Study Abroad Officer

Functiebeschrijving

Als Study Abroad Officer ben je het centrale aanspreekpunt voor inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten binnen de BSoG. Je begeleidt studenten, coördineert internationale mobiliteitsprocessen en draagt bij aan een warme en ondersteunende internationale community.

Jouw verantwoordelijkheden

Studentenmobiliteit

Je coördineert inkomende en uitgaande uitwisselingsprogramma's. Je adviseert studenten over aanvragen, toelatingsprocedures en mobiliteitsprocessen. Je begeleidt studenten vóór, tijdens en na hun internationale ervaring. Je beheert studentendossiers, academische informatie en mobiliteitsadministratie. Je zorgt voor een correcte verwerking van mobiliteitsdocumenten en studieresultaten (transcripts). Je draagt actief bij aan de doelstellingen van het Education team door administratieve, organisatorische en operationele ondersteuning te bieden waar nodig.

Studentenondersteuning & betrokkenheid

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor internationale studenten. Je ondersteunt onthaalactiviteiten en initiatieven die de studentencommunity versterken. Je begeleidt studenten bij praktische zaken zoals huisvesting, visumaanvragen en welzijn. Je volgt studentenkwesties op gedurende het semester en waar nodig coördineer je de juiste vervolgstappen. Je biedt ondersteuning aan studenten in dringende situaties, met inbegrip van occasionele bereikbaarheid buiten de reguliere werkuren.

Partnerschappen & programmaontwikkeling

Je onderhoudt contacten met internationale partnerinstellingen. Je ondersteunt mobiliteitsovereenkomsten en rapportering, waaronder Erasmus+-rapportering. Je draagt bij aan de continue verbetering van mobiliteitsdiensten en procedures. Je ondersteunt de ontwikkeling van nieuwe internationale samenwerkingen. Je verzamelt en volgt studentenfeedback op om de studentenervaring verder te verbeteren. Je helpt mee bij de promotie van de internationale programma's en activiteiten van de BSoG.

Je werkplek bevindt zich op de VUB-campus in Elsene, waar je minstens vier dagen per week aanwezig bent.

Je bent bereid om occasioneel tijdens avonden of weekends te werken in het kader van studentenactiviteiten, introductieprogramma's, rekruteringsevenementen, Open Dagen of dringende ondersteuningsvragen van internationale studenten.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

Je beschikt over een bachelordiploma in Office Management, International Management, Bedrijfsmanagement, Toegepaste Taalkunde, Sociale Wetenschappen of een verwante richting, of hebt gelijkwaardige relevante ervaring. Ervaring binnen het hoger onderwijs, internationale opleidingen of studentenwerking is een sterke troef. Ervaring met internationale uitwisselings- of mobiliteitsprogramma's is sterk aanbevolen. Je hebt een probleemoplossende en klantgerichte ingesteldheid en denkt daarbij creatief mee over oplossingen. Ervaring met e-learningplatformen (Canvas, Moodle, Blackboard, Connect of gelijkaardige systemen) is een pluspunt. Je beschikt over uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je handelt vanuit integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijkheid, correctheid en transparantie. Je beschikt over een uitstekende kennis van het Engels en een goede werkkennis van het Frans. Kennis van het Nederlands is een bijkomende troef.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

Thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken; Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis