Sales Admin Officer

Notre société Nouvel acteur spécialisé dans la production et la distribution de petit électroménager haut de gamme, Lavafields est issu du regroupement de Dalcq, société-mère en Belgique, et de deux sociétés françaises: ARB (rejointe en 2022) et Magimix (rejointe en 2025). Notre mission : satisfaire nos clients et transformer chaque moment gastronomique en une expérience culinaire unique, grâce à une large gamme de produits innovants, diversifiés, de très grande qualité et au design soigné. Nous développons et commercialisons nos propres produits sous les marques Magimix, riviera & bar, Frifri, Siméo, Astoria et Dejelin et agissons également en tant que distributeur pour de nombreuses marques telles que BISSELL, Nivona, Mill, Ariete, et bien d’autres encore. Présent sur tous les continents, Lavafields compte aujourd’hui sur une équipe d’environ 150 collaborateurs répartis sur une quinzaine de sites à travers le monde. Tout en renforçant notre présence sur nos marchés d’origine— la Belgique et la France — nous capitalisons sur leur réputation et leurs traditions culinaires, largement reconnues dans le monde de la gastronomie, pour poursuivre notre développement à l’international. Parallèlement, nous investissons activement dans notre développement digital afin d’élargir notre portée et d’enrichir l’expérience de nos clients. Enfin, Lavafields s’appuie sur des valeurs fédératrices et une culture d’entreprise forte, où l’épanouissement des équipes est une priorité, pour porter une vision inspirante, des objectifs ambitieux et une croissance impressionnante — avec un chiffre d’affaires ayant plus que triplé entre 2021 et 2025. Votre mission En tant que Sales Admin Officer, vous assurez la gestion globale du traitement des commandes et le suivi de la relation client pour nos activités en France et en Belgique. Au sein de l'équipe ADV du département Finance et Performance, vous jouez un rôle clé dans l'orchestration des flux de ventes, en garantissant l'exactitude des opérations, le respect des délais de livraison et un niveau de service irréprochable auprès de nos clients et distributeurs. Vos tâches et responsabilités Gestion des commandes
• Vous réceptionnez, encodez et traitez les commandes clients (locaux et internationaux) en veillant à leur conformité
• Vous assurez le suivi des commandes jusqu’à leur livraison, en coordination avec les équipes internes et les partenaires logistiques Relation clients
• Vous êtes l’interlocuteur privilégié des clients et distributeurs
• Vous répondez à leurs demandes, gérez les litiges et assurez un haut niveau de satisfaction Logistique & coûts
• Vous optimisez les choix de transport et les modes d’expédition en fonction des contraintes opérationnelles
• Vous travaillez en étroite collaboration avec les transporteurs et le logisticien Facturation & suivi administratif
• Vous établissez les factures en appliquant les conditions commerciales (tarifs, remises, promotions)
• Vous assurez un suivi rigoureux des données et des dossiers clients Gestion des stocks & coordination interne
• Vous collaborez avec les équipes Achats et Commerciales pour garantir la disponibilité des produits
• Vous anticipez les besoins afin de limiter les ruptures de stock Amélioration continue
• Vous identifiez des axes d’amélioration dans les processus existants
• Vous proposez et mettez en place des solutions pour gagner en efficacité

Votre Profil
Compétences fonctionnelles
• Vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans en Administration des Ventes ou dans un rôle similaire
• Vous maîtrisez les outils de gestion des ventes et des commandes (ERP type Navision, Business Central ou équivalent)
• Vous êtes à l’aise avec la gestion de données clients et le suivi opérationnel
• Une expérience dans le secteur de la distribution est un atout Compétences personnelles
• Vous avez un excellent sens du service client et de la communication
• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et fiable dans le suivi de vos dossiers
• Vous êtes capable de gérer plusieurs priorités et de respecter les délais
• Vous êtes autonome tout en ayant un fort esprit d’équipe
• Vous savez gérer des situations complexes ou des litiges avec professionnalisme Langues
• Français et anglais requis (oral et écrit), le néerlandais est un plus Pourquoi nous rejoindre ? En tant que Sales Admin Officer, vous jouez un rôle clé dans tout ce qui permet à une vente de se concrétiser, en assurant un suivi rigoureux et une expérience client de qualité. Vous évoluez dans un environnement en forte croissance, porté par des valeurs solides, où vous contribuez activement au bon fonctionnement des opérations et au développement de l’entreprise. Rejoindre Lavafields, c’est aussi et avant tout participer à une aventure humaine, portée par une vision inspirante, une croissance forte, des objectifs ambitieux, et une culture d’entreprise où le développement et l’épanouissement des équipes sont une priorité en soi. Cette culture s’appuie sur six valeurs fortes, qui guident nos actions au quotidien :
• Solidarité : agir pour faire réussir le collectif, en tenant compte des besoins de chacun.
• Altérité : s’intéresser aux autres dans leurs différences et leur diversité, et y voir une source d’enrichissement, tant personnel que collectif.
• Growth mindset : considérer que tout peut s’apprendre, et ne s’arrêter sur ses échecs que pour en tirer des enseignements.
• Responsabilité : déléguer en confiance et en autonomie, tout en assumant pleinement ses propres responsabilités.
• Exigence & poursuite de l’excellence : viser l’amélioration continue de son travail, mais aussi encourager celle des autres.
• Équité : traiter chacun et chacune sur des bases justes et objectivables. Ces valeurs ne sont pas de simples mots : elles constituent le socle de notre culture commune, se traduisent par des comportements que nous nous efforçons de mettre en œuvre au quotidien et servent de référence dans nos prises de décision. Envie de découvrir davantage notre univers, nos marques et la vie chez Lavafields ? Rendez-vous sur notre site web ou sur notre page LinkedIn pour ne rien manquer