CHEFS DE BUREAU ADMINISTRATIF

**Mission  :*
* Le chef de bureau administratif est chargé, sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur général, de diriger une équipe d’agents ainsi que de gérer et superviser les activités du service. Aptitudes et qualités requises
-          *capacité à établir rapidement le lien entre le cas concret et la norme de droit* , l’agent aura des aptitudes à appréhender l’abstraction du droit public afin de sécuriser au mieux l’action concrète de l’administration sans la paralyser ;
-          *orienté résolution de problèmes* , l’agent aura une capacité à penser l’action de l’administration, le champ du possible en fonction des contraintes (moyens à engager pour porter un projet, cadre normatif à respecter, …) ;
-          *sens des responsabilités* , l’agent aura à cœur de veiller à l’intérêt communal dans un cadre juridique balisé ;
-          *de nature curieuse* , l’agent aura la capacité à s’informer et se former rapidement pour les sujets auxquels il n’a jamais été confronté, il fera preuve d’une grande polyvalence ;
-          *sens du service public* , l’agent aura à cœur de veiller à l’image de la Ville par une disponibilité à l’égard des tiers (citoyens, collègues et membres de l’autorité) ;
-          *orienté efficacité* , l’agent veillera à imaginer la séquence d’action la plus légère pour atteindre les objectifs fixés par l’autorité à l’administration ;
-         l’agent fera preuve de *résilience* et aura un minimum d’aptitudes pédagogiques : il fera preuve d’empathie à l’égard des agents éprouvant des difficultés face à des dossiers complexes et utilisera les dossiers plus problématiques pour faire progresser ceux-ci. En tant que chef de service, il est responsable de la qualité de travail de l’équipe et des résultats obtenus.
-         Définir les missions et les priorités et répartir les tâches de chacun et leur continuité
-         Organiser et planifier le temps de travail
-         Encadrer, conduire et assister les collaborateurs
-         Rendre un feed-back sur le travail accompli
-         Participer au recrutement des collaborateurs, à leur accueil et à leur intégration
-         Veiller au respect des procédures et règlements
-         Veiller à la collaboration avec les autres services
-         Partager son savoir et savoir-faire
-         Stimuler son équipe à coopérer et la faire adhérer à un projet commun
-         Évaluer et développer ses collaborateurs
-         Participer à la sécurité des travailleurs Il assure d'autres tâches dans l'intérêt du fonctionnement du service et de la Ville. Savoir :
·        Le fonctionnement et les besoins de la Ville
·        L’organigramme de la Ville
·        Les dispositions légales et les règlementations en vigueur
·        Le statut de la Ville
·        La conduite d’évaluation
·        La gestion de projet
·        Les logiciels de bureau : Word-Excel-Powerpoint
·        Utilisation de toutes les fonctionnalités des logiciels répertoriées comme utiles pour l’exercice de la fonction
·        Les règles RGPD
·        Les principes du contrôle interne SAVOIR
- FAIRE
·        Utiliser les logiciels de bureau et métier
·         Appliquer la réglementation et les procédures en vigueur dans l’institution
·        Écouter et comprendre les situations
·        Mettre en œuvre les règlements et procédures
·        Gérer des projets
·        Gérer les priorités : planifier et organiser
·        Développer une vision et une vue d’ensemble
·        S’adapter à une grande variété de situations ou d’interlocuteurs
·        Prendre des décisions et les faire appliquer
·        Prendre des initiatives dans des situations imprévues
·        Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
·        Respect de la déontologie et de l’éthique
·        Respecter les délais
·        Communiquer clairement et objectivement
·        Communiquer des décisions difficiles à entendre
·        Argumenter, expliquer
·        Transmettre les informations nécessaires au service
·         S’assurer de la bonne compréhension du message par les interlocuteurs
·        Élaborer des tableaux statistiques Savoir-être  :
·        Organisé
- Rigoureux
- Précis
- Esprit d'analyse et de synthèse
·        Capable d’objectivité et d’impartialité
- Sens de l’écoute – Sens du dialogue
- Sens de l’accueil
- Sens de la diplomatie
- Empathique
- Capable de fermeté
·        Autonome
- Esprit d'équipe
·        Flexible
- Disponible
- Résistant au stress
·        Bonnes compétences relationnelles
·        Bonne communication écrite et orale *Le descriptif de fonction complet se trouve sur le Site Internet de la Ville d’Aubange – onglet recrutements (https://www.aubange.be).*