Staf- en beleidsadviseur/Management assistant facilitaire poli

Functieomschrijving

Je werkt mee aan de beleidsontwikkeling en optimalisatie van de polikliniek P1-P2 en ondersteunt de medisch diensthoofden en andere leidinggevenden bij de verdere uitbouw van de werking. Tegelijk zorg je mee voor een vlotte administratieve, organisatorische en dagelijkse werking van de polikliniek poli Oogheelkunde / Neus Keel Oor en Gelaats en halsheelkunde

Je werkt mee aan de ontwikkeling en uitvoering van het beleid van polikliniek P1-P2, in overleg met de medisch diensthoofden, stafleden en andere leidinggevenden en rekening houdend met de doelstellingen van de poli, het globale beleid van de sector en het UZ Gent. Je ontwikkelt, operationaliseert en volgt het administratief, logistiek, financieel en/of personeelsbeleid binnen polikliniek P1-P2 op en werkt hieromtrent aan procesoptimalisatie. Je maakt procedures en werkmethodes op voor de administratieve, logistieke, financiële en/of personeelswerking van de poli. Je zorgt voor de implementatie van operationele voorstellen ter verbetering van de dienstverlening. Je stuurt, begeleidt en evalueert – samen met de andere leidinggevenden – veranderingsprocessen binnen de poliklinieken en ondersteunt ziekenhuisbrede administratieve projecten binnen de polikliniek. Je organiseert en optimaliseert de administratieve processen op de polikliniek op een patiëntgerichte wijze (o.a. organisatie van het secretariaat/onthaal, opstellen van interne planningen voor zowel de administratieve medewerkers als de artsen en ASO’s) Je informeert de medewerkers en organiseert werkvergaderingen met de verschillende personeelsgroepen. Je staat in voor het opvolgen, controleren (foutenlijsten) en factureren van de door de poli geleverde prestaties en verleent advies inzake betwistingen. Je bereidt financiële plannen voor in het kader van samenwerkingsovereenkomsten, alsook contracten met consulenten en externen. Je ondersteunt het personeelsbeleid, onder meer bij de planning, taakverdeling, verlof en vervanging. Je organiseert en ondersteunt werkoverleg en zorgt voor een goede informatiedoorstroming. Je ziet toe op de goede uitvoering van de processen en activiteiten (vastgelegde richtlijnen, procedures, standaarden en werkmethoden) en rapporteert hierover aan de interne bestuursorganen. Je verzekert, in afwezigheid van de dienstverantwoordelijke, het goed functioneren van de administratieve dienst. Je bestelt, volgens de bestaande procedures, het nodige standaardmateriaal zodat de medewerkers hun taken kunnen uitvoeren (het specifieke/complexe materiaal wordt door de coördinator besteld) Je overlegt en wisselt informatie uit met andere diensten; Je controleert de kwaliteit van de geleverde diensten en formuleert voorstellen aan de hiërarchisch verantwoordelijke om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Je voert ook zelf de kerntaken van de polikliniek mee uit, volgt de administratieve dossiers op en ondersteunt de medewerkers bij het oplossen van complexe problemen. Je blijft op de hoogte van relevante ontwikkelingen, regelgeving en trends en staat in voor je eigen permanente vorming en ontwikkeling.

Gewenst profiel

Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma en/of relevante ervaring in een staf-, beleids
- of coördinerende functie. Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid deze op korte termijn aan te leren. Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede kennis van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk. Je bent analytisch, organisatorisch sterk en werkt gestructureerd en nauwkeurig. Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en kan verschillende opdrachten en dossiers zelfstandig opvolgen. Je kan helder en vlot communiceren en stemt je communicatie af op verschillende doelgroepen. Je bent flexibel en kan vlot schakelen tussen beleidsmatige, organisatorische en administratieve taken. Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.