Onthaalmedewerker 50% (functieklasse C)- SCH I 344

KASK & Conservatorium wil een veilige en zorgzame leer- en werkomgeving voor studenten en medewerkers creëren met aandacht voor de noden en drempels van diverse doelgroepen.  

We moedigen jou aan om te solliciteren en houden in het selectieproces enkel rekening met je kwaliteiten, mogelijkheden en competenties. 

Je maakt deel uit van het team onthaalmedewerkers van KASK & Conservatorium. Samen met je collega’s zorg je voor een goede werking van de onthalen tijdens de openingsuren en bied je studenten, collega’s en bezoekers een toegankelijk en vriendelijk welkom.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt op de campus en draagt bij aan een vlotte dienstverlening. Je bent verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken eigen aan het onthaal. Daarbij maak je vlot gebruik van de nodige digitale toepassingen.

Je stemt de werking van het onthaal af met de verantwoordelijke. De onthalen zijn gevestigd op campus Bijloke en campus Grote Sikkel (centrum Gent).

Takenpakket

• Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor bezoekers van de campus; je verwelkomt, informeert en verwijst gericht door.
• Je beantwoordt en verwerkt telefonische oproepen en e-mails op een heldere en vriendelijke manier.
• Je volgt interne en externe briefwisseling op en zorgt voor een correcte verwerking en verdeling van leveringen.
• Je beheert ontleenbare sleutels en toegangen tot lokalen en auditoria.
• Je verzorgt de bewegwijzering bij activiteiten en houdt communicatieborden en affichage actueel.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan het decanaat en vakgroepen, bijvoorbeeld bij de opvolging van dossiers (zoals jobstudenten).
• Je bent aanspreekpunt voor meldingen over gebouwenonderhoud, schoonmaak en eerste hulp en veiligheid.
• Je houdt toezicht op de centrale inkomhallen en draagt bij aan een veilige en aangename omgeving.
• Je werkt nauw samen met je team en met collega’s van andere diensten en ondersteunt waar nodig.

Profiel

• Je bent klantvriendelijk en dienstverlenend ingesteld, je werkt graag met en voor mensen.
• Je hebt een open en inclusieve houding en gaat respectvol om met diversiteit.
• Je bent vlot in de omgang en communiceert helder en respectvol, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van het Engels is belangrijk gezien de internationale context.
• Je gaat makkelijk om met onverwachte situaties en schakelt vlot tussen verschillende taken.
• Je werkt ordelijk en nauwkeurig bij het opvolgen van administratieve taken.
• Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Word, Excel en Outlook. Nieuwe toepassingen schrikken je niet af.
• Je werkt graag zelfstandig maar werkt evengoed graag in teamverband.
• Je bent flexibel en past je vlot aan bij veranderingen in taken, werkplek of planning.
• Je bent leergierig en toont interesse voor het volgen van bijkomende opleidingen (bv. rond EHBO en veiligheid).
• Je hebt interesse voor de kunsten en een positieve betrokkenheid naar jonge kunstenaars.

Aanbod

We bieden een deeltijdse contractuele aanwerving met een volume van 50%. Je contract start ten vroegste met ingang van 01-11-2026, voor onbepaalde duur.

Je werkt 19u per week, de invulling van het werkrooster kan variëren en gebeurt in samenspraak met het team.

Je verloning als onthaalmedewerker (functieklasse C) is op basis van aantoonbare relevante ervaring. Toekenning van je anciënniteit gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.  

Extra:

- aanvullend pensioen 

- afhankelijk van je gezinstoestand, krijg je een haard- of standplaatstoelage

- terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding

- internetvergoeding van €20 per maand

- 36 dagen vakantie per volledig kalenderjaar voor een voltijdse tewerkstelling

- alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen

- een gevarieerd sportaanbod 

- korting bij het studentenrestaurant

- voordelige aansluiting de hospitalisatieverzekering van Ethias

Interesse?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie:

- Je bent een personeelslid van HOGENT en bent eerder geworven via een externe publicatie met volledige selectieprocedure.

- Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.

- Je bent minstens in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs, of gelijkgeschakeld, of gelijkwaardig.

Kandideren gebeurt via onderstaande link. Solliciteren kan t.e.m. 18-09-2026, alleen tijdige sollicitaties worden aanvaard. Je kandidaatstelling moet jouw cv en een motivatiebrief bevatten. 

De procedure start met een preselectie op basis van de toelatingsvoorwaarden en de profielvereisten Als je daaraan voldoet kan je uitgenodigd worden voor een selectiegesprek. Als er na de eerste selectiegesprekken geen definitieve keuze kan worden gemaakt, kan een tweede gespreksronde georganiseerd worden. 

De selectiegesprekken zullen plaatsvinden begin oktober 2026. Laat het ons weten als er aanpassingen nodig zijn om de selectiegesprekken op een voor jou toegankelijke manier te organiseren. 

Contacteer Rilke voor vragen via mail: rilke.broekaert@hogent.be