Administratief bediende

Intro :

Het Transport team binnen het departement Operations van AMP is verantwoordelijk voor de opvolging van alle transport activiteiten in samenwerking met externe transporteurs, aangaande primair, secundaire en tertiair transport voor de distributie van :

pers gerelateerde producten (zoals tijdschriften, kranten) naar de retailers in België en Nederland voor de losse verkoop diversificatie producten (snacks, dranken, non-food, naar allerlei afzetplaatsen in België; krantenabonnementen naar de abonnees thuis; allerlei andere type pakketten in het kader van innight delivery activiteiten die vóór 7u ’s morgens bij klanten dienen verdeeld worden (zoals bijvoorbeeld wisselstukken voor techniekers).

Functie :

We zoeken een tijdelijke versterking in de functie van Administratief bediende voor het Transport team op onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek, voor :

De administratieve verwerking van allerlei informatie en documentatie aangaande de onboarding van nieuwe transportfirma’s: Je verzamelt en archiveert op gestructureerde wijze de overeenkomsten en bijlages, alsook alle onboarding documenten en houdt hiervan nauwgezet een centraal overzicht en status bij, met bijvoorbeeld: de bedrijfsgegevens: naam, ondernemingsnummer, adres, contactpersonen, bankrekening-nummer, bankattest, etc. de vervoerscapaciteit in kaart: fleet met merk, nummerplaten, eerste inschrijving, laadvermogen, en vervoersvergunning of keuringsfiche, onderaannemers, vergunningnummers, aantal voertuigen, etc. de vergunningen: vervoervergunning, vervoersmanager, vergunning vervoercommissionair indien van toepassing, etc. de nodige verzekeringen attesten, zoals BA-uitbating, BA-voertuigen, CMR, arbeidsongevallen, etc. de chauffeurslijst met rijbewijs en vervaldatum, het RSZ-attest aantal werknemers, attest per werknemer via INSZ, schuldattest, etc. de info van de Bestuurders: namen, ID-kopie, strafregisteruittreksel van rechtspersoon en zaakvoerders. Je neemt de nodige initiatieven om een dossier te vervolledigen met als doel alle nodige onboarding documenten en informatie te verzamelen. Je telefoneert de transportfirma’s hiervoor op, geeft de nodige toelichting waar nodig. Je stuurt opvolg e-mails en reminders waar nodig.

De administratieve verwerking en opvolging van de controles en interne audits van de externe transporteurs waarin maximale compliance wordt nagestreefd.

Je ontvangt hiervoor de input vanuit de logistieke operaties ter verwerking en rapportering, je volgt de status actief op van alle actiepunten die verder opgevolgd moeten worden. Je contacteert de transportfirma’s per mail en/of telefoon om de ontbrekende info te verzamelen om alle punten van de audit maximaal af te kunnen vinken binnen de vooropgestelde deadlines. Je rapporteert en escaleert tijdig aan het management van AMP indien transportfirma’s de gevraagde informatie niet tijdig of volledig aanleveren. Je plant meetings in met het management van AMP en de transportfirma’s indien nodig om de resultaten van de audits te bespreken.

Daarnaast kan je eveneens ingezet worden ter versterking en ondersteuning van allerlei andere administratieve taken binnen het Transport team, zoals bijvoorbeeld voor :

Het aanmaken en opvolgen van de nodige purchase orders en facturatie betreffende de primaire, secundaire, tertiaire en andere ritten, dit zodra de routes en transporteurs werden bevestigd. De contactlijsten tijdig ter beschikking stellen voor de betrokken collega’s binnen de logistieke operaties die hiervan gebruik maken in de dag
- en nacht operaties. Allerlei administratieve taken zoals onder meer de permanentie van de telefoon, de transport mailbox, de verwerking van post, opmaken van brieven, economaat, … Je bent back-up voor jouw collega’s ingeval van afwezigheden of bij piek workload die binnen het team dient verwerkt te worden.

Profiel :

Je bent vlot in het Nederlands en Frans. Je vindt het prettig om een breed scala aan taken te beheren en te coördineren. Je neemt initiatief en denkt vooruit om problemen te voorkomen. Je bent een administratieve duizendpoot, werkt nauwkeurig en houd je aan deadlines. Je bent gedreven en toegewijd om taken tot een goed einde te brengen. Je hebt een goede beheersing van MS Office-programma's (zoals onder meer Excel). Je bent communicatief sterk, neemt graag telefonisch contact om zaken actief op te volgen.

Aanbod :

We bieden jou een contract van bepaalde duur van 6 maanden, eventueel ve