Finance & Administration Officer

*Een brede, hands-on administratieve functie in een snelgroeiende internationale organisatie.
* Over Bullswap Bullswap is een snelgroeiende B2B-technologie
- en rental marketplace actief in Europa. We combineren een internationaal verhuurplatform voor machines en materieel met eigen software voor equipment management. Door onze groei zoeken we een nauwkeurige en hands-on collega die een brede waaier aan administratieve taken zelfstandig uitvoert en ervoor zorgt dat onze bestaande processen correct, tijdig en consistent worden opgevolgd. Dit is geen klassieke boekhoudfunctie. De rol combineert finance, HR-administratie, office support en praktische ondersteuning van het team en de COO / CEO. Wat ga je doen? Je werkt nauw samen met collega’s, de COO, onze externe boekhouder en CFO. Je rol is voornamelijk uitvoerend en ondersteunend: je volgt bestaande processen op, zorgt dat administratie volledig is en springt in waar nodig. Finance & billing
- Aankoopfacturen verwerken en opvolgen.
- Ondersteunen bij verkoopfacturatie en factuurvragen van klanten.
- Betalingen, borgen en administratieve financiële dossiers opvolgen.
- Informatie voorbereiden en controleren voor onze externe boekhouder en CFO.
- Ondersteunen bij boekhoudkundige verwerking, controles en reconciliaties.
- Mee bewaken dat financiële dossiers volledig en correct zijn.
- Administratieve en financiële deadlines opvolgen.
- Fungeren als volwaardige back-up voor collega’s bij afwezigheid, vakantie of drukke periodes.
- De belangrijkste dagelijkse financeprocessen voldoende beheersen om deze tijdelijk zelfstandig te kunnen overnemen. Je hoeft geen senior accountant te zijn. We verwachten wel dat je een goede basiskennis van boekhouding hebt en comfortabel bent met cijfers, facturen en financiële administratie. HR & payroll administration
- De maandelijkse loonverwerking voorbereiden en opvolgen in samenwerking met het sociaal secretariaat.
- Arbeidscontracten, personeelsdocumentatie en HR-administratie beheren.
- Vakanties, afwezigheden en personeelsgegevens correct opvolgen.
- Onboarding en offboarding van medewerkers praktisch en administratief uitvoeren.
- Ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers op dag één toegang, materiaal en de nodige informatie hebben.
- Bestaande HR-processen en policies administratief opvolgen.
- Praktische HR-vragen van collega’s beantwoorden of verder opnemen met de juiste partner. Office & company administration
·       Algemene bedrijfsadministratie uitvoeren en opvolgen.
·       Documenten, contracten en interne bestanden correct beheren.
·       Verzekeringen, abonnementen, leverancierscontracten en andere administratieve dossiers opvolgen.
·       Praktische zaken rond personeel, wagens, kantoor en leveranciers regelen.
·       Teambuildings, interne events en praktische teamactiviteiten organiseren.
·       Terugkerende administratieve taken tijdig uitvoeren en opvolgen. Administratieve rechterhand van de COO / CEO Een belangrijk onderdeel van de functie is ervoor zorgen dat administratieve en praktische zaken niet bij de CEO / COO blijven hangen. Je krijgt duidelijke taken en dossiers toegewezen en werkt deze zelfstandig af.
- Documenten verzamelen en voorbereiden.
- Contracten en administratieve actiepunten opvolgen.
- Formulieren, registraties en interne administratie verzorgen.
- Praktische afspraken met leveranciers of partners regelen.
- Administratieve voorbereiding doen voor meetings of interne opvolging. Je hoeft geen klassieke Executive Assistant te zijn. We zoeken vooral iemand die betrouwbaar uitvoert, goed opvolgt en ervoor zorgt dat taken echt afgewerkt worden. Operationele administratie Niet elke taak binnen deze functie is complex — en dat vinden we belangrijk om expliciet te zeggen. Je bent ook bereid om routinematig administratief werk zorgvuldig uit te voeren wanneer dat nodig is.
- Machineparken van nieuwe verhuurpartners opladen in onze systemen.
- Leveranciersgegevens aanvullen en controleren.
- Excel
- en databestanden verwerken.
- Documenten verzamelen en structureren.
- Interne systemen en dossiers up-to-date houden.
- Administratieve ondersteuning bieden aan Operations en Supply. Wie zoeken we? Idealiter heb je ongeveer 2 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen finance, administratie, accountancy, office support of een vergelijkbare brede administratieve functie. Je hoeft nog niet elk onderdeel van de functie gedaan te hebben. Belangrijker is dat je nauwkeurig werkt, snel leert en graag verschillende soorten administratie combineert. Naast het administratieve heb je been bang om met klanten / leveranciers disputen op een commerciële manier op te lossen.
- Je hebt een goede financiële en boekhoudkundige basis.
- Je begrijpt begrippen zoals aankoop
- en verkoopfacturen, openstaande posten, betalingen debet/credit.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
- Je kunt zelfstandig taken uitvoeren en consequent opvolgen.
- Je gaat discreet om met financiële en personeelsinformatie.
- Je communiceert professioneel met collega’s, klanten en leveranciers.
- Je bent digitaal sterk en leert snel nieuwe systemen gebruiken.
- Je hebt geen probleem met een combinatie van finance, HR, algemene administratie en routinewerk. Talen Omdat Bullswap internationaal actief is, is meertaligheid een belangrijke troef. Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels. Frans is een sterke plus. Kennis van Duits, Spaans, Italiaans of andere Europese talen is eveneens een duidelijke meerwaarde. Wat deze functie is Dit is geen managementfunctie en geen pure boekhoudfunctie. We werken met een externe boekhouder en een externe CFO. We zoeken dus geen Financial Controller of Finance Manager. Het is evenmin een klassieke Office Manager-rol. De functie is bewust breed en vooral hands-on: Finance + HR Administration + Office Administration + praktische ondersteuning van een snelgroeiende internationale organisatie. Wat bieden we? Je komt terecht in een organisatie waar veel processen al goed zijn ingericht. Jouw rol is vooral om deze processen nauwkeurig uit te voeren, op te volgen en waar nodig collega’s te ondersteunen. Input voor verbeteringen is altijd welkom. Je krijgt een brede functie met veel afwisseling en zicht op verschillende onderdelen van de onderneming. Je werkt rechtstreeks samen met de COO,CEO, collega’s, onze externe boekhouder en CFO. We zoeken iemand die voldoening haalt uit een goed georganiseerde administratie en graag kan zeggen: “Dat is geregeld.”