Officer & Administration Coordinator - Mercy Ships - Antwerpen

Functietitel Officer & Administration Coordinator 

Organisatie Mercy Ships 

Activiteitendomein Mercy Ships zet ziekenhuisschepen in om mensen in Afrika toegang te geven tot veilige, gratis chirurgische zorg. Tegelijk werken we samen met lokale partners aan het duurzaam versterken van de gezondheidszorg, onder meer door opleiding, training en capaciteitsopbouw. Zo willen we niet alleen individuele levens veranderen, maar ook bijdragen aan structurele verandering in de gezondheidszorg www.mercyships.be

Functiebeschrijving

Een sterke organisatie achter de schermen maakt meer impact vooraan mogelijk. Mercy Ships België is in groei en ontwikkeling. In ons kleine, warme team kennen collega’s elkaar goed en zijn de lijnen kort. Als Office & Administration Coordinator zorg jij ervoor dat collega’s, vrijwilligers en het team goed ondersteund worden en zich maximaal op onze missie kunnen richten. Je combineert breed office management met administratie, directieondersteuning en de coördinatie van kantoor- en thuisvrijwilligers.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en pakt aan wat nodig is. Van agenda’s en afspraken tot verzekeringen, klassement, leveranciers, praktische IT-vragen en administratieve opvolging: jij zorgt dat collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerde werkplek en betrouwbare ondersteuning.

• Je beheert de dagelijkse kantoorwerking zelfstandig en met veel autonomie: van leveranciers en kantoorbenodigdheden tot klassement en praktische IT-vragen. Je brengt structuur aan, ziet wat nodig is en zorgt dat praktische en administratieve processen goed functioneren.
• Je rapporteert aan de directeur en stemt af over prioriteiten, voortgang, knelpunten en zaken die besluitvorming vragen. Daarnaast ondersteun je bij agenda’s, afspraken, bezoeken, documenten en uiteenlopende organisatorische taken.
• Je neemt een breed pakket administratieve taken op en bewaakt mee dat dossiers, deadlines en informatie correct worden opgevolgd.
• Je coördineert administratieve taken van vrijwilligers die op kantoor of van thuis uit werken.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers, leveranciers en bezoekers en neemt waar nodig algemene telefoontjes mee op.

Profiel

Een zelfstandige en betrokken organisator die graag verantwoordelijkheid neemt, structuur brengt en oplossingen ziet. Je werkt nauwkeurig, discreet en servicegericht en voelt je thuis in een organisatie in ontwikkeling, waar niet alles vastligt en je zelf initiatief neemt.

• Je hebt enkele jaren relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans en beschikt over een goede kennis van het Engels.
• Je werkt vlot met Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Word, Excel en Teams. Ervaring met SharePoint is een plus en je staat open voor efficiënte digitale werkwijzen.
• Je herkent je in de missie en waarden van Mercy Ships en kunt je verbinden met onze christelijk geïnspireerde identiteit.

Werkregime: deeltijds (20u tot 26u per week), idealiter verspreid over vier of vijf dagen. Binnen de afgesproken werkdagen is enige flexibiliteit mogelijk, rekening houdend met de noden van het kantoor en het team.

Plaats van tewerkstelling: Je werkt bij voorkeur voornamelijk vanuit ons kantoor in Antwerpen; occasioneel thuiswerk is mogelijk wanneer de taken dit toelaten. 

Selectieprocedure Bezorg ons je CV en motivatiebrief zo snel mogelijk.

Ter info : in deze organisatie zijn reeds E@W ambassadeurs aktief. Ook is deze organisatie constant op zoek naar nieuwe vrijwilligers. Momenteel is men dringend op zoek naar een vrijwilliger voor haar mageziijn in Merksem. 

Neem ivm deze vacature of haar vrijwillgerswerking contact op met Inge Overmeer via  inge.overmeer@mercyships.org .