Onthaal- en allround administratief medewerker

Jouw functie Als onthaal
- en allround administratief medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor onze patiënten én een belangrijke schakel in de dagelijkse administratieve en organisatorische werking van onze organisatie. Je combineert patiëntenonthaal, telefonische communicatie, administratie, planning, facturatie en secretariaatswerk. Je zorgt ervoor dat patiënten professioneel en vriendelijk worden ontvangen en dat de administratieve processen vlot, nauwkeurig en discreet verlopen. Je krijgt een gevarieerd en allround takenpakket en werkt in een omgeving waar persoonlijk contact, kwaliteit, professionaliteit en vertrouwelijkheid centraal staan. Jouw verantwoordelijkheden Onthaal en patiëntencontact
• Je ontvangt patiënten op een professionele, vriendelijke en klantgerichte manier.
• Je beantwoordt telefonische oproepen en helpt patiënten verder met hun vragen.
• Je geeft algemene informatie over consultaties, onze dienstverlening en hulpmiddelen en het terugbetalingsbeleid.
• Je communiceert vlot, duidelijk en diplomatisch met patiënten en andere betrokken partijen. Administratie en patiëntenbeheer
• Je maakt patiëntendossiers aan en houdt deze administratief up-to-date.
• Je verwerkt documenten en verzorgt de administratieve opvolging ervan.
• Je staat in voor de briefwisseling met patiënten en ziekenfondsen, waaronder het opstellen en frankeren van documenten.
• Je neemt documenten in ontvangst en verwerkt deze administratief.
• Je neemt uitzonderlijk ook pakketten in ontvangst.
• Je gaat discreet en vertrouwelijk om met persoonlijke, administratieve en medische gegevens en respecteert de privacy van onze patiënten. Planning en secretariaat
• Je ondersteunt het beheer van agenda's en planningen van meerdere diensten.
• Je helpt afspraken en administratieve processen efficiënt te organiseren.
• Je ondersteunt het secretariaat en springt flexibel bij waar nodig. Facturatie en betalingen
• Je maakt facturen op en verwerkt betalingen.
• Je staat mee in voor de dagelijkse kassa-administratie.
• Je zorgt voor een correcte en nauwkeurige administratieve verwerking van financiële gegevens. Algemene ondersteuning
• Je draagt bij aan een ordelijke, verzorgde en aangename werkomgeving.
• Je bewaakt mee de orde en netheid van de koffiehoek en consultatieruimtes.
• Je bent flexibel en bereid om verschillende administratieve en organisatorische taken op te nemen.

Jouw profiel
We zoeken vooral iemand met een professionele, positieve en klantgerichte ingesteldheid. Ervaring is een pluspunt, maar geen vereiste. We voorzien de nodige interne opleiding en begeleiding. Je herkent jezelf in het volgende profiel:
• Je hebt een allround administratief profiel en houdt van een gevarieerd takenpakket.
• Je bent ondernemend, proactief en oplossingsgericht.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en hebt oog voor detail.
• Je bent professioneel en klantgericht in je contacten met patiënten.
• Je communiceert vlot en diplomatisch, zowel persoonlijk als telefonisch.
• Je spreekt zeer vlot Nederlands en Frans en kan je ook goed uitdrukken in het Engels.
• Je bent discreet en betrouwbaar en begrijpt het belang van vertrouwelijkheid bij het werken met persoonlijke en medische gegevens.
• Je respecteert de privacy van patiënten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt graag samen in teamverband, maar kan ook zelfstandig verantwoordelijkheid opnemen.
• Je blijft rustig, vriendelijk en efficiënt wanneer het druk is.
• Je bent flexibel en vindt het vanzelfsprekend om bij te springen waar nodig.
• Je neemt verantwoordelijkheid en toont engagement en inzet voor je werk en voor de organisatie.
• Je hebt een positieve, enthousiaste en professionele werkhouding.
• Ervaring in onthaal, administratie, secretariaatswerk, patiëntenadministratie, klantencontact of een medische omgeving is een pluspunt, maar geen must. Ons aanbod

Wij bieden
je een gevarieerde administratieve functie met veel persoonlijk contact, binnen een kleine en familiale organisatie waar je een belangrijke rol speelt in de dagelijkse werking. Je mag rekenen op:
• Een vast contract van onbepaalde duur.
• Een voltijdse tewerkstelling van 38 uur per week of een deeltijds werkregime, bijvoorbeeld 80%; het werkregime is bespreekbaar.
• Dagwerk zonder avond
- of weekendwerk.
• Een bruto maandloon van € 2700 tot € 3500 bij een voltijdse tewerkstelling, afhankelijk van relevante ervaring en competenties.
• Een aantrekkelijk pakket aan extralegale voordelen, waaronder:
• groepsverzekering (pensioensparen);
• uitgebreide hospitalisatieverzekering, aangevuld met een tandverzekering;
• maaltijdcheques;
• een cafetariaplan met onder andere extra verlofdagen, fietslease en privé pensioensparen.
• Een kleine, familiale bedrijfsstructuur met korte communicatielijnen.
• Een lichtrijke en groene werkomgeving in Heverlee, aan de ring van Leuven.
• Een locatie die vlot bereikbaar is met openbaar vervoer en de fiets.
• Ruime privéparkeergelegenheid.
• Voldoende opleiding, begeleiding en ondersteuning om je functie op een kwalitatief hoogstaand niveau uit te oefenen. Werkuren 38 uur/week – daguren, geen avond
- of weekendwerk
• Ma–do: 8u00–17u00, met middagpauze van 12u00–12u30
• Vrij: 8u00–12u00
• Deeltijds werken (bv. 80%) is bespreekbaar. Startdatum Zo snel mogelijk, in onderling overleg. Plaats van tewerkstelling: Leon Schreursvest 89, 3001 Heverlee Interesse? Herken je jezelf in deze functie en spreekt onze werkomgeving je aan? Dan maken we graag kennis met jou