📢 Concordes Law firm recherche CONCORDES LAW FIRM Recrute un(e) Office Manager – Finance/Administration

CONCORDES Law firm recrute un(e) Office Manager – Finance/Administration Bruxelles | Temps plein ou 4/5e | Fonction à responsabilités

À propos
de Concordes Concordes est un cabinet d'avocats d'affaires indépendant, établi au centre de Bruxelles, réunissant une équipe de 14 avocats et collaborateur administratif. Nous accompagnons une clientèle belge et internationale, avec une expertise particulière dans les secteurs de l'hospitality (hotels,…), immobilier. Dans le cadre de notre développement, nous souhaitons renforcer notre organisation interne et recrutons un(e) Office Manager qui jouera un rôle central dans le fonctionnement, la coordination et la gestion financière et administrative du cabinet. VOTRE FONCTION En collaboration directe avec le manager, vous êtes responsable de la bonne organisation et du fonctionnement quotidien du cabinet. Vous coordonnez les activités administratives, assurez le suivi financier et comptable, supervisez les procédures internes et contribuez activement à l'amélioration de nos méthodes de travail. Vous faites preuve d'autonomie et d'initiative, tout en assurant un reporting régulier auprès du manager. Vos principales responsabilités 1. Gestion financière, facturation et suivi comptable
• Assurer la coordination du processus de facturation des honoraires, frais et débours.
• Veiller au respect administratif des conditions de facturation convenues avec les clients et contrôler la régularité de l'encodage des prestations des avocats (timesheets) et assurer le suivi des prestations non facturées.
• Participer au suivi de la trésorerie, des budgets et des dépenses du cabinet.
• Préparer des tableaux de bord et reportings financiers réguliers.
• Suivre les demandes de provisions, les encaissements, les factures échues et les rappels de paiement.
• Préparer les données financières et comptables destinées au comptable externe et coordonner les opérations administratives comptables.
• Assurer le suivi administratif des factures électroniques, notamment via Peppol.
• Contribuer à l'optimisation des procédures financières. 2. Gestion administrative et coordination opérationnelle
• Organiser la répartition et le suivi des tâches administratives et assurer la continuité des services.
• Veiller au bon fonctionnement de l'accueil, des communications, du courrier et de la logistique du cabinet.
• Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements internes lorsque nécessaire.
• Identifier les possibilités d'amélioration et proposer des solutions concrètes pour renforcer l'efficacité de l'organisation. 3. Ressources humaines et soutien aux équipes
• Coordonner l'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding), ainsi que les formalités administratives liées aux départs.
• Contribuer à l'organisation des formations, réunions internes et événements du cabinet.
• Participer à la mise en place d'un environnement de travail professionnel, efficace et collaboratif. 4. Gestion des dossiers, conformité et confidentialité
• Assurer le suivi documentaire des formalités KYC, AML et des vérifications de conflits d'intérêts, sous la responsabilité des avocats compétents.
• Veiller au respect des procédures internes de confidentialité, de protection des données et de sécurité documentaire.
• Contribuer au suivi administratif des obligations professionnelles du cabinet.
• Veiller à la fiabilité et à la mise à jour des données dans les logiciels de gestion. 5. Digitalisation et Projets de développement
• Participer à l'amélioration des logiciels et outils utilisés par le cabinet, en collaboration avec les prestataires informatiques.
• Accompagner la digitalisation et la simplification des procédures administratives et financières.
• Contribuer à la documentation des processus internes et à leur mise à jour.
• Participer à des projets transversaux liés au développement et à l'organisation du cabinet.
• Apporter un soutien organisationnel aux initiatives de communication et aux événements professionnels. PROFIL RECHERCHE Formation et expérience
• Vous disposez d'une formation supérieure en gestion, comptabilité, finance, administration, assistanat de direction ou d'une expérience équivalente.
• Vous justifiez idéalement de 3 à 5 années d'expérience pertinente dans une fonction similaire.
• Une expérience dans un cabinet d'avocats, profession libérale, cabinet de conseil ou une autre organisation de services professionnels (syndic,..) constitue un atout important.
• Vous possédez une bonne compréhension des mécanismes de facturation, de gestion administrative et de suivi financier. Compétences et qualités personnelles
• Vous êtes particulièrement organisé(e), rigoureux(se) et fiable.
• Vous savez définir les priorités, anticiper les besoins et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Vous faites preuve d'autonomie, de proactivité et d'un réel sens des responsabilités.
• Vous êtes orienté(e) solutions et appréciez d'améliorer les procédures existantes.
• Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles, un esprit d'équipe et un réel sens du service.
• Vous faites preuve de discrétion et accordez une importance absolue à la confidentialité des informations (secret professionnel).
• Vous êtes capable de dialoguer aussi bien avec les associés qu'avec les collaborateurs, clients et prestataires externes. Langues et informatique
• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Vous disposez d'une bonne connaissance professionnelle de l'anglais.
• La connaissance du néerlandais constitue un atout apprécié.
• Vous maîtrisez les applications Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Vous êtes à l'aise avec les logiciels de gestion, les outils comptables et les environnements numériques.
• Une expérience des logiciels de gestion de cabinets d'avocats constitue un atout.
• Vous êtes ouvert(e) aux nouvelles technologies et aux outils d'automatisation. Ce que

nous offrons
• Une fonction centrale et polyvalente au sein d'un cabinet d'avocats indépendant, en développement.
• Une collaboration directe avec le management et une véritable autonomie dans la gestion quotidienne.
• La possibilité de contribuer concrètement à l'organisation, à la structuration et à l'évolution du cabinet.
• Un environnement professionnel international, exigeant et à taille humaine.
• Une équipe dynamique et des relations de travail directes.
• Un contrat à durée indéterminée, à temps plein ou à 4/5e selon le profil.
• Une rémunération attractive et des avantages extralégaux adaptés à votre expérience et à vos responsabilités. Intéressé(e) ? Vous souhaitez occuper un rôle essentiel dans l'organisation et le développement d'un cabinet d'avocats à taille humaine ? Adressez-nous votre CV accompagné d'un bref message de motivation à ph.simonart@concordes.be, avec la référence « Office Manager ». Nous traiterons votre candidature avec la plus grande discrétion et confidentialité.