Projectmanager huisvesting

Jobinhoud

Wil jij een sleutelrol spelen in uitdagende bouw-, renovatie- en uitbreidingsprojecten? Als projectmanager vorm je de brug tussen de Regie der Gebouwen en onze interne klanten. Je vertaalt hun behoeften naar haalbare projecten en bewaakt daarbij kwaliteit, budget, planning en de belangen van de FOD Justitie.

In nauwe samenwerking met de directie Buildings & Facilities (Team Support) draag je bij aan veilige, duurzame en toekomstgerichte huisvesting voor onze gebruikers. Vanuit de nationale strategie voor veiligheid en facilitair beheer vertaal je behoeften naar duidelijke programma’s van eisen en technische specificaties. Je volgt nieuwbouw- en renovatieprojecten van dichtbij op en zorgt ervoor dat veiligheids- en gebouwenbeheermaatregelen effectief worden geïmplementeerd, opgevolgd en geëvalueerd. Je werkt mee aan de rationalisatie van het gebouwenpark.

Samen met de Regie der Gebouwen werk je aan kwalitatieve huisvestingsoplossingen die optimaal inspelen op de verwachtingen van de gebruikers. Dankzij jouw coördinatie en expertise worden processen op een uniforme en efficiënte manier uitgevoerd, met oog voor continuïteit, kwaliteit en gebruikerstevredenheid.

Als projectleider verzamel je input bij de betrokken partijen en vertaal je die naar duidelijke doelstellingen en een concreet actieplan voor een (sub)project van beperkte complexiteit. Zo stem je het project optimaal af op de behoeften van de klant.

Voorbeeld van taken

• De projectprocedure bepalen, inclusief planning, toepassingsgebied, ingezette middelen en beoogd resultaat
• Het project afbakenen, randvoorwaarden beschrijven en een risicoanalyse uitvoeren
• Ramingen maken, afstemmen op het beschikbare budget en haalbaarheidsstudies uitvoeren
• Klanten bevragen over hun behoeften en passende voorstellen formuleren
• Een projectfiche opstellen en een gedetailleerd projectplan uitwerken

Concreet voorbeeld:

Project: integratie van een bepaalde rechtbank, gehuisvest in gebouw X , in een ander gerechtsgebouw Y, bij andere gerechtelijke diensten, waardoor gebouw X kan afgestoten worden.

Als projectleider van dit project is je eerste taak : informatie verzamelen door je klant te vragen naar zijn noden en door de toestand AS IS van gebouw Y in kaart te brengen.

Vervolgens stel je een aantal mogelijke inplantingen voor, die je met alle betrokken partijen in alle openheid bespreekt op vlak van haalbaarheid en functionaliteit om zo tenslotte tot een gedragen plan te komen. Eens er een consensus bestaat over het plan, kan er een actieplan aan vast gekoppeld worden. Als projectleider definieer jij de te ondernemen stappen, je raamt het budget, je bepaalt de benodigde middelen, je maakt een planning op. Als projectleider is het dan tenslotte ook jouw taak om bij de gepaste dienst(en) na te gaan of er voldoende budget is, of de middelen er zijn en of de vooropgezette planning in functie van de te volgen procedures haalbaar is.

Eens het project goedgekeurd is voor uitvoering, de taken bepaald en verdeeld zijn (in samenspraak met je beschikbaar team) en de planning vastgelegd is, volg jij het project verder op tot effectief inhuizen. Jij waakt over de planning en het budget en zorgt ervoor dat eenieder zijn taken uitvoert. Indien nodig stuur je bij.

Als coördinator zal je de verschillende fasen van een (sub)project van beperkte complexiteit plannen, coördineren en opvolgen teneinde de doelstellingen te realiseren in overeenstemming met de termijn, de middelen en de kwaliteitscriteria.

Voorbeeld van taken

• Onderhoudsactiviteiten bepalen en plannen
• Gebruikersvragen analyseren en gepast opvolgen
• Noodzakelijke werken plannen en coördineren
• Kwaliteitscontrole uitvoeren op taken van interne technici of externe aannemers
• Regelmatig rapporteren aan de directie

Concreet voorbeeld:

Project: integratie van een bepaalde rechtbank, gehuisvest in gebouw X , in een ander gerechtsgebouw Y, bij andere gerechtelijke diensten, waardoor gebouw X kan afgestoten worden.

Voortbouwend op het vorige concrete voorbeeld heb je naast je taak als projectleider ook een taak als coördinator. Immers om bovenstaand project tot uitvoering te kunnen brengen, waarbij de effectieve verhuis van die bepaalde rechtbank naar gebouw Y het uiteindelijke doel is, dienen er eerst heel wat subprojecten te worden opgestart en gerealiseerd.

Voorbeelden van zo’n subprojecten zijn:

• de aankoop en installatie van een compactusarchief,
• het opmaken en aanbesteden van de verhuis,
• de aankoop van nieuw meubilair,
• de o