Assistant·e Administratif·ve – Accueil – Admissions One Day – Horta/Brien– 38h

Travailler au CHU Brugmann, c'est viser l'excellence, et renforcer ensemble l'attractivité de l'hôpital.

Le Centre Hospitalier Universitaire Brugmann est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution. Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patients aux meilleurs soins, sans discrimination. Médecins, infirmières, paramédicaux, administratifs ou ouvriers, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières. Nous sommes régulièrement à la recherche de collaborateurs motivés et porteurs des valeurs de l'institution. Vous avez envie d’évoluer dans un secteur d’avenir, dans une institution qui vous permettra d’évoluer dans votre fonction et votre carrière ?

Alors vous êtes au bon endroit Devenez notre nouveau·elle collègue en venant renforcer nos équipes.

Le Centre Hospitalier Universitaire Brugmann (CHU Brugmann), hôpital public membre du réseau IRIS est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires : Horta, Paul Brien et Reine Astrid) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution.

Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patients aux meilleurs soins, sans discrimination.

Médecins, infirmiers, paramédicaux, administratifs ou ouvriers, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières, parfois insoupçonnées... Le CHU Brugmann est régulièrement à la recherche de nouveaux talents et de collaborateurs motivés, garants des valeurs de l'institution.

Nous sommes dès lors à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve), prêt(e) à intégrer un service du milieu hospitalier et ayant envie d’évoluer dans une équipe engagée et dynamique.

  Activités et tâches liées à la fonction

• Veiller au contrôle de l’identité du.de la patient.e pour garantir la sécurité et la qualité de la prise en charge.
• Accueillir le.la patient.e et ses proches avec respect et courtoisie.
• Assurer le relais d’informations entre le.la patient.e et les services impliqués, afin de garantir un parcours patient.e sûr et organisé.
• Informer les patient.e.s, au téléphone et en présentiel.
• Organiser les rendez-vous, en veillant à la clarté des informations transmises.
• Encoder, mettre à jour et vérifier les données administratives et mutualistes.
• Suivre les (pré)admissions et signaler sans délai les modifications ou annulations.
• Gérer la caisse et en assumer la responsabilité dans le respect des procédures.
• Utiliser efficacement les outils (IPlan, WISH) pour garantir la cohérence et la fiabilité des données.
• Collaborer de façon constructive et bienveillante avec les collègues des différents services pour assurer la coordination autour du.de la patient.e.
• Participer à l’harmonisation des procédures entre les sites (Horta / Brien) pour les mêmes types d’accueil, sauf exception validée.
• S’adapter à l’évolution des outils numériques et aux nouvelles procédures pour contribuer à l’efficacité du service.
• Respecter les procédures établies et appliquer les consignes transmises par la responsable hiérarchique.

Exigences attendues pour la fonction

• Niveau bachelier ou expérience équivalente pertinente pour la fonction
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
• Satisfaire à l’entretien de sélection
• Satisfaire aux conditions du profil
• Date d’entrée en fonction : immédiate

Profil recherché pour la fonction

• Connaissance du néerlandais parlé, indispensable
• Communication claire et écoute active, favorisant des échanges efficaces et respectueux avec les patient.e.s et les collègues.
• Organisation, rigueur et souci du détail, contribuant à la fiabilité du suivi administratif et au respect des procédures.
• Empathie et tact, avec la capacité d’adapter l’approche aux situations variées rencontrées dans le milieu hospitalier.
• Flexibilité pour exercer la fonction sur les différents sites (Horta et Brien) et dans les différents accueils, selon les besoins organisationnels.
• Adaptabilité et capacité à hiérarchiser les priorités au quotidien, notamment face aux imprévus ou aux périodes d’affluence.
• Autonomie et sens de l’initiative, dans le cadre des procédures établies.
• Esprit d’équipe et collaboration constructive, pour soutenir la coordination entre les différents services.
• Résilience et calme pour assurer un accueil de qualité.
• Polyvalence, pour s’adapter aux différents lieux et missions liés à la prise en charge des patient.e.s
• Expérience ou connaissance du milieu hospitalier (accueil / secrétariat / call-center) constituant