Allround Assistent

OVER DIMONTURA Dimontura Holding BV is een ondernemende holding die bedrijven, activiteiten en projecten samenbrengt, ontwikkelt en verder uitbouwt. De organisatie werkt vanuit twee complementaire pijlers: de Family Office en de Operating Office. FAMILY OFFICE Het strategische niveau van Dimontura: overnameopportuniteiten, aankoop en verkoop van ondernemingen, financieringen, investeringen, partnerships, participaties en lange-termijnontwikkeling. In deze omgeving kan worden gewerkt met grote financiële belangen en strikt vertrouwelijke informatie. OPERATING OFFICE De dagelijkse praktijk: klanten, projecten, medewerkers, leveranciers, partners, planning en operationele activiteiten. Binnen de groep kunnen verschillende activiteiten tegelijk lopen, waaronder dienstverlening, techniek, interieur, logistiek, transport en warehousing. Dit is geen omgeving waarin elke dag hetzelfde verloopt. Sommige dagen zijn strategisch, andere operationeel. Soms gaat het om een belangrijke transactie; soms om een praktische planning die dezelfde ochtend nog moet worden opgelost. DE FUNCTIE Als Onthaalmedewerker & Executive Assistent ben je een belangrijke schakel tussen de CEO, de bedrijven binnen de groep, medewerkers, klanten, partners en externe partijen. Je combineert onthaal en communicatie met executive ondersteuning, projectopvolging en persoonlijke organisatie. Je voert niet alleen uit wat gevraagd wordt. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en neemt initiatief. Je zorgt dat de juiste zaken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. JOUW ROL IN DE PRAKTIJK Onthaal & communicatie Inkomende calls beantwoorden en filteren, afspraken maken, mailverkeer organiseren, uitgaande communicatie verzorgen en opvolgen wat dringend of belangrijk is. Agenda & prioriteiten Zakelijke en persoonlijke agenda's structureren, reistijd en rustmomenten meenemen, prioriteiten bewaken en aangeven wanneer een planning niet realistisch is. Executive support Meetings voorbereiden, presentaties en documenten ondersteunen, actiepunten opvolgen, deadlines bewaken en de CEO voorzien van een transparant overzicht. Projectmanagement Lopende dossiers structureren, betrokken partijen opvolgen, voortgang bewaken en zorgen dat openstaande acties niet tussen de plooien vallen. DIMONTURA HOLDING BV 2 PRIVÉ, REIZEN & WORK-LIFE BALANCE De functie beperkt zich nadrukkelijk niet tot zakelijke ondersteuning. Het dagelijkse leven van de CEO bestaat uit een combinatie van ondernemerschap, meetings, reizen, events en persoonlijke verplichtingen. Jij helpt mee om die agenda als één werkbaar geheel te organiseren.
• Persoonlijke afspraken en praktische regelingen inplannen en opvolgen.
• Privé
- en zakelijke agenda's op elkaar afstemmen.
• Reserveringen en andere praktische privézaken regelen wanneer gevraagd.
• Bewaken dat er voldoende ruimte blijft voor rust, persoonlijke verplichtingen en herstel.
• Professioneel omgaan met persoonlijke informatie en verzoeken. REIZEN & MOBILITEIT Reizen kan zowel nationaal als internationaal onderdeel zijn van de agenda. Je ondersteunt bij de voorbereiding, planning en communicatie rond trips en verplaatsingen.
• Vliegtickets, hotels, transfers en andere reisarrangementen.
• Agenda en afspraken tijdens trips structureren.
• Communicatie met chauffeurs en andere vervoerspartners.
• Route
- en chauffeursplanning.
• Last-minute wijzigingen communiceren en praktisch oplossen.
• Reisplanning afstemmen met zakelijke én persoonlijke verplichtingen. VERTROUWELIJKHEID, GROTE BEDRAGEN & VERANTWOORDELIJKHEID Discretie is een absolute basisvoorwaarde. In deze functie kun je kennisnemen van informatie over aankopen, verkopen, overnameprijzen, winsten, schulden, financieringen, escrow-regelingen, contracten, juridische dossiers, onderhandelingen en andere bedrijfsgevoelige informatie. Het gaat soms om zeer grote bedragen. Je moet professioneel kunnen omgaan met die verantwoordelijkheid, zonder informatie te delen buiten de daarvoor bestemde kring. Wat intern vertrouwelijk is, blijft vertrouwelijk. Daarnaast is maturiteit belangrijk. Een stevige onderhandeling, een juridisch geschil, financiële druk of een crisissituatie is in de eerste plaats zakelijk. Je kunt professioneel afstand houden, rustig blijven en situaties niet persoonlijk opnemen. JURIDISCHE & GEVOELIGE DOSSIERS Je kunt ondersteuning bieden bij communicatie en opvolging rond advocaten, contractuele discussies, ingebrekestellingen, juridische geschillen, rechtszaken en andere gevoelige dossiers. Je hoeft geen jurist te zijn; je moet wel weten wanneer je iets zelf kunt opvolgen, wanneer je moet doorsturen en wanneer je eerst overleg nodig hebt. CRISIS & ONVERWACHTE SITUATIES Niet alles loopt volgens planning. Een chauffeur kan uitvallen, een vlucht kan wijzigen, een klant kan dringend hulp nodig hebben of een belangrijk dossier kan plots escaleren. We verwachten niet dat je alles zelf oplost. We verwachten wel dat je rustig blijft, prioriteiten stelt, communiceert en handelt. DIMONTURA HOLDING BV 3HR & ORGANISATIE
• Sollicitatiegesprekken inplannen en eerste intakegesprekken voeren.
• Kandidaten en stagiairs opvolgen.
• Ondersteunen bij onboarding.
• Administratieve HR
- en operationele taken.
• Processen en workflows structureren en verbeteren.
• Post ophalen, openen, sorteren en verdelen. WIE ZOEKEN WE? We zoeken iemand die rust brengt in een omgeving waar veel gebeurt. Iemand die zelfstandig kan werken, maar ook begrijpt wanneer overleg nodig is.
• Discreet en betrouwbaar.
• Proactief en vooruitdenkend.
• Sterk georganiseerd en accuraat.
• Stressbestendig en professioneel onder druk.
• Communicatief sterk en servicegericht.
• Flexibel en oplossingsgericht.
• Comfortabel met verantwoordelijkheid en vertrouwelijke informatie.
• In staat om zakelijke situaties niet persoonlijk op te nemen.
• Ownership: je ziet wat moet gebeuren en pakt het op. PROFIEL
• Bachelor Office Management, Management Assistant, Communicatie, Bedrijfsmanagement of gelijkwaardig door ervaring.
• Bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
• Ervaring als PA, Executive Assistant, Management Assistant of Office Manager is een plus.
• Sterk in planning, prioriteitenbeheer en communicatie.
• Nederlands en Engels; Frans is een plus.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.
• Affiniteit met AI en automatisering is een plus.
• Rijbewijs B. BELANGRIJKER DAN HET DIPLOMA Maturiteit. Discretie. Ownership. Verantwoordelijkheidszin. Je hoeft geen expert te zijn in alle activiteiten van Dimontura. Je moet vooral goed kunnen organiseren, communiceren, prioriteren en leren. WAT BIEDEN WE?
• 18u, 38u of 40u per week, afhankelijk van profiel en samenwerking. •Tijdelijke contracten en na 1 jaar vast contract
• Hybride tewerkstelling bespreekbaar.
• Tankkaart.
• Maaltijdcheques.
• Werk nummer + abonnement.
• Laptop.
• Rechtstreekse samenwerking met de CEO.
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.
• Een gevarieerde functie binnen een groeiende holding.