Office Manager

FUNCTIEOMSCHRIJVING Als Office Manager bij SK Beveren zorg je voor een vlotte dagelijkse kantoorwerking. Je combineert de organisatie van de backoffice en het onthaal met administratieve ondersteuning van het management en collega’s. Je bent een centraal aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partners. Dankzij jouw discretie, nauwkeurigheid en praktische aanpak verlopen afspraken en administratieve processen correct en efficiënt. VERANTWOORDELIJKHEDEN Kantoororganisatie en Onthaal
• bemannen van de receptie en verzorgen van een professioneel en gastvrij onthaal tijdens weekdagen
• helpen van supporters aan de receptie bij vragen over abonnementen, tickets en de fanshop
• ontvangen en wegwijs maken van bezoekers, beantwoorden van telefoons en doorverwijzen van vragen
• beheren van de voorraad kantoormateriaal en tijdig plaatsen en opvolgen van bestellingen
• organiseren van vergaderruimtes en praktische voorbereidingen voor afspraken en meetings
• verwerken van post en opvolgen van inkomende en uitgaande e-mails in gedeelde mailboxen Ondersteuning Management
• ondersteunen van het agendabeheer en de interne planning
• notuleren van (management)meetings en opvolgen van actiepunten
• opmaken en ter ondertekening voorleggen van contracten volgens de geldende handtekeningenmatrix
• aangeven en opvolgen van verzekeringsdossiers
• administratief ondersteunen van AML-dossiers in samenwerking met de AML Officer Ondersteuning Boekhouding
• verzamelen en administratief verwerken van inkomende facturen
• ondersteunen bij de opvolging van openstaande klanten
- en leveranciersposten
• voorbereiden van wekelijkse betalingsbestanden
• verzamelen en aanleveren van documenten voor licentiedossiers Ondersteuning HR
• voorbereiden en administratief finaliseren van documenten rond arbeidsovereenkomsten
• coördineren van onboarding en offboarding, inclusief beheer van bedrijfsmiddelen en IT-materiaal volgens de interne afspraken
• coördineren van de toewijzing, wissels en inlevering van bedrijfswagens
• onderhouden van contacten met dealers en leasingmaatschappijen
• ondersteunen bij de organisatie en opvolging van huisvesting voor werknemers in de woningen die de club zelf beheert
• fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische vragen
• organiseren van teamactiviteiten en interne events PROFIEL
• je hebt een bachelor Organisatie en Management of bent gelijkwaardig door ervaring
• je bent sterk in planning, organisatie en communicatie
• je ontvangt bezoekers vriendelijk en professioneel en bent graag het eerste aanspreekpunt
• je neemt initiatief, denkt in oplossingen en steekt graag de handen uit de mouwen
• je werkt nauwkeurig, gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en stelt de juiste prioriteiten
• basiskennis van boekhouding en sociale wetgeving is een pluspunt
• je communiceert vlot in het Nederlands, Engels en Frans
• je bent in het bezit van een rijbewijs B WAT

WIJ BIEDEN
• een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een ambitieuze en groeiende voetbalclub
• een voltijdse tewerkstelling of een 4/5-regime, met de concrete werkregeling in overleg en afgestemd op de kantoor
- en onthaalwerking tijdens weekdagen
• ruimte om jouw vaardigheden verder te ontwikkelen en initiatieven te nemen
• een competitieve verloning, aangevuld met relevante voordelen
• een collegiale werkomgeving waarin samenwerking en vertrouwen centraal staan