team van vier medewerkers en staat u in voor de efficiëntie van de organisatie en de opvolging van de activiteiten van uw team. U overlegt regelmatig met andere diensten om een correcte verantwoording van de middelen te garanderen.
Financiën
U bent verantwoordelijk voor:
- De voorbereiding en uitvoering van het financieel beleid van de organisatie, in overleg met het directiecomité.
- Het opstellen, opvolgen en bijsturen van jaarlijkse en meerjarige begrotingen.
- Het financiële luik van subsidiedossiers en de correcte communicatie van financiële gegevens en rapporten aan overheden, donoren en schenkers.
- De structuur van de boekhouding en het beheer van het extern boekhoudkantoor. Kennis van analytische boekhouding is vereist om controleprocedures en noodzakelijke rapporten op te stellen. U produceert tevens betrouwbare financiële rapporten.
- De voorbereiding en begeleiding van interne en externe audits.
- Het opzetten en bewaken van nalevingsprocedures (juridisch, fiscaal, sociaal, schenkers).
- Het identificeren en beheren van financiële risico’s (kaspositie, wisselkoers, boekhoudfouten) en het optimaliseren van het financieel beheer.
- Het onderhouden van relaties met banken, auditors, overheden en schenkers.
Administratie
- U volgt de wetgeving voor vzw’s op (inclusief de wet op overheidsopdrachten) en zorgt voor de uitvoering van de nodige administratieve procedures; u beschikt over een grondige kennis hiervan of kan die snel verwerven.
- U superviseert de administratieve processen van de organisatie (contracten, verzekeringen, overeenkomsten en interne administratieve processen).
- U bent verantwoordelijk voor de optimalisatie van de financiële, administratieve en IT-tools (boekhoudsoftware, ERP, dashboards, enz.).
- U coördineert het logistiek beheer van de organisatie, van voorraadbeheer tot gebouwenbeheer.
- U vertaalt financiële informatie in duidelijke analyses voor niet-specialisten binnen de organisatie.
Personeelsbeheer
- U onderhoudt een constructieve en efficiënte werkrelatie met de directie en collega’s van VIA Don Bosco, en bent bereid junior medewerkers te begeleiden en te coachen, waarbij u het goede voorbeeld geeft en anderen inspireert door uw houding.
- U plant en stuurt de activiteiten van de financiële en administratieve diensten, inclusief coaching en evaluatie van uw directe medewerkers.
- U zorgt voor permanente vorming van de teamleden op vlak van financiën en administratie, in lijn met de gemeenschappelijke doelstellingen.
Profiel
- U beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Minstens vijf jaar ervaring in een leidinggevende/coördinerende functie (gelijkwaardig) in de sector ontwikkelingssamenwerking of in een financiële functie.
- U hebt kennis van Belgische boekhoudkundige en financiële normen (boekhoudplan, wettelijke verplichtingen van vzw’s, interne controle).
- U hebt kennis van grondige begrotingsbeheer: opmaak, opvolging en analyse van begrotingen met meerdere bronnen (subsidies, giften, projecten).
- U hebt kennis van het regelgevend en fiscaal kader van NGO’s/vzw’s (btw, rapportering aan overheden, basis sociale wetgeving).
U beschikt over diepgaande kennis en competenties inzake:
- Regels van financiële naleving (intern, schenkers, externe audits) en de capaciteit om de naleving ervan te garanderen.
- Procedures van overheidsopdrachten en aankoopbeheer, indien relevant.
- Beheer van internationale geldstromen (transfers naar partners in het Zuiden, wisselkoersrisico’s, bankcontroles).
- Juridisch kader van verenigingsgovernance (aansprakelijkheid van bestuurders, transparantieverplichtingen, jaarrekeningen).
Ervaring met SalesForce of de capaciteit dit snel aan te leren is een vereiste.
Leiderschapskwaliteiten:
- U beschikt over een uitstekend analytisch en strategisch inzicht.
- U bent resultaatgericht en oplossingsgericht en hecht groot belang aan transparantie.
- U bent flexibel, stressbestendig en kan omgaan met verandering en tegenslagen.
- U streeft voortdurend naar verbetering en excellentie.
- U kan een team coördineren en samenwerking stimuleren. U weet het team rond gedeelde doelstellingen te verenigen zonder autoritair te zijn.
- U coacht teamleden op een aangepaste manier, geeft verantwoordelijkheid en stemt uw communicatiestijl af op de persoon.
- U bent discreet en respecteert vertrouwelijkheid (o.a. m.b.t. financiële gegevens, lonen, contracten …).
VIA Don Bosco is een Belgische nationale NGO met partners in Europa, Afrika en Latijns-Amerika. Daarom verwachten we van u:
- Een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans. Kennis van Engels en Spaans is een pluspunt.
- Bereidheid om af en toe naar partnerlanden te reizen in het kader van uw werk.
- Affiniteit met de NGO-sector en een duidelijke interesse in de missie, visie en waarden van VIA Don Bosco.
Werkregime: Voltijds
Plaats van tewerkstelling: Brussels
Indiensttreding: Zo snel mogelijk
Selectieprocedure Bezorg ons je CV en motivatiebrief zo snel mogelijk.
