Assistant·e administratif·ve et comptable
Il y a 23 heures
BraineleChâteau, Wallonia, Belgique
The Friends by Verhulst
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Qui sommes-nous ?
The Friends est une agence d'événements et de communication active dans toute la Belgique, avec des bureaux à Braine-le-Château et Sint-Martens-Latem. Depuis 75 ans, notre équipe d'une quarantaine de personnes crée des événements corporate et privés, des packages VIP & Hospitality (sport et culture), des partenariats de sponsoring et des campagnes de communication. The Friends est certifiée B Corp.
Pour faire tourner l'agence au quotidien, nous recherchons, pour nos bureaux à Braine-le-Château, un·e Assistant·e administratif·ve et comptable à mi-temps. Vous serez le point d'ancrage du bureau pendant que nos équipes créent des big bangs pour nos clients.
Contrat : CDI, mi-temps (19h/semaine)
Lieu : Braine-le-Château
Entrée en fonction : dès que possible
Vos missions
Vous gérez quatre domaines, en lien direct avec notre Business Operations & HR Manager et le bureau
comptable externe.
Office management
• Assurer le bon fonctionnement du bureau : fournitures, équipements, contrats d'entretien, relations avec le propriétaire et les prestataires.
• Acheter les fournitures et le matériel (informatique, mobilier, consommables) en comparant les offres et en respectant le budget.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les envois de colis.
• Traiter les boîtes mail générales (info, invoicing, etc.) : répondre, trier et transmettre les demandes aux bonnes personnes.
• Accueillir les visiteurs et soutenir l'organisation de la vie interne (réunions, événements d'équipe). Fleet management
• Suivre le parc de véhicules de société : commandes, livraisons, contrats de leasing, assurances, entretiens et sinistres.
• Gérer les cartes carburant et de recharge, les amendes et le suivi administratif des conducteurs.
• Être le point de contact des sociétés de leasing et des collaborateurs pour toute question véhicule. Comptabilité et facturation
• Faire valider et encoder les factures fournisseurs dans Odoo.
• Établir les factures clients sur base des devis et des projets, et en suivre l'encaissement.
• Assurer le suivi des paiements et les rappels clients.
• Classer les pièces justificatives et préparer les documents pour le bureau comptable (clôtures, déclarations TVA). Achats et billetterie VIP
• Acheter des tickets et packages VIP (sport, culture, spectacles) pour nos clients et nos événements.
• Organiser leur envoi aux destinataires, dans les temps et sans erreur.
• Tenir à jour le suivi des commandes, des stocks de tickets et de leur refacturation.
Votre profil
• Pas de diplôme spécifique ni d'expérience exigés : une première expérience administrative ou une formation en secrétariat, comptabilité ou gestion est un plus.
• Vous avez le sens des chiffres et l'envie d'apprendre les bases de la facturation et de l'encodage comptable.
• Vous maîtrisez la suite Office, en particulier Excel.
• Français courant ; le néerlandais est un atout.
• Organisé·e et rigoureux·se, vous gérez plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
• Autonome, proactif·ve et orienté·e solutions, vous aimez qu'un bureau tourne bien.
• Vous faites preuve de discrétion avec les informations financières et confidentielles. Ce que
nous offrons
• Un CDI à mi-temps dans une agence certifiée B Corp, à taille humaine.
• Un poste varié et central, avec une vraie autonomie et la possibilité de faire évoluer vos responsabilités.
• Une rémunération en lien avec votre expérience (commission paritaire 200).
• Des avantages extralégaux : chèques-repas, écochèques, assurance hospitalisation, remboursement des déplacements.
• Une équipe passionnée et une bonne ambiance : du sport en semaine (padel, fitness) et des afterworks réguliers ;) Comment postuler ? Envoyez votre CV et quelques lignes de motivation à thais.smeekens@thefriends.be avec la référence « Assistant·e admin & compta », avant le 25/10/2026. Nous recrutons sur base des compétences, sans distinction d'origine, de genre, d'âge, de handicap ou d'orientation sexuelle. Toutes les candidatures sont traitées de manière confidentielle.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau : fournitures, équipements, contrats d'entretien, relations avec le propriétaire et les prestataires.
• Acheter les fournitures et le matériel (informatique, mobilier, consommables) en comparant les offres et en respectant le budget.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les envois de colis.
• Traiter les boîtes mail générales (info, invoicing, etc.) : répondre, trier et transmettre les demandes aux bonnes personnes.
• Accueillir les visiteurs et soutenir l'organisation de la vie interne (réunions, événements d'équipe). Fleet management
• Suivre le parc de véhicules de société : commandes, livraisons, contrats de leasing, assurances, entretiens et sinistres.
• Gérer les cartes carburant et de recharge, les amendes et le suivi administratif des conducteurs.
• Être le point de contact des sociétés de leasing et des collaborateurs pour toute question véhicule. Comptabilité et facturation
• Faire valider et encoder les factures fournisseurs dans Odoo.
• Établir les factures clients sur base des devis et des projets, et en suivre l'encaissement.
• Assurer le suivi des paiements et les rappels clients.
• Classer les pièces justificatives et préparer les documents pour le bureau comptable (clôtures, déclarations TVA). Achats et billetterie VIP
• Acheter des tickets et packages VIP (sport, culture, spectacles) pour nos clients et nos événements.
• Organiser leur envoi aux destinataires, dans les temps et sans erreur.
• Tenir à jour le suivi des commandes, des stocks de tickets et de leur refacturation.
Votre profil
• Pas de diplôme spécifique ni d'expérience exigés : une première expérience administrative ou une formation en secrétariat, comptabilité ou gestion est un plus.
• Vous avez le sens des chiffres et l'envie d'apprendre les bases de la facturation et de l'encodage comptable.
• Vous maîtrisez la suite Office, en particulier Excel.
• Français courant ; le néerlandais est un atout.
• Organisé·e et rigoureux·se, vous gérez plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
• Autonome, proactif·ve et orienté·e solutions, vous aimez qu'un bureau tourne bien.
• Vous faites preuve de discrétion avec les informations financières et confidentielles. Ce que
nous offrons
• Un CDI à mi-temps dans une agence certifiée B Corp, à taille humaine.
• Un poste varié et central, avec une vraie autonomie et la possibilité de faire évoluer vos responsabilités.
• Une rémunération en lien avec votre expérience (commission paritaire 200).
• Des avantages extralégaux : chèques-repas, écochèques, assurance hospitalisation, remboursement des déplacements.
• Une équipe passionnée et une bonne ambiance : du sport en semaine (padel, fitness) et des afterworks réguliers ;) Comment postuler ? Envoyez votre CV et quelques lignes de motivation à thais.smeekens@thefriends.be avec la référence « Assistant·e admin & compta », avant le 25/10/2026. Nous recrutons sur base des compétences, sans distinction d'origine, de genre, d'âge, de handicap ou d'orientation sexuelle. Toutes les candidatures sont traitées de manière confidentielle.