Office Manager

Office Manager & Finance Support Om ons team bij VAEngineering verder te ondersteunen, zijn we op zoek naar een administratieve duizendpoot met een sterke affiniteit voor cijfers, die graag structuur brengt, zaken opvolgt en zelfstandig initiatief neemt. Je vormt een belangrijke schakel in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Financiële administratie en administratieve opvolging vormen de vaste basis van je functie , maar daarnaast krijg je de kans om mee te werken aan uiteenlopende taken binnen HR, office management en algemene bedrijfsadministratie. Je komt terecht in een groeiend engineeringbedrijf waar geen enkele dag helemaal hetzelfde is en waar je mee kan helpen om onze interne werking verder te professionaliseren. Wat ga je doen? Financiële administratie & opvolging
- Inboeken en verwerken van aankoop
- en verkoopfacturen
- Verkoopfacturen opmaken, controleren en administratief opvolgen
- Openstaande betalingen bij klanten opvolgen
- Betalingen en financiële documenten administratief voorbereiden en opvolgen
- Contact onderhouden met leveranciers voor ontbrekende facturen, correcties of andere financiële documenten
- Ondersteunen bij de voorbereiding van de boekhouding en samenwerken met onze externe boekhouder
- Mee zorgen voor een correcte, overzichtelijke en actuele financiële administratie Office & algemene administratie
- Diverse administratieve taken zelfstandig uitvoeren en opvolgen
- Administratieve processen mee structureren, verbeteren en waar mogelijk vereenvoudigen
- Informatie verzamelen, vergelijken en overzichtelijk voorbereiden
- Contact onderhouden met klanten, leveranciers en externe partijen
- Mee zorgen voor een vlotte dagelijkse administratieve werking HR & bedrijfsgerichte ondersteuning
- Ondersteunen bij HR-administratie en personeelsgerelateerde opvolging
- Nieuwe verloningsmogelijkheden, extralegale voordelen en mobiliteitsoplossingen mee onderzoeken
- Informatie verzamelen en voorbereiden rond loonoptimalisatie en andere HR-gerelateerde onderwerpen
- Ondersteunen bij subsidiedossiers, waaronder het verzamelen van documenten en administratieve voorbereiding
- Onderzoeken van vereisten rond vergunningen, erkenningen en andere administratieve verplichtingen
- Zelfstandig informatie opzoeken, structureren en helder samenvatten ter ondersteuning van interne beslissingen Wie zoeken we? We zoeken iemand die nauwkeurig, zelfstandig en proactief werkt, graag verantwoordelijkheid neemt en zich thuis voelt in een gevarieerde functie.
- Je hebt een goede administratieve basis en werkt gestructureerd
- Je hebt affiniteit met cijfers en voelt je comfortabel bij financiële administratie
- Je werkt vlot met Excel en andere courante Office-toepassingen
- Je kan zelfstandig informatie opzoeken, vergelijken en helder samenvatten
- Je communiceert professioneel met klanten, leveranciers en externe partners
- Je volgt taken consequent op en neemt initiatief wanneer informatie ontbreekt
- Ervaring met Exact Online is een pluspunt
- Ervaring met boekhoudkundige administratie, facturatie of betalingsopvolging is een sterke troef
- Kennis van HR-administratie, subsidies of loonadministratie is mooi meegenomen
- Je bent flexibel en schakelt graag tussen verschillende soorten taken Over VAEngineering VAEngineering is een groeiend engineeringbedrijf waar we innovatieve elektronische producten en technologieën ontwikkelen, van eerste concept tot productie. Ons team bestaat uit engineers met verschillende specialisaties, waaronder elektronica, firmware, software en mechanisch ontwerp. Om onze verdere groei te ondersteunen, zoeken we iemand die mee verantwoordelijkheid neemt voor een correcte financiële en algemene administratie en tegelijkertijd wil meebouwen aan een efficiënte interne organisatie. Je krijgt een gevarieerde rol met ruimte voor initiatief, zelfstandigheid en persoonlijke groei binnen een technisch en ondernemend team.