Kabinetsmedewerker Communicatie

Ben jij iemand die snel ziet wat nodig is, afspraken nauwgezet opvolgt en ervoor zorgt dat anderen op jou kunnen rekenen? Krijg je energie van organiseren, uitvoeren en afwerken? En combineer je dat met gevoel voor communicatie, beeld en sociale media? Dan is deze functie iets voor jou. Als kabinetsmedewerker Communicatie & Organisatie zorg je ervoor dat de dagelijkse werking van ons kabinet vlot en gestructureerd verloopt. Je houdt overzicht, bewaakt de praktische opvolging en zorgt ervoor dat afspraken, activiteiten, communicatie en administratie tijdig in orde zijn. Zo kunnen de schepen en de inhoudelijke kabinetsmedewerker zich concentreren op beleid, strategie, politieke voorbereiding en inhoudelijke dossiers. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en hebt oog voor detail. Je werkt zelfstandig, stelt gerichte vragen en hebt na een inwerkperiode geen voortdurende dagelijkse aansturing nodig. Wanneer iets niet loopt zoals gepland, zoek je een oplossing of leg je tijdig een helder voorstel voor. Communicatie vormt een substantieel onderdeel van je werk. Je gaat geregeld mee naar activiteiten van de schepen, wanneer jouw aanwezigheid een duidelijke meerwaarde biedt. Dat kan occasioneel ook 's avonds of in het weekend, steeds in onderling overleg. Je maakt foto's en video's, bereidt posts en reels voor, werkt persberichten af en helpt mee om de communicatie van het kabinet professioneel vorm te geven en zichtbaar te maken. Je hoeft geen gespecialiseerde videomaker of communicatieadviseur te zijn. We verwachten wel dat je gevoel hebt voor taal en beeld, creatief durft denken en content kunt maken die bruikbaar, verzorgd en passend is. Je begrijpt dat gevoelige informatie binnenskamers blijft en kunt professioneel omgaan met inwoners, collega’s, journalisten, organisatoren en partners. Je werkt graag in een kleine ploeg achter de schermen en denkt in het belang van de gezamenlijke werking. Wie zijn wij? Je werkt voor het kabinet van de Leuvense schepen van jeugd, studentenzaken, toerisme, burgerzaken en toegankelijkheid. Binnen deze bevoegdheden werken we onder meer aan ruimte en kansen voor kinderen en jongeren, een sterke studentenstad, een aantrekkelijk en toegankelijk toeristisch aanbod, een klantgerichte dienstverlening en een stad waarin iedereen zo zelfstandig en volwaardig mogelijk kan deelnemen. Die ambities sluiten aan bij de bredere doelstelling om Leuven verder uit te bouwen als een inclusieve stad op mensenmaat. Het kabinet bestaat uit een kleine ploeg van drie personen: De schepen neemt politieke beslissingen, bepaalt prioriteiten en vertegenwoordigt het beleid extern. De inhoudelijke kabinetsmedewerker volgt beleid en strategie op, bereidt politieke dossiers voor en bewaakt speeches, perswerking en communicatiebeleid. De kabinetsmedewerker Communicatie & Organisatie staat in voor administratie, planning, praktische organisatie, opvolging en een substantieel deel van de communicatie-uitvoering. We werken met duidelijke verantwoordelijkheden, korte overleglijnen en vertrouwen. Iedereen helpt waar nodig, maar de rollen zijn afgebakend. Jouw verantwoordelijkheden zijn: 1. Uitvoerende communicatie: Je… maakt foto’s en korte video’s; bereidt posts, stories en reels voor; monteert korte video’s; werkt sociale media inhoudelijk en praktisch uit; denkt mee over de communicatiestrategie en communicatieplanning; signaleert kansen om beleid, activiteiten en resultaten zichtbaar te maken; gaat mee naar relevante activiteiten van de schepen, occasioneel ook 's avonds en in het weekend, steeds in onderling overleg. maakt en werkt presentaties af. bereidt persberichten voor en volgt de praktische afhandeling op; schrijft kleinere toespraken uit op basis van inhoudelijke input. waakt mee over kwaliteit, correctheid en herkenbaarheid. Je stemt inhoudelijke antwoorden, politieke standpunten en gevoelige communicatie steeds af met de schepen of de inhoudelijke kabinetsmedewerker. 2. Agenda, mailbox en administratie: Je… bereidt de agenda van de schepen praktisch voor; registreert en verwerkt uitnodigingen; plant afspraken en vergaderingen in; volgt de gezamenlijke kabinetsmailbox op; beantwoordt praktische en niet-gevoelige mails zelfstandig; bezorgt inhoudelijke of politiek gevoelige vragen aan de juiste persoon; houdt actie
- en opvolglijsten bij; maakt heldere verslagen en vertaalt beslissingen onmiddellijk naar concrete actiepunten die je opvolgt. zorgt dat informatie overzichtelijk en terug vindbaar blijft. 3. Praktische organisatie en opvolging: Je… bereidt afspraken, werkbezoeken en activiteiten praktisch voor; stemt af met stadsdiensten, organisatoren en andere partners; verzamelt ontbrekende informatie; signaleert tijdig problemen of conflicten; zoekt praktische oplossingen; bewaakt deadlines; volgt afspraken en engagementen verder op; zorgt ervoor dat de schepen goed voorbereid op pad kan; bewaart documenten, foto’s en video’s volgens een duidelijke structuur; gebruikt heldere bestandsnamen; zorgt dat collega’s informatie snel kunnen terugvinden; bewaakt bij afwezigheid van de inhoudelijke kabinetsmedewerker de praktische continuïteit van de werking. Formele en praktische

vereisten:
Je… beschikt over een bachelordiploma of een gelijkwaardig diploma; schrijft en spreekt verzorgd Nederlands; bent administratief en organisatorisch sterk; werkt vlot met Outlook, Word, PowerPoint, Teams en gedeelde digitale documenten; werkt vlot met Canva, CapCut en sociale media; leert nieuwe digitale toepassingen snel aan; kunt zelfstandig en nauwkeurig werken; bent bereid om je flexibel op te stellen voor relevante activiteiten. Ervaring op een kabinet, in een politieke omgeving, binnen een lokaal bestuur of in een organisatorische communicatiefunctie is een troef, maar geen vereiste. Wat mag je van ons verwachten? een voltijdse functie met duidelijke verantwoordelijkheden; een klein kabinet met rechtstreekse communicatielijnen; vertrouwen om praktische en operationele zaken zelfstandig te regelen; een inhoudelijk breed en maatschappelijk relevant werkterrein; ruimte om voorstellen te doen en de werking mee te verbeteren; een functie waarin organisatie en communicatie volwaardig samenkomen; duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is; ondersteuning tijdens je inwerkperiode; een werkplek in het Leuvense stadskantoor; een laptop en de nodige digitale hulpmiddelen. Wat bieden we financieel en praktisch? een voltijds contract van onbepaalde duur dat loopt zolang het mandaat van de schepen loopt met kans op verlenging een salaris volgens loonschaal B1–B3, rekening houdend met je professionele ervaring; erkenning van alle jaren relevante ervaring bij de overheid; erkenning van maximaal tien jaar relevante ervaring in de privésector; een aanvullende kabinetsvergoeding; maaltijdcheques; hospitalisatieverzekering; fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk; eindejaarspremie en vakantiegeld; ecocheques; mogelijkheid tot fietslease; opleidingsmogelijkheden; 35 vakantiedagen op voltijdse basis, naast de wettelijke feestdagen. Praktische informatie Werkplek Stadskantoor Leuven Contract Voltijds contract van onbepaalde duur, gekoppeld aan de duur van het mandaat van de schepen Salarisschaal B1–B3, aangevuld met een kabinetsvergoeding Simuleer hier je loon: Vraag een loonberekening aan | Stad Leuven Contactpersoon Liesbeth Vandermeeren, liesbeth.vandermeeren@leuven.be Solliciteren kan tot en met 18 september 2026 door je motivatiebrief en cv te bezorgen via liesbeth.vandermeeren@leuven.be De selectieprocedure bestaat uit: een beoordeling van je cv en motivatie; een praktijkgerichte schriftelijke proef die je thuis kan voorbereiden; een selectiegesprek; eventueel een referentiecheck; een finale beslissing. De exacte praktische afspraken ontvang je wanneer je wordt uitgenodigd. We hechten veel belang aan gelijke kansen. Wat voor ons telt, zijn je kwaliteiten, motivatie en geschiktheid voor de functie, ongeacht geslacht, gender, afkomst, leeftijd, handicap of levensbeschouwing.