Planning & Customer Service Officer - Front Office

Group AQ is een internationaal bedrijf in volle groei, gespecialiseerd in dienstverlening aan de maritieme, industriële en chemische sector. Met vestigingen in Antwerpen (BE), Rotterdam (NL) en Houston (VS) bieden wij een breed gamma aan gespecialiseerde diensten.
• Ontgassingsservices en dampverwerking
• (On-site) filtratie
• verhuur services van STS en terminal equipment Je bent een belangrijke spil in de dagelijkse operationele werking. Je staat in voor de volledige administratieve behandeling en opvolging van orders en ondersteunt de planning supervisors bij de dagelijkse planning. Je beantwoordt telefoons, helpt klanten professioneel verder en stuurt operatoren aan door hun taken te verdelen. Je houdt het overzicht, ook op de drukste momenten, en neemt zelf het initiatief wanneer iets niet loopt zoals voorzien. Je werkt in vroege, late en standby-dienst (nacht en weekend) en schakelt snel wanneer bijkomende taken of afwezigheden dat vragen. Jouw verantwoordelijkheden Orders en administratie
• Je staat in voor de volledige administratieve behandeling en opvolging van orders, van aanvraag tot oplevering
• Je stelt nodige leverings-, ophalings
- en registratiedocumenten foutloos op
• Je brengt aanmeldingen via online tools en klantenportalen tijdig in orde
• Je bent het aanspreekpunt bij vragen over de stand van zaken van projecten en orders Planning en aansturing
• Je ondersteunt de planning supervisors bij het opmaken en bijsturen van de planning
• Je neemt opdrachten op in de planning en schat het nodige materiaal in, in overleg met de planning supervisors
• Je stuurt operatoren aan en verdeelt hun taken binnen de vastgelegde planning, rekening houdend met beschikbaarheid en capaciteit
• Je stuurt bij wanneer de planning wijzigt en stelt prioriteiten wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen Front office
• Je staat klanten telefonisch en schriftelijk professioneel te woord en verwijst correct door of handelt zelf af
• Je stemt dagelijks af met planning, operations, klanten en transporteurs
• Je blijft rustig bij onverwachte situaties, zoals een planningswijziging of een ontevreden klant. Je neemt initiatief en zoekt een werkbare oplossing
• Je verwelkomt chauffeurs, controleert hun documenten en zorgt voor een vlot en correct verloop van aan
- en afmeldingen Kwaliteit, veiligheid en overdracht
• Je merkt afwijkingen op, volgt ze consequent op en zorgt dat informatie correct en tijdig bij de juiste personen terechtkomt
• Je zorgt voor een duidelijke overdracht tussen de diensten (vroege, late en nacht)
• Je springt bij voor bijkomende taken en bij afwezigheid van collega's

Jouw profiel
• Je bent nauwkeurig en administratief sterk
• Je bent klantgericht en communiceert helder met klanten, planning en operations
• Je bent assertief, besluitvaardig en oplossingsgericht: je wacht niet af, maar onderneemt actie
• Je neemt eigenaarschap en initiatief
• Je bent flexibel en stressbestendig, houdt het hoofd koel en kan snel schakelen
• Je werkt gestructureerd en behoudt het overzicht, ook wanneer het druk wordt
• Je bent een teamspeler die ook zelfstandig werkt, zeker in nachtdienst
• Je bent kwaliteitsbewust en planningsgericht
• Relevante ervaring in customer service, planning, transport, logistiek of een vergelijkbare operationele omgeving
• VCA-VOL certificaat of bereid te behalen
• Vlot mondeling en schriftelijk Nederlands en Engels; Frans of Duits is een pluspunt
• Vlotte kennis van Microsoft Office toepassingen en digitaal vaardig met administratieve systemen
• Ervaring met planning, transportdocumenten en/of orderverwerking is een pluspunt Wat bieden wij?
• Een groeiend bedrijf dat duurzaam ondernemen en veiligheid hoog in het vaandel draagt
• Een warme KMO waar collegialiteit, teamspirit en persoonlijke aandacht centraal staan
• Veel mogelijkheden om bij te leren en jezelf te ontwikkelen
• Een vast contract en werkzekerheid
• Een aantrekkelijk salaris Stap in een werkomgeving waar betrokkenheid en initiatief hand in hand gaan met een warm en ondersteunend team Solliciteren? Stuur je mail mét CV én motiverende brief in het Nederlands naar hr.be@group-aq.com.