Chargé.e de projets

I – PRÉSENTATION

Sous la responsabilité de la directrice de la prospection et des projets, le/la chargé.e de projets - suivi administratif contribue au suivi administratif des projets en cours d’exécution et des projets en cours de montage, en vue d’atteindre les résultats attendus. Il/elle appuie la mise en œuvre opérationnelle des activités et assure un suivi rigoureux des engagements pris auprès des partenaires et des bailleurs. Il/elle apporte également un appui administratif à la direction de la prospection et des projets, en assurant des fonctions de support administratif et de coordination.

II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Suivi administratif et financier des projets

Assurer la relecture des contrats de prestation de service, des conventions de partenariats et des courriers avant leur mise en signature

Assurer le suivi des contrats établis sur les projets de la direction

Veiller au strict respect des procédures d'achat avant signature des contrats (règles de mise en concurrence, seuils de marchés publics,

Appuyer le suivi financier et budgétaire de la direction et veiller au respect des échéances

Prendre en charge le montage administratif des dossiers de demande de subventions (fonds publics, européens, institutionnels ou privés) : collecte des documents, actualisation des plateformes de réponses

Prendre en charge le suivi administratif de certains dossiers

Soutien administratif et logistique pour la direction

Apporter un appui dans l’organisation de l’activité de la direction (préparation de réunions, organisation de groupes de travail, organisation des déplacements professionnels, circulation de l’information, suivi des agendas, suivi des courriers,

Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus, des notes administratives et des rapports (trimestriels et semestriels)

Participer à la préparation, à la collecte et au classement de documents administratifs, dossiers de travail et rapports de projets

Assurer le suivi logistique pour l’intégration des nouveaux collaborateurs

Fournir un appui à la mise en place, à l'organisation et au suivi de certains événements (location de salles, visioconférences, prise de notes, rédaction de procès-verbaux)

III - QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

Formation universitaire de premier cycle ou diplôme équivalent en gestion de projets, en gestion, administration, relations internationales ou toute autre discipline pertinente

Expérience

Minimum deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire

Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel, un atout

Compétences

Capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais

Capacité à évoluer dans un environnement universitaire, international, multi-sites et multiculturel

Capacité à analyser l’avancement d’un projet et le réorienter au besoin

Capacité à coordonner des parties prenantes multiples

Connaissances en élaboration, en gestion et en évaluation de projets

Connaissance d’un ou plusieurs outils de gestion de projets

Maîtrise des principaux outils bureautiques

Habiletés rédactionnelles, relationnelles et communicationnelles

Curiosité et dynamisme

Faire preuve de méthode et de rigueur

Faire preuve de discrétion dans le suivi des dossiers

Être en mesure de travailler avec des équipes à distance

Autonomie, sens des responsabilités et loyauté institutionnelle

Maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit

Savoir communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral

IV – CONDITIONS :

Lieu de travail : Bruxelles, Belgique

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Date de l’entrée en poste : Dès que possible

. Les qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent disposer d’une autorisation de travail (permis unique).