Verantwoordelijke Interne Werking

Als Verantwoordelijke Interne Werking & Processen zorg je ervoor dat de administratieve werking, ondersteunende processen en systemen van PUC – KU Leuven Continue vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren. Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur op het vlak van interne werking, processen en verbeterinitiatieven. Concreet betekent dit: Teamleiding en people management:
• Je stuurt de administratieve medewerkers aan, coacht hen en ondersteunt hun professionele ontwikkeling.
• Je bewaakt taakverdeling, werklast en continuïteit van de operationele ondersteuning.
• Je stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners. Organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning:
• Je coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
• Je brengt processen in kaart, bewaakt de samenhang ertussen en neemt proceseigenaarschap op voor organisatiebrede kernprocessen.
• Je detecteert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitaliserings
- en verandertrajecten.
• Je analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
• Je fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking. Financiële coördinatie en bewaking:
• Je bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de financieel-administratieve processen en de correcte opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven.
• Je ondersteunt de financiële rapportering en levert relevante input ter voorbereiding van beleidsmatige keuzes.
• Je coördineert de financieel-administratieve werking en draagt bij aan een correcte, efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van processen. Externe afstemming en vertegenwoordiging:
• Je bouwt een relevant netwerk uit en onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers en KU Leuven-entiteiten.
• Je vertegenwoordigt PUC in overleg
- en afstemmingsmomenten binnen jouw bevoegdheidsdomein.
• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van samenwerkingen en vertaalt signalen, noden en relevante inzichten naar de interne werking. Functie-eisen
• Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Je hebt ervaring met leidinggeven, coaching en teamontwikkeling.
• Je hebt expertise in procesoptimalisatie, digitalisering en verandertrajecten. Je neemt eigenaarschap op en weet verbeterinitiatieven succesvol te realiseren.
• Je combineert analytisch inzicht met een pragmatische aanpak en weet data en operationele signalen te vertalen naar verbeteracties en onderbouwde aanbevelingen.
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht in een complexe context.
• Je bent een verbindende en empathische communicator die vlot schakelt tussen verschillende stakeholders.
• Je bent flexibel en regelmatig avond
- en sporadisch weekendwerk op verschillende locaties zijn een deel van je engagement. Arbeidsvoorwaarden
• Je komt terecht in een inspirerende en dynamische werkomgeving waar je deel uitmaakt van een enthousiast en professioneel team. Je plaats van tewerkstelling is KU Leuven Kulak (Kortrijk).
• Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van bepaalde duur met perspectief op een aanstelling van onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 6. Graad 8 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
• Daarnaast biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, aanvullende verlofdagen, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, mogelijkheid tot fietsleasing, thuiswerkfaciliteiten en ruime opleidingsmogelijkheden.
• Voor meer informatie over de aanvullende arbeidsvoorwaarden kan je terecht op onze jobsite. Sollicitatieprocedure Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij prof. dr. Wim Malfait, mail: wim.malfait@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lieve Mommaerts, mail: lieve.mommaerts@kuleuven.be, of via +32 16 37 76 89. Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 22/10/2026 via onze online sollicitatietoepassingBedrijfsomschrijving PUC
- KU Leuven Continue, verbonden aan KU Leuven Kulak, zoekt een Verantwoordelijke Interne Werking & Processen. In deze functie combineer je teamleiding met het versterken van processen en de verdere ontwikkeling van onze interne werking. Je bent de verbindende schakel tussen mensen, processen en systemen en vertaalt strategische keuzes naar concrete verbeteringen in de dagelijkse werking. Je krijgt de kans om een zichtbare impact te hebben op de verdere professionalisering van PUC – KU Leuven Continue en neemt initiatief rond verbetertrajecten. Daarbij combineer je een sterke voeling met de dagelijkse werking met een brede blik op processen, samenwerking en organisatiebrede uitdagingen. Het PUC
- KU Leuven Continue is een belangrijke partner voor levenslang leren aan KU Leuven. Samen zorgen we voor een kwaliteitsvol en relevant vormingsaanbod voor professionals.