Administratief bediende

Functie : Als Administratief bediende binnen de afdeling Customer Support van het departement Commercial, ondersteun je nieuwe en bestaande klanten bij allerlei administratieve processen van A tot Z. Je ondersteunt de nodige administratieve support voor verschillende type klanten zoals :
• de persverkooppunten, zoals zelfstandige dagbladhandelaars, tankstation shops en winkelketens;
• de afzetpunten voor onze diversification en wholesale producten;
• de nieuwe klanten en afzetpunten in het kader van innight delivery. Met jouw nauwkeurigheid en klantgerichte aanpak zorg je voor een vlotte en correcte administratieve opvolging, waarbij een optimale klantentevredenheid steeds centraal staat.

Verantwoordelijkheden:
Je beheert het volledige contractbeheer van de persverkooppunten:
• Je staat in voor de administratieve opstart van nieuwe persverkooppunten.
• Je maakt nieuwe klanten aan in SAP (het ERP-systeem van AMP).
• Je verzamelt hiervoor alle nodige klantgegevens voor een correcte registratie en opvolging, zoals het ondernemingsnummer, de contactgegevens, financiële gegevens, facturatieadres, etc.
• Je ondersteunt het verkooppunt tevens bij hun inschrijving als persverkoper.
• Je zorgt voor een correcte en tijdige opvolging, controle en administratieve registratie van de verplichte financiële waarborgen voordat logistieke leveringen worden vrijgegeven.
• Je begeleidt klanten administratief bij overnames van persverkooppunten.
• Bijvoorbeeld bij een eigenaarswissel van een perswinkel.
• Je verwerkt allerlei wijzigingen.
• Je zorgt ervoor dat alle klantgegevens correct en up-to-date blijven in het systeem, zoals een wijziging van adresgegevens.
• Je verwerkt de sluitingsperiodes van winkelpunten zodat de logistieke organisatie tijdig geïnformeerd wordt van periodes
• Je ondersteunt en begeleidt klanten bij de beëindiging van hun contract.
• Bijvoorbeeld naar aanleiding van de sluiting van een winkelpunt.
• je zorgt voor een correcte archivering van het klantendossier. Je beheert de creatie/aanpassingen/stopzettingen van verschillende type klanten van AMP in het kader van wholesale en innight delivery activiteiten :
• Je staat in voor de aanmaak van nieuwe klanten in SAP en volgt de nodige administratieve stukken op per type klant, waar nodig neem je actief contact op per mail of per telefoon om de informatie tijdig te verzamelen en verwerken.
• Je zorgt eveneens voor de administratieve ondersteuning bij allerlei wijzigingen of stopzettingen zodat dit correct geregistreerd en administratief verwerkt wordt.
• Je houdt de nieuwe/bestaande klant steeds op de hoogte van de stand van zaken en communiceert hierbij pro-actief en maximaal klantgericht en ondersteunend. Je wacht niet op een vraag van de klant maar communiceert steeds actief over de stand van zaken. Je bent administratief aanspreekpunt voor klanten bij vragen of klachten:
• Jij bent de contactpersoon voor de klanten binnen jouw regio en scope, en behandelt inkomende vragen en klachten op een professionele en klantgerichte manier, zowel telefonisch als per e-mail.
• Je behandelt specifieke klachten in 2e lijn die het Business Contact Center naar de dienst Customer Support escaleert.
• Je zorgt voor een efficiënte opvolging en neemt telefonisch contact op met klanten wanneer bijkomende informatie of documenten nodig zijn om een dossier verder te behandelen.
• Je analyseert klachten en vragen grondig en werkt hiervoor samen met de verschillende ondersteunende diensten van AMP, zoals Finance, IT en Diversificatie, om tot een concrete analyse en passende oplossing te komen.
• Je neemt een pro-actieve houding en signaleert terugkerende problemen, met als doel deze in de toekomst maximaal te voorkomen. Je staat in voor de administratieve opvolging van de nodige attesten voor persverkooppunten inzake betting:
• Je controleert of de verkooppunten voldoen aan de wettelijke voorwaarden voor het aanbieden van betting services, waaronder het behalen van een minimumaantal pers-titels.
• Je maakt de nodige attesten voor klanten op en zorgt voor een correcte administratieve registratie en opvolging.
• Je volgt wijzigingen nauwgezet op in het aantal titels en de geldigheid van de attesten volgens de voorgeschreven procedures. Je bewaakt de kwaliteit en correcte toepassing van procedures, voor jezelf en binnen het team:
• Je volgt de procedures nauwgezet en draagt zo bij aan een efficiënte werking en het behalen van de kwaliteitsnormen binnen de dienst.
• Je bent flexibel ingesteld en fungeert als back-up van een afwezige collega indien nodig. Profiel :
• Je hebt bij voorkeur reeds een eerste relevante, administratieve ervaring opgebouwd op een klantendienst.
• Je hebt een vloeiende kennis van het Nederlands en
• Je hebt een sterke affiniteit met systemen en je vertoont een sterke interesse om nieuwe systemen te leren kennen. Een eerste ervaring in een ERP-systeem (zoals SAP) is een groot pluspunt.
• Je hebt een goede kennis van het Microsoft Office pakket, waaronder een goede kennis van Excel.
• Je werkt graag in teamverband en draagt klantvriendelijkheid hoog in het vaandel.
• Je bent een administratieve duizendpoot, met een hands-on mentaliteit en je neemt graag verantwoordelijkheid bij problemen op om een oplossing te kunnen bieden aan de klant.
• Je neemt graag telefonisch contact op met klanten om snel en efficiënt te communiceren en handelen. Aanbod :
• We bieden jou een administratieve job met veel variatie, klantencontact en contact met de verschillende diensten van AMP binnen een organisatie in volle transitie.
• Je beoefent jouw functie op onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek.
• We bieden jou een voltijdse functie van 37 uren per week (excl. onbetaalde pauze 30min/dag).
• De volgende uurroosters zijn mogelijk naargelang jouw voorkeur: van 08:00 tot 15:54 / Van 08:30 tot 16:24 / Van 09:00 tot 16:54.
• Na een inwerkperiode heb je de mogelijkheid op structureel telewerk.
• Jouw inzet wordt beloond met een salaris conform Paritair Comité 200(klasse C) waarbij jouw volledige voorafgaande beroepservaring wordt meegeteld en extralegale voordelen, zoals: maaltijdcheques van €10/gepresteerde dag, hospitalisatieverzekering ten laste van AMP, een tussenkomst in transportkosten met privévervoer volgens PC 200 of een volledige terugbetaling van de kosten met het openbaar vervoer, €50 netto telewerkvergoeding in het kader van structureel telewerk, 20 wettelijke verlofdagen met bovenop 2 extralegale verlofdagen.