Administratief en logistiek medewerker

"Jij studeert. Wij ondersteunen. Samen creëren we kansen." Dit is de missie van KU Leuven Stuvo (Studentenvoorzieningen), een gedreven en inclusieve organisatie die zich elke dag opnieuw inzet om alle studenten te empoweren en vooruit te helpen. We streven naar gelijke kansen voor iedereen. Je maakt deel uit van het geëngageerde en enthousiaste team Sociale Cohesie van KU Leuven Stuvo. Vanuit het interculturele ontmoetingscentrum Pangaea zet dit team in op een positief, veilig en inclusief samenlevingsklimaat en een sterke verbinding tussen studenten(groepen) onderling en met de omringende samenleving.  Nieuwsgierig naar onze werking? Functie Als frontoffice administratief en logistiek medewerker ben je mee verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van ontmoetingscentrum Pangaea. Je zorgt ervoor dat administratieve en logistieke processen vlot verlopen en draagt zo bij aan een warme en professionele ontvangst van studenten en bezoekers.
• In deze functie ligt de nadruk op uitvoerende administratieve en organisatorische taken. Je begeleidt niet individueel studenten in hun persoonlijke trajecten, maar ondersteunt de werking achter de schermen en zorgt ervoor dat studenten, vrijwilligers en medewerkers terechtkunnen in een goed georganiseerde omgeving.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en vrijwilligers. Je werkt zelfstandig, bewaart het overzicht en grijpt in wanneer praktische problemen of onverwachte situaties zich voordoen.
• Je onthaalt en informeert studenten en bezoekers van ontmoetingscentrum Pangaea op een klantvriendelijke manier, zowel fysiek, telefonisch als via e-mail.
• Je beantwoordt dagelijks vragen van internationale studenten en bezoekers in het Nederlands én het Engels.
• Je staat in voor het dagelijkse logistieke beheer van het ontmoetingscentrum: je beheert de stock, plant poetsopdrachten, stuurt jobstudenten aan en coördineert technische meldingen.
• Je biedt logistieke ondersteuning bij de organisatie van activiteiten in Pangaea (inschrijvingen opvolgen, materiaal klaarzetten, checklists voorzien, lokalen voorbereiden...). Profiel
• Of het nu gaat om een collega, vrijwilliger of student: voor jou staat de klant centraal.
• Je haalt energie uit een administratieve en ondersteunende functie waarbij nauwkeurigheid, klantgerichtheid en organisatie centraal staan.
• Je voelt je comfortabel bij praktische en logistieke opdrachten en hebt voldoende technisch inzicht om eerste technische problemen te signaleren, op te volgen en waar mogelijk mee te helpen oplossen.
• Je werkt nauwkeurig, planmatig en steekt ook graag de handen uit de mouwen voor praktische en logistieke taken.
• Je kunt vlot prioriteiten stellen en overzicht bewaren in een omgeving waar verschillende vragen en opdrachten tegelijk op je afkomen.
• Je bent geboeid door een internationale en interculturele omgeving.
• Je communiceert vlot in het Nederlands én het Engels. Omdat je dagelijks contact hebt met internationale studenten, voel je je comfortabel om vragen en praktische informatie in het Engels te beantwoorden.
• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma in een administratieve richting of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent flexibel ingesteld. Avondwerk komt slechts uitzonderlijk voor, maar je bent bereid om in te springen wanneer de werking dit vraagt. Je schrikt er bovendien niet voor terug om ondersteunende taken op te nemen buiten je vaste takenpakket wanneer de situatie daarom vraagt. Aanbod We bieden je een betekenisvolle functie in een dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving. Je goed voelen op je werk staat bij Stuvo centraal. Bovendien krijg je bij ons de kans om jezelf verder te ontwikkelen en dit binnen een toonaangevende universiteit. Omdat je een centrale rol speelt in het onthaal, de ondersteuning van studenten en de dagelijkse werking van het ontmoetingscentrum, ben je voornamelijk aanwezig in Pangaea (campus Sociale Wetenschappen). Zo sta je dicht bij de studenten, vrijwilligers en collega's die je ondersteunt en draag je rechtstreeks bij aan een warme en toegankelijke ontmoetingsplek. Omwille van een vervanging wegens ziekte beogen we een tijdelijke deeltijdse tewerkstelling van 60% voor een periode van 6 maanden, mogelijk verlengbaar. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van de functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen starten in graad 4. We bieden ook heel wat extralegale voordelen zoals een kosteloze hospitalisatie
- en groepsverzekering, ecocheques, een aantrekkelijke verlofregeling, een fiets, volledige tussenkomst openbaar vervoer, … Ontdek onze arbeidsvoorwaarden. Interesse? De selectiegesprekken vinden plaats in Leuven. We voorzien gesprekken op vrijdag 20-11-2026 (eerste ronde) en op vrijdag 27-11-2026 (tweede ronde) onder voorbehoud van eventuele wijzigingen. Met jouw vragen over de jobinhoud kan je terecht bij Inge Vandenbussche, teamcoach Sociale Cohesie via 016 37 21 58 of inge.vandenbussche@kuleuven.be Met vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij Silke Vanheusden, stafmedewerker HRM-beleid bij KU Leuven Stuvo via silke.vanheusden@kuleuven.be Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 09/11/2026 via onze online sollicitatietoepassing KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks
- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .
• Sollicitatieprocedure
• Arbeidsvoorwaarden
• Loopbaanmogelijkheden Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be Solliciteer voor deze functie