PROJECT ADMINISTRATION OFFICER

Heb je oog voor detail en een passie voor projectadministratie? Werk je graag nauwkeurig en efficiënt in een dynamische omgeving? Dan ben jij de administratieve kracht die ons team nodig heeft Als project administration officer zorg jij ervoor dat alles administratief op wieltjes loopt, zodat het projectteam zich op de inhoudelijke doelen kan focussen. Doelstelling Als project administration officer binnen het team International Business Transformation ondersteun je de administratieve en organisatorische werking van onder andere de Europese projecten Crossroads, CrossS3 en CrossWise. Je zorgt ervoor dat projectdocumentatie, overlegmomenten en rapporteringen zorgvuldig worden voorbereid en opgevolgd. Zo help je de projectmanagers en partners om de projecten efficiënt uit te voeren en de vooropgestelde resultaten te behalen. Als project administration officer kom je terecht in een klein, gemotiveerd team waarin collega’s nauw samenwerken, kennis delen en elkaar ondersteunen. Je neemt zelf initiatief en bouwt mee aan de verdere ontwikkeling van de werking. Wat ga je doen?
• Je ondersteunt de voorbereiding, planning en opvolging van projectvergaderingen en overlegorganen. Je verzorgt praktische afspraken, stelt agenda’s en verslagen op en volgt actiepunten mee op.
• Je helpt bij het opstellen en actualiseren van overzichtsdocumenten (bv. timing van voortgangsrapportages, budgetten en projectplanningen). Voor de financiële rapportering werk je nauw samen met de projectcel van POM West-Vlaanderen.
• Je helpt bij de praktische organisatie van projectactiviteiten, zoals partnerbijeenkomsten, infosessies, workshops en evenementen.
• Je beheert en structureert de projectdocumentatie, waaronder projectaanvragen, overeenkomsten, correspondentie, bewijsstukken en andere relevante documenten.
• Je biedt ondersteuning bij de administratieve verwerking van subsidie
- en projectdocumenten, partnerovereenkomsten, offertes, opdrachten en contracten.
• Je staat in voor een correcte en professionele communicatie met interne en externe stakeholders (bv. lokale overheden, bedrijven en andere partners) in functie van de administratieve opvolging van de projecten.
• Je waakt mee over een volledige, correcte en tijdige administratieve opvolging van de projecten en denkt actief mee na over efficiënte werkmethodes en de verbetering van administratieve processen. Functieprofiel
• Je houdt van administratie, bent organisatorisch sterk en werkt graag in een ondersteunende rol.
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans of de wil om hierin bij te scholen is belangrijk, gezien de internationale context van de projecten.
• Je werkt nauwkeurig en planmatig. Je hebt oog voor detail.
• Je beschikt over een goede kennis van Microsoft Office (Word, Outlook en Excel).
• Je bent klantgericht, werkt graag samen met collega’s en projectpartners en gaat op een constructieve manier om met uiteenlopende vragen en deadlines.
• Je stelt je integer en diplomatisch op en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je kan zelfstandig werken, bent flexibel, stelt prioriteiten en neemt initiatief om taken op tijd en correct af te ronden.
• Je bent bereid om je occasioneel te verplaatsen en deel te nemen aan vergaderingen of evenementen buiten de gebruikelijke kantooruren. Je bent bereid tot occasioneel avondwerk tijdens de weekdagen (in functie van events georganiseerd door POM West-Vlaanderen).
• Ervaring met Europese projecten, subsidieprogramma’s of projectadministratie is een pluspunt. Plaats van tewerkstelling Marke (Kasteel Blommeghem). In de loop van 2027 is een verhuis naar Campus ’t Hooghe in Kortrijk voorzien. Occasionele verplaatsingen binnen Vlaanderen, Wallonië en naar Frankrijk maken deel uit van je opdracht. Wat bieden we jou
• Een halftijds contract van bepaalde duur (19 uur per week) tot en met 22 december ‘28.
• Competitieve verloning (bruto maandsalaris B1 aan indexering september ’26: € 3.120,78
- € 4.212,15).
• Extra voordelen zoals eindejaarspremie, vakantiegeld, maaltijdcheques (€8)
• 35 verlofdagen, glijdende werkuren en de mogelijkheid tot telewerk.
• Een inspirerende en dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei en innovatie. Deelnemingsvereisten
• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig EN hebt minstens vier jaar professionele ervaring in een functie hebben waarbij je verantwoordelijk was voor 3 administratieve dossieropvolging of administratieve projectopvolging. Deze ervaring blijkt uit het curriculum vitae en of de motivatiebrief.
• OF je beschikt over een bachelor diploma in een administratieve richting (bedrijfsmanagement, event en projectmanagement, office management …).
• Je beschikt over een rijbewijs B. Algemene aanwervingsvereisten
• Je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passende gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder mag zijn dan drie maanden.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.
• Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk.
• Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. Selectieprocedure
• Preselectieproef: Bij meer dan 10 geldige kandidaturen wordt er een eliminerende proef georganiseerd.
• Inhoudelijke proef: (weging 40) waarbij de kennis en/of vaardigheden worden getest aan de hand van inhoudelijke vragen, een casestudie … Om te slagen en over te gaan naar de mondelinge proef behaal je minimum 60%.
• Een competentiegericht interview (weging 60) Om te slagen voor de mondelinge proef en opgenomen te worden in de wervingsreserve (2 jaar) moet je ook minimum 60% behalen voor de mondelinge proef. Interesse? Bezorg ons ten laatste op 30 november 2026 je kandidatuurstelling met gedetailleerd cv, een motivatiebrief en een kopie van je diploma via vacature@pomwvl.be. In het geval we slechts een beperkt aantal kandidaturen ontvangen, kan deze termijn verlengd worden. Vragen? Voor vragen over de functie-inhoud kan je terecht bij Wouter Baekelant, manager International Business Transformation (Wouter.
Baekelant@pomwvl.be). Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij Sofie Hinderyckx, HR manager, via sofie.hinderyckx@pomwvl.be.