Administration & Events Coordinator

Compagnie / Projet Vous recherchez un poste intérimaire stimulant, polyvalent et enrichissant, où l’initiative personnelle est encouragée ? Alors cette offre est pour vous La mobilité ne se limite pas à se déplacer d’un point à un autre. Elle façonne nos liens, rapproche les communautés et nous permet de poursuivre ce qui compte vraiment. Chez Stellantis, nous formons une constellation de 14 marques automobiles emblématiques
- dont 11 au Belux
- et de deux marques de mobilité, unies par une ambition commune : mettre la technologie et l’innovation au service de la liberté de choix de nos clients, tout en créant de la valeur pour l’ensemble de nos parties prenantes. ‘WE MOVE PEOPLE WITH BRANDS AND PRODUCTS THEY LOVE AND TRUST’

Nous offrons
une fonction comme ‘Administration & Events Coordinator’ (M/V/X) Une mission intérimaire au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique et variée. Functions Principales responsabilités
• Gestion de projet Vous assistez administrativement les Event Managers dans la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi d’événements (physique, hybride ou digital), qu’ils soient retail, B2B, B2C ou internes. Vous intervenez de A à Z, de l’offre jusqu’au suivi, avec des tâches variées avant, pendant et après l’événement :
• Logistique & préparations :
• Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
• Planification et sélection des véhicules avec les marques et ordres de transports
• S'assurer que le bon matériel promotionnel est disponible sur place
• Suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, techniciens audiovisuels, etc.)
• Suivi budgétaire :
• Suivi des coûts et respect du budget alloué
• Gestion administrative selon les procédures internes (création de PO, suivi des paiements fournisseurs, etc.)
• Communication : Tâches diverses en soutien de l’équipe;
• Gestion des invitations (mise à jour des listes de participants dans Excel, encodage dans notre outil en ligne)
• Suivi des inscriptions et relances, en collaboration avec les équipes concernées
• Gestion du matériel :
• Commande de matériel auprès des fournisseurs attitrés (beachflags, roll-ups, etc.)
• Planification des mises à disposition et restitution
• En fonction de la participation et de la charge de travail en amont et pendant l’evenement, une éventuelle présence lors des événements peut être demandée. Cela dépendra également du profil et des compétences du candidat.
• Support à la préparation du Salon de l’Auto (8 – 17 janvier 2027)
• Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
• Coordination avec les fournisseurs en collaboration avec les Event Managers de Stellantis
• Coordination interne et échanges d’informations avec les différentes marques
• Suivi budgétaire et comptable, ainsi que les tâches administratives associées, dans le respect des procédures internes. Profil & Conditions Nous recherchons un(e) collaborateur disponible rapidement jusqu’au 15 mars 2027, disposant des qualités suivantes :
• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un(e) excellent(e) team player
• Attitude proactive et orientée solutions
• Excellentes compétences relationnelles
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus
• Bonnes connaissances comptables
• Capacités organisationnelles
• Résistance au stress et capacité à gérer les délais
• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible)
• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout
• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire
• Permis B Vous souhaitez donner un nouvel élan à votre carrière ? Postulez dès maintenant. Nous vous garantissons un suivi rapide. #MarvestingBelgique