Payroll specialist

• Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Human Resources
• Tewerkstellingspercentage: 100%
- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met 15-11-2026 (DD/MM/YYYY) Jouw opdracht
• Je ondersteunt en bewaakt de correcte verwerking van de salaris – en personeelsvoordelenadministratie in overeenstemming met interne procedures en externe regelgeving, met bijzondere aandacht voor complexe payrollmateries, rapportering, en uitzonderingsdossiers;
• Je voert diepgaande kwaliteitscontroles en analyses uit op de payrollverwerking en payrolldata (o.a. herberekeningen, actief/niet-actief betaald, ziekte
- en werkhervattingen, woon-werkverkeer, anomaliedetectie en reconciliaties) met het oog op maximale datakwaliteit en compliance;
• Je levert inhoudelijke beleids
- en projectondersteuning binnen Compensation & Benefits en ondersteunt de verdere uitbouw en optimalisatie van payroll-, verloning
- en benefitprocessen;
• Je ondersteunt de SAP payroll-omgeving door actief bij te dragen aan testscenario’s, validaties, procesverbeteringen en implementaties binnen payroll en HR-systemen;
• Je voert data-analyses en rapporteringen uit ter ondersteuning van management, beleid en interne/externe stakeholders;
• Je werkt binnen Compensation & Benefits, mee aan onder meer complexe payrollthema’s, complexe payroll
- en benefitdossiers met inbegrip van tweede pijler pensioenen;
• Je verstrekt gespecialiseerde informatie en ondersteuning aan medewerkers, leidinggevenden en externe instanties, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt actief mee aan digitalisering, procesoptimalisatie en de implementatie van vernieuwingen binnen salarisadministratie en Compensation & Benefits;
• Je bouwt expertise op binnen specifieke HR, payroll en benefits domeinen en zet deze gericht in binnen een advies
- en ondersteuningsrol naar de organisatie toe;
• Je staat mee in voor de correcte en tijdige DMFA
- en DMFAUp-aangiften. Je analyseert notificaties en anomalieën, onderzoekt verschillen, verwerkt of bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert de aangiftegegevens met openstaande RSZ-bedragen, boekhouding en relevante externe facturen.
• Je beheert afrekeningseenheden en analyseert de aansluiting tussen payroll
- en boekhoudgegevens, onder meer via simulatie
- en boekingsruns. Je beoordeelt wanneer retroactieve aanpassingen noodzakelijk en verantwoord zijn en bewaakt de impact ervan op eerdere payrollperiodes.
• Je beheert periodieke payrollparameters, zoals indexconstanten, werkgeversbijdragen, beursbedragen, betaaldagen en bruto-netto-informatie. Je analyseert de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op verschillende personeelsgroepen en valideert de uitkomst vóór toepassing in payroll.
• Je test en valideert wijzigingen in de payrollomgeving, waaronder upgrades, Jira-ontwikkelingen, nieuwe looncodes en andere systeemaanpassingen. Je vergelijkt resultaten vóór en na wijziging, analyseert verschillen en beoordeelt of de payrollberekening functioneel correct blijft.
• Je werkt mee naar oplossingen te zoeken om nieuwe wetgeving en beleid te implementeren in het SAP-systeem.
• Je ondersteunt proactief de teamleider en werkt nauw samen met collega’s binnen Salarisadministratie, Personeelsadministratie en andere ondersteunende diensten. Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Sergeant Peter via p.sergeant@ugent.be. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel
Kennis en ervaring Om voor de functie van Payroll specialist & Benefits Analyst in aanmerking te komen, beschik je over een combinatie van payrollkennis, systeemexpertise, analytisch inzicht en een goede affiniteit met proces
- en beleidsmatige ondersteuning. Profielvereisten
• Je beschikt bij voorkeur over een diploma in HR, handelswetenschappen, fiscaliteit, economie, accountancy of een gelijkaardige richting;
• Je hebt een grondige kennis van Belgische loonadministratie, sociale wetgeving, payrollprocessen evenals personeelsvoordelen (verzekeringen, pensioenen, alternatieve vormen van verloning);
• Je beschikt over praktische ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll, SuccessFactors of gelijkaardige HR-systemen;
• Je hebt ervaring met rapportering, dataverwerking en data-analyse binnen een HR
- of payrollcontext;
• Je bent vertrouwd met courante softwaretoepassingen, in het bijzonder Excel, Power Query/Power Excel en Power BI;
• Je hebt sterke affiniteit met digitalisering, systeemondersteuning en procesoptimalisatie binnen HR-omgevingen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en werkt vlot samen met HR, IT, leidinggevenden en externe instanties;
• Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke personeels
- en looninformatie;
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een goede kennis van het Engels vormt een pluspunt. Relevante ervaring
• Je beschikt bij voorkeur over minstens 5 jaar relevante ervaring binnen payroll, HR-administratie of Compensation & Benefits;
• Ervaring binnen een grote, complexe, matrix gedreven organisatie (publieke sector, onderwijs, zorg, overheid, multinational …) waar verschillende statuten, regelgeving en systemen samenkomen, vormt een belangrijke meerwaarde;
• Ervaring met projectwerking, changeprocessen, systeemimplementaties of testomgevingen is een pluspunt;
• Kennis van een overheids
- of universitaire context is een troef, maar zeker geen vereiste. Vaardigheden en attitudes
• Je beschikt over sterke analytische vaardigheden en bent in staat complexe payroll
- en HR-data kritisch te interpreteren, te controleren en te vertalen naar bruikbare inzichten en rapporteringen;
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met een sterke focus op datakwaliteit, compliance en procesbetrouwbaarheid;
• Je denkt procesmatig en werkt actief mee aan de optimalisatie en verdere digitalisering van payroll
- en HR-processen;
• Je bent in staat zelfstandig complexe dossiers en analyses op te nemen, maar functioneert eveneens sterk binnen een multidisciplinair team;
• Je beschikt over sterke communicatieve en ondersteunende vaardigheden en kan complexe payroll
- en compensationmateries helder toelichten aan diverse stakeholders;
• Je neemt initiatief, werkt proactief en denkt oplossingsgericht mee over verbeteringen en beleidsmatige vraagstukken;
• Je bent leergierig en bereid om je verder te verdiepen in gespecialiseerde domeinen binnen payroll, Compensation & Benefits en HR-systemen;
• Je gaat discreet en professioneel om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent mens
- en waarde-gedreven; integriteit en ethiek staan centraal in je denken en handelen. Wat bieden wij jou? Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning. De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent). Daarnaast krijg je:
• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• mogelijkheid tot fietslease
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, … Interesse? Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master. Bezorg ons ten laatste op 15-11-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.