Operationeel Teamleider

Vertalen van de operationele doelstellingen in individuele – en teamdoelstellingen en de dagelijkse activiteiten aansturen en coördineren teneinde een optimale werking van de afdeling te garanderen en te verzekeren, waardoor het team de klant maximaal ondersteunt. Resultaatsgebieden People management Het aansturen, ondersteunen, beoordelen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers teneinde continu over voldoende geschikte gemotiveerde teamleden te beschikken en een optimale teamwerking na te streven. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Kwalitatieve functionering
- en feedbackgesprekken voeren (inclusief 121’s)
• Sollicitatiegesprekken voeren
• Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen van ieder teamlid
• Competentiematrix per medewerker opstellen en in functie hiervan opleidingsplannen opstellen‒ Voldoende polyvalentie en competentie waarborgen
• Teamevents organiseren vb. workshops verbindend communiceren
• Prioriteiten stellen voor het team
• Quality coaching op communicatie (zowel schriftelijk als mondeling)‒ … Planning en organisatie Vertalen, coördineren en implementeren van operationele richtlijnen van de afdeling in individuele en teamdoelstellingen, teneinde doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering te bevorderen. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Proactieve resourceplanning opstellen
• Operationeel veranderingstrajecten begeleiden.
• Het vertalen van de ondernemingsdoelstellingen naar meetbare objectieven (KPI’s) voor de teamleden
• Zorg dragen voor duidelijke en onderhouden processen en procedures
• Voorzitten van teamoverleg met goede voorbereiding van agendapunten
• Maken en beheren van inschattingen (detail en high level)
• Bijhouden van een overzicht van de uit te voeren taken, deze toekennen en opvolgen
• Coördinatie van dagelijkse werking, zowel binnen één domein als over verschillende domeinen heen
• Plannings
- en samenwerkingsafspraken maken met andere betrokken partijen zowel intern als extern
• Oplevering van ontwikkelde functionaliteit in goed banen leiden, inclusief bijhorende overdrachten (analyse > ontwikkeling > operationeel beheer) en controle op de kwaliteit van de deliverables ‒ … Rapportering Invoeren van data voor management informatie, analyseren en rapporteren van relevante resultaten, ontwikkelingen en prognoses opstellen teneinde het management te voorzien van stuurinformatie. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Dagelijkse metingen van liggende, afgewerkte werkvoorraad en in functie daarvan (bij)sturing geven aan het team
• Maandrapporteringen opstellen en interpreteren inzake performantie van het team/processen
• Periodieke meetings met management om de stand van zaken te bespreken
• Escaleren van risico’s en issues met bijhorende mitigatiemogelijkheden
• … Advies Nemen van beslissingen en formuleren van antwoorden/voorstellen binnen het expertisedomein van de afdeling teneinde oplossingen aan te reiken aan het team/medewerker. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Klachten behandeling
• Klantgerichte antwoorden formuleren rond complexe dossiers vb. deelname in beslissingscomité
• Voorwaarden formuleren voor wie opleiding kan volgen
• Bezit zelf goede vakinhoudelijke kennis en kan de medewerkers hierin coachen
• Neemt autonoom beslissingen binnen de toegekende bevoegdheden (cfr. onder meer het beleid inzake handtekeningsbevoegdheid)
• Doet beroep op experten mbt inhoudelijke issues.
• … Kennisontwikkeling Opbouwen, onderhouden en uitwisselen van relevante ontwikkelingen in het eigen domein teneinde bij te dragen tot de ontwikkeling en professionalisering van het team. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Opvolgen van nieuwe wetgeving en marktevoluties in het vakgebied (vb. QI, schenkingen, speculatietaks, DEMAT-wetgeving, FATCA, CRS, MCD, Bazel, fiscaliteit, … )
• Coördinatie van documentatie over de kennisdomeinen binnen het eigen team.
• Kennisdeling over het eigen vakdomein met andere betrokken teams
• … Verbetervoorstellen, -projecten, innovatie en procesverbetering Verbetervoorstellen doen, input leveren voor projecten, deze bespreken en zorg dragen voor de uitwerking ervan met de betreffende afdelingen, teneinde het dienstverleningsproces zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk te laten verlopen. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Verbetervoorstellen formuleren qua organisatie, werking, …
• Verantwoordelijk voor het opstellen van lessons learned en het implementeren van bijhorende acties
• (Laten) Opstellen van de benodigde documentatie
• Lean beleving concreet maken en/of houden
• Evalueren van nieuwe procedures en processen na implementatie van projecten
• Initiatieven nemen om de organisatie van het team beter af te stemmen op de doelstellingen
• Rondo’s organiseren en leiden
• … Stakeholder management Contacten onderhouden met interne medewerkers, kantoorhouders en diens medewerkers enerzijds en andere financiële instellingen/verzekeraars en outsourcing partners anderzijds teneinde (nieuwe) informatie op de correcte manier beschikbaar te stellen, kennis over te dragen aan anderen, een goede samenwerking te bevorderen Voorbeeld Van Activiteiten:
• Aanwezig zijn op personeelsvergaderingen, kantoorhoudersvergaderingen, regiomeetings, provinciale meetings, …
• Contacten opzetten en onderhouden met bestaande outsourcing partners die van belang zijn voor de respectieve afdelingen
• Actief contacten met de kantoorhouders onderhouden ter verbetering van de onderlinge relaties
• … Risico’s, controle en kwaliteitsbewaking Bewust zijn van de
- dagelijkse
- risico’s die inherent zijn aan de producten, activiteiten, processen en systemen waaraan u meewerkt, u zal deze risico’s waarmee u tijdens de uitoefening van uw functie in aanraking komt identificeren en rapporteren. Voorbeeld Van Activiteiten:
• Instaan voor het actueel houden en het valideren van procesbeschrijvingen inclusief de weging van risico’s
• Pro-actief controles uitvoeren op de processen
• Oplossingen bedenken voor gedetecteerde risico’s
• Post-controles uitvoeren op gedefinieerde risico’s en gestandaardiseerd hierover rapporteren, inclusief over gebeurlijke verliezen
• Actieve participatie aan en leiding nemen van RCSA-oefeningen op processen binnen het eigen team
• Controle op facturatie, boekingen en beslissingen
• Erop toezien dat de wettelijke voorschriften, regelgeving en afdelingsinstructies worden nageleefd
• Vastgestelde service niveaus veilig stellen… Criteria Denkniveau Master Ervaring 2-5 jaar werkervaring